為了預防缺失，可以利用周刊雜誌的裝訂方式，使所得資料不致受損或 不能裝訂。大家都知道，目前的周刊雜誌全部採用“長釘橫式裝訂法”，隻要翻開雜誌至中間部分，這中間部分正好是長釘的折曲位置。當看到周刊雜 誌中有重要的報導時，就拔起長釘，如此，雜誌立即散開，即可完整地拿到所要的資料，甚至可直接在紙上打洞，然後入檔。
將散開的雜誌封麵，連同重要資料一起裝訂入檔。在成冊的雜誌資料中， 可以看到各雜誌的出版時間及主要報導標題，這也成為一項重要資料，在查詢時很方便。由於加上封麵等於多了一層保護，資料就更不易受損了。
除了周刊雜誌，像《財富》、《幸福》等綜合月刊，或是頗受歡迎的《讀 者文摘》、《商業周刊》等都是適合商業人士閱讀的專門雜誌。這一類雜誌若合乎 b5 規格的就可原封不動保存，若非 b5 規格，就一律複印，再打洞入檔。 月刊性綜合雜誌中，若一本中隻有一小部分資料合乎需求，即使大小不 是b5 規格，也要耐心地按部就班，複印存放。由於這類報導符合需求，所以即使再多，對日後都必有幫助。此外，還要注意隻要收集需求的部分，剩餘 的部分則一律捨棄，才是整理的方法。
7.從各類書中複印重要信息，收集成適合自己的信息書刊 卡文先生因執筆寫書為雜誌社撰稿，每個月都須寫相當數量的文字。其寫作來源，正是每日收集、整理的各類資料，有些從各類成冊資料中，挑出 適合執筆的標題，所需要的部分也以複印收集成冊，有別於原始的成冊資料。
當這本新資料冊完成時，卡文先生所要的大概也完成 80%左右了，其餘的， 就是所學多少的表現了。
在企業公司中，常常需要提出企劃案或報告書，碰上這項任務，不知讓 多少人傷透腦筋、絞盡腦汁，想法子好好表現一番。這時候，最大的資料來源，就是日積月累所得的成績。懂得把握時機，發揮資料的效用，對收集資 料者而言，便算是已擬好 80%的腹稿了。
此時，手邊資料便派上用場了，而且由於入檔以活頁式處理，便可在遇 到適用的資料時立即取出，甚至把不同項目的資料頁一起抽出，同時參考，非常理想。這就是資料收集充分活用的方式之一。
當你要寫一些法律的評論文章時，該如何使用現有的書籍作參考呢？當 然，不可能將每本法律專業書籍都再閱讀一遍，時間有限，那又是如何進行 的呢？
通常，先列舉出大綱，再按照所需的相關資料，預先在各書中作記號， 以 a、b、c 的順序記下，再予以複印，同樣地也依序再整理成冊。因而在寫作時，依照所列的大綱、段落，著手使用資料，再加上自己的專業知識和經 驗，就能很迅速且正確地完成寫稿工作了。
設計企劃案的人，更需參考眾多的書籍。若採用這種整理方法，製成一 本自己的資料專冊，即使再複雜、棘手的企劃案，也能迅速完成。
有效而充實的信息，實在是一位好幫手。
8.收集過期雜誌，務必作目錄或索引 把雜誌能作成資料的部分，以複印或原始資料的方式保留，其餘部份大都丟棄。但是，像《法製時報》這類法律專業雜誌，對專業人士有著極大的 價值，必須完全收集。
這本《法製時報》，自創刊以來已出刊了一千多期。這麽龐大的數量， 絕不可能每本都當座右銘似地充分使用。也因數量過多，利用機會更少，更不可能對哪一期刊載哪一類法律判例完全牢記在心。為了彌補以上缺陷，要 設計“索引號”。
將《法製時報》以一百期作為一冊，按照出刊年月份排列，並附上判例 標題，使一百期的重要內容全集中在“索引號”內。當要作判決或執筆寫稿時，將索引號取出參考，此時必能立即查到某判例的出處，也可以委託秘書 代為查閱、複印。
對於過期的相關雜誌，以這種索引方法處理，可使這些雜誌充分被活用。 現今社會中，能收集最新、最實用的信息，是事業成功、工作順利的條件。至於該訂多少份雜誌，雜誌又要保存多久則須視具體情況而定，當然， 應訂閱有用的雜誌，至於雜誌保存，除了像《法律時報》對卡文先生十分重要，而以索引號方式全部收集外，其他雜誌，隻收集適合的資料加以複印保 存。須記住，務必作成目錄或索引再入檔，以備日後查閱方便，使其成為一 套活用的資料。
9.成冊信息，以顏色區分標題 成冊信息的便捷在於資料能自由取用，立即歸檔，隨身攜帶，極富機動性。如前所述，常從成冊信息中依標題抽取所需要的，或是為了配合工作、 節省時間，而將寫時要用到的資料隨身攜帶著。
