前麵已談過，除了一兩個特殊情形外，所有資料的複印一律採用 b5 的規 格。之所以如此有兩個原因：其一是國家機關表格幾乎都是 b5規格。而兼任會計師、律師等職務，有必要配合這種統一的規格，以便辦事；另一個理 由是為了以後複印方便。
複印機的紙張規格，無論 a 或 b，在放大時雖然好操作，但易有誤差產 生。若要把 b5 規格放大成 b4 規格是很容易做到的。但 a4 要放大成 a3時，就 非用大型複印機不可。使用複印機，卻不統一規格，致使歸檔發生困難，反 而更浪費時間了。
以 b5 為統一格式，不僅整理歸檔容易，而且也能迅速查閱到所要的資 料。另外，報紙所使用的紙質粗糙，時間久了，會變黃易碎，字跡模糊難辯，而複印紙就不會因時間而改變，所以採用複印的好處相當多。 在複印資料時，即使篇幅不大，也一定要一張一個單元，絕不能為了節省紙張，與其他資料混在一起。若是有空白的地方，可以用相關資料加以填 滿，或加上標題、目錄，盡量加以多方利用，這樣同時也可以節省整理時間。
空白處所填寫的無非是相關的檔案檢索，或資料重新組合的排列，都以資料 活用的理念為處理原則。
另外，須注意複印報紙時，碳粉的濃淡都要和報紙本身印刷色澤互相配 合，如此，即使是粗糙、汙損的紙質，也能通過複印，成為易讀易存的“復 印資料”。
4.複印資料以活頁式歸檔整理複印的資料都已經在左右各打上 26 孔，逐頁存放。若遇到需要用到有關 商業買賣的資料時，隻要將資料從檔案夾中取出使用即可，非常方便。若是有關國際租稅和企業買賣，同樣也可從各自檔案中取出，同時對照使用，非 常便利。左右打洞的理由，是無論資料是豎寫或橫寫方式，都能在校閱時輕易辨別，立刻入檔，不會因隻打一邊孔而不能按照排列順序立刻入檔，以致 浪費時間。
將資料直接貼在剪貼本上，可以預見若想要活用這些資料，在查閱時必 定非常困難，所以必須以統一格式複印、活頁式入檔才能使剪報發揮效用。
卡文先生曾經實行過一套新方法，就是依人名、項目作分類來剪貼。所 剪下的資料並沒有複印，完全按照原來大小直接貼在一張硬紙板上，這紙板的規格是一般單行本大小的 b6.由於紙板大小，常有容納不下資料的情況發 生。經常一份資料要用很多張紙板，甚至因無法歸檔，導致資料散亂或順序紊亂的情形。 剪報後，經過初步分類，接著分類成冊，雖然不一定要依照卡文先生的這種方式，但是，這種方式卻能獲得很大效果。匯集的資料經過分類組合， 其目的就是為了方便使用，此種剪報法正可提高剪報的使用率。卡文先生曾請教一位在報社工作的記者朋友有關如何活用剪報的問題，贊成這種做法， 更強調“無法完全使用的資料”就等於“貯藏的垃圾一般”。
麵對信息爆炸的社會，將信息大量收集起來，也許沒錯，但對於一些片 麵性的資料，必須配合其他資料，或是附註在其他資料之下才能完整的情形，在著手整理時，就必須考慮要使用這些資料與其他資料相互結合，以發揮其 用途。所以將信息分類處理，然後歸檔。對報社而言，即是放入資料室內，並非將其束之高閣，不知活用。
直接將資料貼在硬紙板上，由於不易隨意取用，反而造成活用資料的阻 礙。同樣地，將複印資料以漿糊、膠帶直接粘貼在剪貼簿上，剪貼簿因而加厚，最後，整本本子反而凹凹凸凸，使用時也十分不便。
有關歸檔處理，若遇到小篇幅的資料，仍以一份視之，在其空白部分， 寫上分類標題，有助於歸檔整理。若以三份資料作成一份時，則各以 1/3 版麵作安排，或利用空白處，註明分類標題，如此在查閱時，便能立刻了解大 意。
總之，使用複印、活頁式整理歸檔，是目前最理想的整理資料的方法。
5.以大、中、小項目作分類時，一定預留“備註”部分 資料的分類法中，首先不得不特別強調：分類方法無須墨守成規，應以自我需求為標準，才是正確的作法。當然，著手分類時常會遇到令人傷腦筋的困難，所以，初步分類隻要遵守概略性大原則即可。一般商業人士則分“政 治”、“經濟”、“外交”、“社會”等類別就足夠了。
