在卡文先生的公司裏，收信後都會用日期戳蓋在信件上。明信片的地址 正、反麵不一，甚至兩麵都寫有地址、姓名；有些信封常印有所屬機關單位公司的名稱——每當他整理這類信件時，一定會將收信日期、寄信人姓名、 公司、名稱都詳看清楚。平時隻要看到gg函件之類的，根本不用處理，直接就丟進垃圾桶。
郵件蓋上日期戳後，就要開始著手分類，而且分類工作最好每天都進行， 因為隨著數量的增加，最後就得花費更多時間來處理；尤其每到年關，就會收到為數不少的賀年卡，若不盡快處理，等時間一過，就毫無意義了。
公司在收到賀年卡之後，仍依照英文字母順序排列，很容易查閱。在檢 查時若發現因遷移而失去聯絡、沒有記錄的朋友或客戶，便可以趕緊補寄。
既然這是對方主動聯絡，就應趕快依據新地址記入通訊錄和人才錄中，以備 日後聯絡之用。
除了賀卡外，信件大部分都是與工作有關。由於卡文先生從事會計師和 律師的工作，所以辦公室內掛有兩種不同的記事板。事先準備分類的箱子，將信件按照工作性質分類編排。若不按照性質分類處理信件的話，往往須費 時查閱，事倍功半。所以一定要將信件分類處理，縮短檢索時間。
11.用裝書的外殼整理明信片最適當很多人都不懂如何將信件分類處理，或煩惱分類後又該如何妥善保管。 的確，賀年卡或問候卡大多以明信片為主，這些明信片沒有長久保存的必要，大多以一年為保存期限。
卡文先生常拿裝百科全書或公司年鑑的書殼裝明信片，最好書殼的大小 和明信片差不多。
書殼的用途原來是為了保護書本不受損毀，同時也兼具裝飾功能。對經 常用到百科全書的人而言，尋找書殼不是一件很麻煩的事。其實書本在出售時，都已經將書殼的費用包括在內，一般人也都不會刻意地把它丟掉。若將 明信片放入書殼內保管，就很具經濟效益了。
卡文先生常在辦公室內的書架上擺了幾個書殼，按照英文字母順序、年 度別，將賀年卡、問候卡放入殼中妥善保管。若把前麵所介紹的通訊複印本，配合這些明信片，就能使檢索工作更加完善了。
12.賀年卡是人才錄的寶貴信息來源 除了賀年卡、問候卡或公務書信外，從親朋好友處收到其個人近況的信件或明信片，大部分都是些調動、結婚、生孩子、過世等消息。 卡文先生將這些變動資料事無巨細地都記入人才錄中。對於這種信息網絡，往往一般人都知道方法，隻是不願起身而行罷了。 如前所述，隻要新的信息出現，一定要納入人才錄的卡片中。尤其對於喬遷、結婚、生孩子、死亡的日期，必須隨同寄來的書信或明信片的收信日 期，一併記錄，這就是“人際資料擴為人才錄”的一大整理原則。
因此，已記錄於檔案內的重要信件或明信片，都須妥善保管一段時間。 當然，這些信件或明信片的重要事件已轉錄在人才錄上，所以不會再用到它們，但是為了慎重起見，仍將它視為原始資料而暫且保留。
報刊雜誌整理技巧1.報紙的報導，應當場撕下 最常使用的信息媒體，大概都是印刷品吧！以報紙來說，它每天都刊登有巨大篇幅的世界動向，以及政治、經濟、外交、社會等新聞。對於從事國 際貿易的商人而言，報紙是極重要的收集最新資料的媒體。這類資料的收集大都利用剪報的方式。
信息的收集利用並不隻限於報紙，因此，信息整理須以“無論方法為何， 須以有效、迅速、合理地使用已到手的信息”為原則。
卡文先生的剪報法的特色，是除了前麵所說的“有效使用所收集的報紙 之外”，並以“節省整理時間”為重點。
平時，閱報時，一看到重要的報導，便當場將其內容及日期撕存下來。 一段時間後，把堆積如山的剪報交給秘書，並吩咐秘書利用工作空檔進行處理工作。他事先擬好一份分類標準表，秘書在整理時，就能依據此表分門別 類。
為了統一起見，秘書將整理過的資料，全部複印成同一規格，然後將成 疊的複印資料，按照帳冊的方式打洞，再和剪報一起交到卡文先生手上，再作最後的校對工作。正確的資料，就將其複印本按分類入檔，原始剪報部分 就捨棄；若秘書剪報複印錯誤，也可重新複印整理，以求正確地收集資料。