成冊信息除具機動的優點之外，為了使資料更能活用起見，有一點十分 重要，就是以顏色區分種類冊別，以利於辨別。也許有人會指出一些收集信息的專家們，都是用單一的顏色作為封套，但這常造成查閱時間的浪費。站 在追求效率第一的原則下，以顏色區分標題，才是正確的。
一般人大多採用布質或塑膠皮兩種封套。若用布質為封套，且以不同顏 色區分。這麽一來，即使資料冊紊亂，隻要一看顏色，就可辨知其收集內容。
也許有很多專家會在資料卡上按照種類塗上顏色以區別內容。事實上， 依封套和標題顏色，即可區分。而將內容的用紙按不同顏色劃分則似乎太過細密了。除了彩色複印外，複印大都是白紙黑字，所以所收集的內容，還是一律使用白紙較佳。
10.成冊資料也須新陳代謝 卡文先生寫稿時，手邊必有一份資料，這些資料是他按照寫稿大意集結成冊後，再重新裝訂的。 遇有更新更好的資料，便將舊的或從不使用的丟棄。如此，一方麵增加新信息，一方麵丟棄不重要的部分，就完成現存的資料檔案了。隻要有資料 收集的一天，就有這種資料的新陳代謝出現。寫稿時，浮現更好的構思，或發現更有用的資料，便迅速以活頁插卡法將其裝入成冊封套內。在資料不斷 地被活用的同時，其內容也逐漸增加。
如同發育中的小孩子所穿的衣服一樣，隔一段時期就不合穿了，所以不 得不添購新裝。資料收集也一樣。報紙或雜誌剪下來的資料，若是原封不動地貼在剪貼簿上，就會停止成長。若以活頁插卡法予以補救，不但可裝訂成 冊，便於取閱，也可配合資料的成長，不斷地汰舊換新，促進新陳代謝。
為資料整理增加新血液，使其不斷成長，雖常令你傷透腦筋，不斷思維 的結果卻因此而常有心得，是你在資料整理過程中，更能肯定自我實力的樂 事之一。
11.活頁式筆記的內頁紙隻用單麵 一般來說，管理者都是採用活頁式的筆記本。因此，目前管理者擁有相當多的筆記本。筆記的使用方法不斷改進，最近，管理者的筆記才完全使用 單麵記載法。
筆記本紙的兩麵都可使用，而管理者都隻用單麵，且留有空白，也許有 人以為那是因為記錄不完整的緣故，其實並非如此，更不是因紙張太多而浪費，主要還是為了提高日後的活用價值。
將散開的雜誌封麵，連同重要資料一起裝訂入檔。在成冊的雜誌資料中， 可以看到各雜誌的出版時間及主要報導標題，這也成為一項重要資料，在查詢時很方便。由於加上封麵等於多了一層保護，資料就更不易受損了。
除了周刊雜誌，像《財富》、《幸福》等綜合月刊，或是頗受歡迎的《讀 者文摘》、《商業周刊》等都是適合商業人士閱讀的專門雜誌。這一類雜誌若合乎 b5 規格的就可原封不動保存，若非 b5 規格，就一律複印，再打洞入檔。 月刊性綜合雜誌中，若一本中隻有一小部分資料合乎需求，即使大小不 是b5 規格，也要耐心地按部就班，複印存放。由於這類報導符合需求，所以即使再多，對日後都必有幫助。此外，還要注意隻要收集需求的部分，剩餘 的部分則一律捨棄，才是整理的方法。
7.從各類書中複印重要信息，收集成適合自己的信息書刊 卡文先生因執筆寫書為雜誌社撰稿，每個月都須寫相當數量的文字。其寫作來源，正是每日收集、整理的各類資料，有些從各類成冊資料中，挑出 適合執筆的標題，所需要的部分也以複印收集成冊，有別於原始的成冊資料。
當這本新資料冊完成時，卡文先生所要的大概也完成 80%左右了，其餘的， 就是所學多少的表現了。
在企業公司中，常常需要提出企劃案或報告書，碰上這項任務，不知讓 多少人傷透腦筋、絞盡腦汁，想法子好好表現一番。這時候，最大的資料來源，就是日積月累所得的成績。懂得把握時機，發揮資料的效用，對收集資 料者而言，便算是已擬好 80%的腹稿了。
此時，手邊資料便派上用場了，而且由於入檔以活頁式處理，便可在遇 到適用的資料時立即取出，甚至把不同項目的資料頁一起抽出，同時參考，非常理想。這就是資料收集充分活用的方式之一。
當你要寫一些法律的評論文章時，該如何使用現有的書籍作參考呢？當 然，不可能將每本法律專業書籍都再閱讀一遍，時間有限，那又是如何進行 的呢？