先有一個大綱，再對已收集的資料進行分類。但是各類資料與日俱增， 僅以大原則來分類的方式無法完全適應實際需求。因此，就得開始考慮以較細密的中級原則為分類標準。以個人為例，在“會計師”這一類中，又分“一 般稅務”、“國際稅務”、“新製商務稅則”等中級項目：“律師”的範圍內，也以“企業併購”、“著作權”、“企業立案”等中級原則為分類標準。
設計“中級原則”的重點是——切勿貪心急躁。所收集的信息還很少時， 就將資料按照中級原則分類，而不加以集中起來，如此反而因分類過密而使資料分散，造成使用不便的麻煩。為了不使這種情況重複發生，在籌劃分類 前，先以“備註”預留空間，如此，當“備註”的份量增加到某一點時，再依據其內容重新設計新項目，應是最切合實際的作法。
隨著中級原則的內容不斷增加，到某一份量時，再細分小項目，例如：“一般稅務”中，又可分為“資產稅”、“統計資料”、“變更登記”等小 項目。這時，再將偏離分類原則的部分，以“備註”來處理。
如此一來，按標題劃分的剪報不斷地整理歸檔，便無須一一翻閱已歸檔 的資料，按照原始分類，就可以立即檢索到各項目類別中的卡片。為了應付突如其來的變化，可以採用鉛筆注寫標題。這樣的話，即使內容必須再細分 為三部分時，也可將先前的標題擦掉，仍用原有的卡片再寫上新標題就可以 了。
無論大項目、中項目、小項目，“備註”部分是絕不能疏漏的。因為即 使按照個人的需求自的，也可用備註來應付臨時突發情況。而且，若在中級原則已足夠，沒有必要再細分小項目時，“備註”更可加以活用。
6.周刊雜誌按照原貌入檔處理 雜誌是將新聞以專題介紹為主要的報導方式，尤其是周刊類的雜誌。除周刊外，各書攤間更充斥著各式各樣不以新聞為報導內容，而以“內幕消息” 為主題的雜誌。若與報紙相比較，這些雜誌的確可提供一些驚人的消息。因此，在商業界內有不少人忙於收集這類的雜誌。
前麵提到的剪報，一律採取 b5 統一格式。而 b5 規格，對雜誌資料是最適 合不過了。目前，最受商業人士歡迎的應是周刊雜誌，而這類雜誌的規格正 好是b5.因此，可一律將雜誌中所刊資料直接整理入檔，無須複印。這實在 省事又方便。
但是，將其原封不動直接歸檔時，必須注意，勿將資料毀損。若資料殘 缺或者全無空白處以供裝訂時，則會造成不能裝訂入檔的缺點。
複印機的紙張規格，無論 a 或 b，在放大時雖然好操作，但易有誤差產 生。若要把 b5 規格放大成 b4 規格是很容易做到的。但 a4 要放大成 a3時，就 非用大型複印機不可。使用複印機，卻不統一規格，致使歸檔發生困難，反 而更浪費時間了。
以 b5 為統一格式，不僅整理歸檔容易，而且也能迅速查閱到所要的資 料。另外，報紙所使用的紙質粗糙，時間久了，會變黃易碎，字跡模糊難辯，而複印紙就不會因時間而改變，所以採用複印的好處相當多。 在複印資料時，即使篇幅不大，也一定要一張一個單元，絕不能為了節省紙張，與其他資料混在一起。若是有空白的地方，可以用相關資料加以填 滿，或加上標題、目錄，盡量加以多方利用，這樣同時也可以節省整理時間。
空白處所填寫的無非是相關的檔案檢索，或資料重新組合的排列，都以資料 活用的理念為處理原則。
另外，須注意複印報紙時，碳粉的濃淡都要和報紙本身印刷色澤互相配 合，如此，即使是粗糙、汙損的紙質，也能通過複印，成為易讀易存的“復 印資料”。
4.複印資料以活頁式歸檔整理複印的資料都已經在左右各打上 26 孔，逐頁存放。若遇到需要用到有關 商業買賣的資料時，隻要將資料從檔案夾中取出使用即可，非常方便。若是有關國際租稅和企業買賣，同樣也可從各自檔案中取出，同時對照使用，非 常便利。左右打洞的理由，是無論資料是豎寫或橫寫方式，都能在校閱時輕易辨別，立刻入檔，不會因隻打一邊孔而不能按照排列順序立刻入檔，以致 浪費時間。
將資料直接貼在剪貼本上，可以預見若想要活用這些資料，在查閱時必 定非常困難，所以必須以統一格式複印、活頁式入檔才能使剪報發揮效用。
