在這本人才錄中,卡文先生使用的是一般學校常用的資料卡。這種資料 卡是在學生做筆記、實驗或統計整理時使用的空白卡片。由於它的規格合乎需求,紙張厚薄適中,因此他選中了它。“筆記資料卡”也和人際關係資料 處理所用的卡片一樣,市麵上也有出售,隻是市售的都太厚了,編不了多少就成一本了,不能滿足日益增加的人際資料的需求。在這方麵,筆記資料卡 比市麵上的卡片可多編集三、四倍的數量,能容納更多的資料。他手邊約擁 有 3000名的“人才錄”。
5.“工作地點欄”要預留空白 這本人才錄與通訊錄一樣,依照個人需求而設計,所以具有一些別人所沒有的特色。首先,“索引欄”位於卡片的右上角,以姓氏為原則,按照 abc 的排列順序查閱,如果遇到姓氏同音時,則再增加名字的第一個字,查閱時仍依英文字母的排列順序,可以很快地查到所要資料。接下來的“戶籍欄”, 是最不容易變更的,即使變更也能夠查詢得到。當其外出或留學國外無法與本人聯絡上時,這欄便可以發揮作用。另外,還有工作地點欄,必須注意此 欄要預留空白,以便對方轉業或調動時,就能立即更正,以便日後查詢。同樣地,對於常有變更的“現住址欄”和“家族欄”也都盡可能預留空白,以 備能立即修正資料。
6.預留“備考欄”,以充實人才錄的內容 費心設計的人才錄各欄,確實發揮了解對方信息的作用。“備考欄”更是他的心血結晶。為能更加完美,他在卡片內側預留此欄,使資料更完備。 在“備考欄”中,可記載有關其生活上的一些事情。例如:在收到的賀年卡上或問候卡內,對方寫下“某月預定到巴黎旅行”或“現在家裏添購個人電 腦,以實行個人信息管理”等個人的特別動向時,就要在收到信件的同時,連同日期一起記入備考欄內。當然,諸如“我找到另一半了”或“有結婚的 念頭”之類的大消息更是不可疏漏。諸如結婚或增加人口的家庭變化,就要記到“家族欄”中,因為這類是有關家族成員的狀況。再者,“家族欄”中, 遇婚姻狀況有所變更時,男士資料則加注妻子姓名;女士則加注夫姓,如果知道的話也盡可能記下原來姓名。結婚日期及伴侶的生日更是不可疏漏。如 果在收到的賀卡上得知對方已有寶寶誕生等消息時,就得趕緊記下。當然這種情形往往在來信中不會寫何月何日出生,而是寫孩子已經幾個月了,這時 就要稍微推算一下孩子大約的出生時間。所推算出的年齡應該是正確的,所以在寄賀卡或問候卡時,就多了個話題。此外,當要拜訪這位朋友時,事先 查閱一下他的家族欄,確定孩子的年齡,順便可以帶個適合小孩的禮物,這樣,拜訪就顯得十分得體,格外受對方的歡迎。在人才錄中,盡量輸入對方 詳盡的有關資料,如果需要查閱時,必能發揮最大的效力。
7.人才錄的迅速查閱法 人才錄是按照英文字母的順序排列設計出的檢索方法,謹將其查閱的步驟說明如下:在人才錄的卡片上,上端印有從 a 到 z 的英文字母。隻須保留 代表個人身份的英文字母,剩餘的字母都打上孔。例如:大學同學,取第一個字母“u”,下一步找有關職位的稱呼,是銀行職員,就以“b”為代表, 會計師以“a”為代表,律師則以“l”為代表。事先做好這一工作,假如你想得知有關支票方麵的常識,就得找在銀行工作的朋友,首先找大學“u”這 欄,再挑出銀行職員“b”的英文字母,隻取“u”與“b”這兩項的卡片,其 它的24 個字母孔已被去掉,所需的卡片便會出現。
這種設計類似電腦程式,十分理想。也許將其電腦化,仍有不符標準作 業程序的問題,但對卡片而言,此種方法比電腦程式方便得多。
如上所述,卡文先生的人才錄雖以收集個人基本資料為主,但實際上, 卻不限於此範圍。賀年卡或問候卡的功用,並非僅是人與人的往來,在事業上也能增進雙方的發展,足見其效果。人才錄對卡文先生而言,是無法替代 的財富,它對他具有相當重大的意義,但對其他人而言也許不一樣。
8.名片上的資料是“人際信息”的基本來源 看到此處,讀者應該了解“人際信息”的整理方法,須從通訊錄和人才錄開始著手,這兩者的基本資料來源就顯得十分重要了。大致而言,所謂基 本來源,就是雙方首次互相交換的“名片”。據了解,能確實整理名片使其係統化的商場人士,卻是少之又少。
有人將交換得來的名片隨便夾放在辦公桌的透明桌墊下;也有人按照人 名拚音排列整理,這都不是正確的整理方法。
卡文先生的習慣是:一旦與他人交換名片後,就會在名片背後寫上有關 對方的資料,包括本人、見麵日期、見麵地點、目的,或介紹人等等,都會記錄上,若能知道其籍貫更好,也可以再加上本人的特徵等等。因此,這份 資料便成為人才錄的珍貴來源。
須記住,名片必須在交換之後或當天即作處理。由於人的記憶有限,時 間久了,印象就變得模糊,所以要愈快處理愈好。可在公司或回家的電車上做此項記錄,再將名片交代給秘書,請她轉入通訊錄及人才錄中,經卡文先 生核對無誤後,就增加了通訊錄和人才錄的內容。最後再將那張名片放入活頁式的名片整理簿內,而且每個名片格隻放一張名片,以便在查閱時一翻就 能查到所要的資料。