上述剪報工作，隻作資料的選擇、撕存和校對的部分。複印、打孔、分 類等工作則完全委託秘書幫忙。由於這並非複雜的工作，他自己的妻子或小孩都可勝任，也可請他們幫忙。 剪報工作，以“簡化整理手續”為目標。報紙在一年中除了幾次漏失外，大概每天都會送到。假若稍微偷懶幾天，報紙就會堆積如山。剪報工作常會 一曝十寒，演變成三分鍾熱度，主要原因就是由於堆積太多，很容易讓人提不起整理的勁頭來。
所以，剪報工作的基本原則是“今日事，今日畢。”然而忙碌的商業人 士，是很難每天都撥出剪報時間的，卡文先生也不例外。為了解決這問題，就得藉助他人的幫助。無法委託他人時，自然就得靠自己了。此時最重要的 工作就是“當場”剪（撕）下所要的資料。至於複印部分，可集中於一周後的周末或假日再作整理。
2.最新信息，應“立即歸檔”處理“委託他人作剪報或複印報紙的工作固然省事，但會不會發生錯誤 呢？”一定有不少人有這種顧慮。如果按照卡文先生這種辦法去施行的話， 這種顧慮是多餘的。
委託秘書複印、分類之後，須將所要複印的原始資料保留下來，以備復 核時，若遇有錯誤的地方，對照原來的資料，必定可即時發現，並予以補救。
對於剪報的歸檔處理，為預防分類上的錯誤，務必在校對時檢查一遍。 檢查資料的複印本時，可以完全以自己的判斷為標準。雖然秘書是根據分類表作歸檔，但還不能當作分類工作完畢而將資料裝訂成冊，應請秘書分類後採用“立即歸檔”的方法，無須裝訂。
“立即歸檔”是分類項目的最後步驟。將秘書歸檔後的信息，定期作檢 查，偶爾也會發現一些錯誤，立刻重新分類，再歸檔處理。
剪報工作中委託他人協助的部分，是極重要的一環。明確的順序及仔細 地檢查工作，若能切實執行這兩點，就可安心將工作委託他人幫助了。
按經驗，整理剪報這道手續如能按照上述的原則來施行，發生錯誤的情 形幾乎少之又少，甚至可達 90%以上的正確率。即使無法親手整理資料，也得花上一點心思在校對的工作上，這也同樣能使剪貼簿達到 100%的實用效 率。與個人獨立完成工作相較之下，這已是十分令人滿意了。
3.所有的資料一律複印成同一規格，以便收集 採用報紙資料作剪貼時，一般採用複印收集法。當然，不用這種方法收集資料的也大有人在，甚至有人認為直接剪下重要消息，直接歸檔，可減少 時間及金錢的浪費。雖然這種方法十分適用，但假如考慮到能更有效地使用資料的話，花在複印的時間和費用是很經濟的。
郵件蓋上日期戳後，就要開始著手分類，而且分類工作最好每天都進行， 因為隨著數量的增加，最後就得花費更多時間來處理；尤其每到年關，就會收到為數不少的賀年卡，若不盡快處理，等時間一過，就毫無意義了。
公司在收到賀年卡之後，仍依照英文字母順序排列，很容易查閱。在檢 查時若發現因遷移而失去聯絡、沒有記錄的朋友或客戶，便可以趕緊補寄。
既然這是對方主動聯絡，就應趕快依據新地址記入通訊錄和人才錄中，以備 日後聯絡之用。
除了賀卡外，信件大部分都是與工作有關。由於卡文先生從事會計師和 律師的工作，所以辦公室內掛有兩種不同的記事板。事先準備分類的箱子，將信件按照工作性質分類編排。若不按照性質分類處理信件的話，往往須費 時查閱，事倍功半。所以一定要將信件分類處理，縮短檢索時間。
11.用裝書的外殼整理明信片最適當很多人都不懂如何將信件分類處理，或煩惱分類後又該如何妥善保管。 的確，賀年卡或問候卡大多以明信片為主，這些明信片沒有長久保存的必要，大多以一年為保存期限。
卡文先生常拿裝百科全書或公司年鑑的書殼裝明信片，最好書殼的大小 和明信片差不多。
書殼的用途原來是為了保護書本不受損毀，同時也兼具裝飾功能。對經 常用到百科全書的人而言，尋找書殼不是一件很麻煩的事。其實書本在出售時，都已經將書殼的費用包括在內，一般人也都不會刻意地把它丟掉。若將 明信片放入書殼內保管，就很具經濟效益了。
卡文先生常在辦公室內的書架上擺了幾個書殼，按照英文字母順序、年 度別，將賀年卡、問候卡放入殼中妥善保管。若把前麵所介紹的通訊複印本，配合這些明信片，就能使檢索工作更加完善了。