通常，先列舉出大綱，再按照所需的相關資料，預先在各書中作記號， 以 a、b、c 的順序記下，再予以複印，同樣地也依序再整理成冊。因而在寫作時，依照所列的大綱、段落，著手使用資料，再加上自己的專業知識和經 驗，就能很迅速且正確地完成寫稿工作了。
設計企劃案的人，更需參考眾多的書籍。若採用這種整理方法，製成一 本自己的資料專冊，即使再複雜、棘手的企劃案，也能迅速完成。
有效而充實的信息，實在是一位好幫手。
8.收集過期雜誌，務必作目錄或索引 把雜誌能作成資料的部分，以複印或原始資料的方式保留，其餘部份大都丟棄。但是，像《法製時報》這類法律專業雜誌，對專業人士有著極大的 價值，必須完全收集。
這本《法製時報》，自創刊以來已出刊了一千多期。這麽龐大的數量， 絕不可能每本都當座右銘似地充分使用。也因數量過多，利用機會更少，更不可能對哪一期刊載哪一類法律判例完全牢記在心。為了彌補以上缺陷，要 設計“索引號”。
將《法製時報》以一百期作為一冊，按照出刊年月份排列，並附上判例 標題，使一百期的重要內容全集中在“索引號”內。當要作判決或執筆寫稿時，將索引號取出參考，此時必能立即查到某判例的出處，也可以委託秘書 代為查閱、複印。
對於過期的相關雜誌，以這種索引方法處理，可使這些雜誌充分被活用。 現今社會中，能收集最新、最實用的信息，是事業成功、工作順利的條件。至於該訂多少份雜誌，雜誌又要保存多久則須視具體情況而定，當然， 應訂閱有用的雜誌，至於雜誌保存，除了像《法律時報》對卡文先生十分重要，而以索引號方式全部收集外，其他雜誌，隻收集適合的資料加以複印保 存。須記住，務必作成目錄或索引再入檔，以備日後查閱方便，使其成為一 套活用的資料。
9.成冊信息，以顏色區分標題 成冊信息的便捷在於資料能自由取用，立即歸檔，隨身攜帶，極富機動性。如前所述，常從成冊信息中依標題抽取所需要的，或是為了配合工作、 節省時間，而將寫時要用到的資料隨身攜帶著。
成冊信息除具機動的優點之外，為了使資料更能活用起見，有一點十分 重要，就是以顏色區分種類冊別，以利於辨別。也許有人會指出一些收集信息的專家們，都是用單一的顏色作為封套，但這常造成查閱時間的浪費。站 在追求效率第一的原則下，以顏色區分標題，才是正確的。
一般人大多採用布質或塑膠皮兩種封套。若用布質為封套，且以不同顏 色區分。這麽一來，即使資料冊紊亂，隻要一看顏色，就可辨知其收集內容。
也許有很多專家會在資料卡上按照種類塗上顏色以區別內容。事實上， 依封套和標題顏色，即可區分。而將內容的用紙按不同顏色劃分則似乎太過細密了。除了彩色複印外，複印大都是白紙黑字，所以所收集的內容，還是一律使用白紙較佳。
10.成冊資料也須新陳代謝 卡文先生寫稿時，手邊必有一份資料，這些資料是他按照寫稿大意集結成冊後，再重新裝訂的。 遇有更新更好的資料，便將舊的或從不使用的丟棄。如此，一方麵增加新信息，一方麵丟棄不重要的部分，就完成現存的資料檔案了。隻要有資料 收集的一天，就有這種資料的新陳代謝出現。寫稿時，浮現更好的構思，或發現更有用的資料，便迅速以活頁插卡法將其裝入成冊封套內。在資料不斷 地被活用的同時，其內容也逐漸增加。
如同發育中的小孩子所穿的衣服一樣，隔一段時期就不合穿了，所以不 得不添購新裝。資料收集也一樣。報紙或雜誌剪下來的資料，若是原封不動地貼在剪貼簿上，就會停止成長。若以活頁插卡法予以補救，不但可裝訂成 冊，便於取閱，也可配合資料的成長，不斷地汰舊換新，促進新陳代謝。
為資料整理增加新血液，使其不斷成長，雖常令你傷透腦筋，不斷思維 的結果卻因此而常有心得，是你在資料整理過程中，更能肯定自我實力的樂 事之一。
11.活頁式筆記的內頁紙隻用單麵 一般來說，管理者都是採用活頁式的筆記本。因此，目前管理者擁有相當多的筆記本。筆記的使用方法不斷改進，最近，管理者的筆記才完全使用 單麵記載法。
筆記本紙的兩麵都可使用，而管理者都隻用單麵，且留有空白，也許有 人以為那是因為記錄不完整的緣故，其實並非如此，更不是因紙張太多而浪費，主要還是為了提高日後的活用價值。