卡文先生曾經實行過一套新方法，就是依人名、項目作分類來剪貼。所 剪下的資料並沒有複印，完全按照原來大小直接貼在一張硬紙板上，這紙板的規格是一般單行本大小的 b6.由於紙板大小，常有容納不下資料的情況發 生。經常一份資料要用很多張紙板，甚至因無法歸檔，導致資料散亂或順序紊亂的情形。 剪報後，經過初步分類，接著分類成冊，雖然不一定要依照卡文先生的這種方式，但是，這種方式卻能獲得很大效果。匯集的資料經過分類組合， 其目的就是為了方便使用，此種剪報法正可提高剪報的使用率。卡文先生曾請教一位在報社工作的記者朋友有關如何活用剪報的問題，贊成這種做法， 更強調“無法完全使用的資料”就等於“貯藏的垃圾一般”。
麵對信息爆炸的社會，將信息大量收集起來，也許沒錯，但對於一些片 麵性的資料，必須配合其他資料，或是附註在其他資料之下才能完整的情形，在著手整理時，就必須考慮要使用這些資料與其他資料相互結合，以發揮其 用途。所以將信息分類處理，然後歸檔。對報社而言，即是放入資料室內，並非將其束之高閣，不知活用。
直接將資料貼在硬紙板上，由於不易隨意取用，反而造成活用資料的阻 礙。同樣地，將複印資料以漿糊、膠帶直接粘貼在剪貼簿上，剪貼簿因而加厚，最後，整本本子反而凹凹凸凸，使用時也十分不便。
有關歸檔處理，若遇到小篇幅的資料，仍以一份視之，在其空白部分， 寫上分類標題，有助於歸檔整理。若以三份資料作成一份時，則各以 1/3 版麵作安排，或利用空白處，註明分類標題，如此在查閱時，便能立刻了解大 意。
總之，使用複印、活頁式整理歸檔，是目前最理想的整理資料的方法。
5.以大、中、小項目作分類時，一定預留“備註”部分 資料的分類法中，首先不得不特別強調：分類方法無須墨守成規，應以自我需求為標準，才是正確的作法。當然，著手分類時常會遇到令人傷腦筋的困難，所以，初步分類隻要遵守概略性大原則即可。一般商業人士則分“政 治”、“經濟”、“外交”、“社會”等類別就足夠了。
先有一個大綱，再對已收集的資料進行分類。但是各類資料與日俱增， 僅以大原則來分類的方式無法完全適應實際需求。因此，就得開始考慮以較細密的中級原則為分類標準。以個人為例，在“會計師”這一類中，又分“一 般稅務”、“國際稅務”、“新製商務稅則”等中級項目：“律師”的範圍內，也以“企業併購”、“著作權”、“企業立案”等中級原則為分類標準。
設計“中級原則”的重點是——切勿貪心急躁。所收集的信息還很少時， 就將資料按照中級原則分類，而不加以集中起來，如此反而因分類過密而使資料分散，造成使用不便的麻煩。為了不使這種情況重複發生，在籌劃分類 前，先以“備註”預留空間，如此，當“備註”的份量增加到某一點時，再依據其內容重新設計新項目，應是最切合實際的作法。
隨著中級原則的內容不斷增加，到某一份量時，再細分小項目，例如：“一般稅務”中，又可分為“資產稅”、“統計資料”、“變更登記”等小 項目。這時，再將偏離分類原則的部分，以“備註”來處理。
如此一來，按標題劃分的剪報不斷地整理歸檔，便無須一一翻閱已歸檔 的資料，按照原始分類，就可以立即檢索到各項目類別中的卡片。為了應付突如其來的變化，可以採用鉛筆注寫標題。這樣的話，即使內容必須再細分 為三部分時，也可將先前的標題擦掉，仍用原有的卡片再寫上新標題就可以 了。
無論大項目、中項目、小項目，“備註”部分是絕不能疏漏的。因為即 使按照個人的需求自的，也可用備註來應付臨時突發情況。而且，若在中級原則已足夠，沒有必要再細分小項目時，“備註”更可加以活用。
6.周刊雜誌按照原貌入檔處理 雜誌是將新聞以專題介紹為主要的報導方式，尤其是周刊類的雜誌。除周刊外，各書攤間更充斥著各式各樣不以新聞為報導內容，而以“內幕消息” 為主題的雜誌。若與報紙相比較，這些雜誌的確可提供一些驚人的消息。因此，在商業界內有不少人忙於收集這類的雜誌。
前麵提到的剪報，一律採取 b5 統一格式。而 b5 規格，對雜誌資料是最適 合不過了。目前，最受商業人士歡迎的應是周刊雜誌，而這類雜誌的規格正 好是b5.因此，可一律將雜誌中所刊資料直接整理入檔，無須複印。這實在 省事又方便。
但是，將其原封不動直接歸檔時，必須注意，勿將資料毀損。若資料殘 缺或者全無空白處以供裝訂時，則會造成不能裝訂入檔的缺點。