12.賀年卡是人才錄的寶貴信息來源 除了賀年卡、問候卡或公務書信外，從親朋好友處收到其個人近況的信件或明信片，大部分都是些調動、結婚、生孩子、過世等消息。 卡文先生將這些變動資料事無巨細地都記入人才錄中。對於這種信息網絡，往往一般人都知道方法，隻是不願起身而行罷了。 如前所述，隻要新的信息出現，一定要納入人才錄的卡片中。尤其對於喬遷、結婚、生孩子、死亡的日期，必須隨同寄來的書信或明信片的收信日 期，一併記錄，這就是“人際資料擴為人才錄”的一大整理原則。
因此，已記錄於檔案內的重要信件或明信片，都須妥善保管一段時間。 當然，這些信件或明信片的重要事件已轉錄在人才錄上，所以不會再用到它們，但是為了慎重起見，仍將它視為原始資料而暫且保留。
報刊雜誌整理技巧1.報紙的報導，應當場撕下 最常使用的信息媒體，大概都是印刷品吧！以報紙來說，它每天都刊登有巨大篇幅的世界動向，以及政治、經濟、外交、社會等新聞。對於從事國 際貿易的商人而言，報紙是極重要的收集最新資料的媒體。這類資料的收集大都利用剪報的方式。
信息的收集利用並不隻限於報紙，因此，信息整理須以“無論方法為何， 須以有效、迅速、合理地使用已到手的信息”為原則。
卡文先生的剪報法的特色，是除了前麵所說的“有效使用所收集的報紙 之外”，並以“節省整理時間”為重點。
平時，閱報時，一看到重要的報導，便當場將其內容及日期撕存下來。 一段時間後，把堆積如山的剪報交給秘書，並吩咐秘書利用工作空檔進行處理工作。他事先擬好一份分類標準表，秘書在整理時，就能依據此表分門別 類。
為了統一起見，秘書將整理過的資料，全部複印成同一規格，然後將成 疊的複印資料，按照帳冊的方式打洞，再和剪報一起交到卡文先生手上，再作最後的校對工作。正確的資料，就將其複印本按分類入檔，原始剪報部分 就捨棄；若秘書剪報複印錯誤，也可重新複印整理，以求正確地收集資料。
上述剪報工作，隻作資料的選擇、撕存和校對的部分。複印、打孔、分 類等工作則完全委託秘書幫忙。由於這並非複雜的工作，他自己的妻子或小孩都可勝任，也可請他們幫忙。 剪報工作，以“簡化整理手續”為目標。報紙在一年中除了幾次漏失外，大概每天都會送到。假若稍微偷懶幾天，報紙就會堆積如山。剪報工作常會 一曝十寒，演變成三分鍾熱度，主要原因就是由於堆積太多，很容易讓人提不起整理的勁頭來。
所以，剪報工作的基本原則是“今日事，今日畢。”然而忙碌的商業人 士，是很難每天都撥出剪報時間的，卡文先生也不例外。為了解決這問題，就得藉助他人的幫助。無法委託他人時，自然就得靠自己了。此時最重要的 工作就是“當場”剪（撕）下所要的資料。至於複印部分，可集中於一周後的周末或假日再作整理。
2.最新信息，應“立即歸檔”處理“委託他人作剪報或複印報紙的工作固然省事，但會不會發生錯誤 呢？”一定有不少人有這種顧慮。如果按照卡文先生這種辦法去施行的話， 這種顧慮是多餘的。
委託秘書複印、分類之後，須將所要複印的原始資料保留下來，以備復 核時，若遇有錯誤的地方，對照原來的資料，必定可即時發現，並予以補救。
對於剪報的歸檔處理，為預防分類上的錯誤，務必在校對時檢查一遍。 檢查資料的複印本時，可以完全以自己的判斷為標準。雖然秘書是根據分類表作歸檔，但還不能當作分類工作完畢而將資料裝訂成冊，應請秘書分類後採用“立即歸檔”的方法，無須裝訂。
“立即歸檔”是分類項目的最後步驟。將秘書歸檔後的信息，定期作檢 查，偶爾也會發現一些錯誤，立刻重新分類，再歸檔處理。
剪報工作中委託他人協助的部分，是極重要的一環。明確的順序及仔細 地檢查工作，若能切實執行這兩點，就可安心將工作委託他人幫助了。
按經驗，整理剪報這道手續如能按照上述的原則來施行，發生錯誤的情 形幾乎少之又少，甚至可達 90%以上的正確率。即使無法親手整理資料，也得花上一點心思在校對的工作上，這也同樣能使剪貼簿達到 100%的實用效 率。與個人獨立完成工作相較之下，這已是十分令人滿意了。
3.所有的資料一律複印成同一規格，以便收集 採用報紙資料作剪貼時，一般採用複印收集法。當然，不用這種方法收集資料的也大有人在，甚至有人認為直接剪下重要消息，直接歸檔，可減少 時間及金錢的浪費。雖然這種方法十分適用，但假如考慮到能更有效地使用資料的話，花在複印的時間和費用是很經濟的。