偶爾翻閱這本名片簿時,腦中便會浮現出雙方會麵時的細節,不由得感 到很愉快。
9.名片整理採用“逆檢索”的方法 通訊錄和人才錄是以英文字母排列,然而名片整理方麵卻不使用這種“檢索”方法,而是以工作職位、公司性質等項目作為標準,當然自有其理由。 例如:a 銀行的經理帶著新進職員來拜訪,如果將名片按照英文字母順序放入名片簿內。一段時間後,由於對方的姓名已模糊不清,想要迅速找到 是很不容易的事。如果在收到名片之後,將其放置在 a 銀行的檔案內,那麽查閱 a 銀行,就一定能立刻得知那位新進職員的資料。 想必大家都已了解“逆檢索”的真正目的,即是不按照英文字母為排列方法,而以工作性質的“分類”作為標準,所以適用的範圍相當廣泛。 對於通訊錄、人才錄、名片簿等三項相互關連的整理都一一介紹過後,若能依據所知,加以充分運用,必能獲得最大助益。
10.郵件必須趁早處理 在卡文先生的公司裏每逢年中、年底,就必須寄出數以千計的賀年卡或問候卡,若再加上日常的郵政信件,一年內會收到總數在萬封左右的信件或 明信片。假如不馬上整理這些信件,而一封接一封堆入書房的抽屜裏,過一段時間,就會陷入無法整理的混亂之中。
整理這些信件時,心中首先不要抱著“這是一件很複雜的事”的心理, 除去此心障後,接下來的工作就輕鬆多了。第一個步驟應是:收到信件時, 先記下收到的日期。
5.“工作地點欄”要預留空白 這本人才錄與通訊錄一樣,依照個人需求而設計,所以具有一些別人所沒有的特色。首先,“索引欄”位於卡片的右上角,以姓氏為原則,按照 abc 的排列順序查閱,如果遇到姓氏同音時,則再增加名字的第一個字,查閱時仍依英文字母的排列順序,可以很快地查到所要資料。接下來的“戶籍欄”, 是最不容易變更的,即使變更也能夠查詢得到。當其外出或留學國外無法與本人聯絡上時,這欄便可以發揮作用。另外,還有工作地點欄,必須注意此 欄要預留空白,以便對方轉業或調動時,就能立即更正,以便日後查詢。同樣地,對於常有變更的“現住址欄”和“家族欄”也都盡可能預留空白,以 備能立即修正資料。
6.預留“備考欄”,以充實人才錄的內容 費心設計的人才錄各欄,確實發揮了解對方信息的作用。“備考欄”更是他的心血結晶。為能更加完美,他在卡片內側預留此欄,使資料更完備。 在“備考欄”中,可記載有關其生活上的一些事情。例如:在收到的賀年卡上或問候卡內,對方寫下“某月預定到巴黎旅行”或“現在家裏添購個人電 腦,以實行個人信息管理”等個人的特別動向時,就要在收到信件的同時,連同日期一起記入備考欄內。當然,諸如“我找到另一半了”或“有結婚的 念頭”之類的大消息更是不可疏漏。諸如結婚或增加人口的家庭變化,就要記到“家族欄”中,因為這類是有關家族成員的狀況。再者,“家族欄”中, 遇婚姻狀況有所變更時,男士資料則加注妻子姓名;女士則加注夫姓,如果知道的話也盡可能記下原來姓名。結婚日期及伴侶的生日更是不可疏漏。如 果在收到的賀卡上得知對方已有寶寶誕生等消息時,就得趕緊記下。當然這種情形往往在來信中不會寫何月何日出生,而是寫孩子已經幾個月了,這時 就要稍微推算一下孩子大約的出生時間。所推算出的年齡應該是正確的,所以在寄賀卡或問候卡時,就多了個話題。此外,當要拜訪這位朋友時,事先 查閱一下他的家族欄,確定孩子的年齡,順便可以帶個適合小孩的禮物,這樣,拜訪就顯得十分得體,格外受對方的歡迎。在人才錄中,盡量輸入對方 詳盡的有關資料,如果需要查閱時,必能發揮最大的效力。
7.人才錄的迅速查閱法 人才錄是按照英文字母的順序排列設計出的檢索方法,謹將其查閱的步驟說明如下:在人才錄的卡片上,上端印有從 a 到 z 的英文字母。隻須保留 代表個人身份的英文字母,剩餘的字母都打上孔。例如:大學同學,取第一個字母“u”,下一步找有關職位的稱呼,是銀行職員,就以“b”為代表, 會計師以“a”為代表,律師則以“l”為代表。事先做好這一工作,假如你想得知有關支票方麵的常識,就得找在銀行工作的朋友,首先找大學“u”這 欄,再挑出銀行職員“b”的英文字母,隻取“u”與“b”這兩項的卡片,其 它的24 個字母孔已被去掉,所需的卡片便會出現。
這種設計類似電腦程式,十分理想。也許將其電腦化,仍有不符標準作 業程序的問題,但對卡片而言,此種方法比電腦程式方便得多。
如上所述,卡文先生的人才錄雖以收集個人基本資料為主,但實際上, 卻不限於此範圍。賀年卡或問候卡的功用,並非僅是人與人的往來,在事業上也能增進雙方的發展,足見其效果。人才錄對卡文先生而言,是無法替代 的財富,它對他具有相當重大的意義,但對其他人而言也許不一樣。
8.名片上的資料是“人際信息”的基本來源 看到此處,讀者應該了解“人際信息”的整理方法,須從通訊錄和人才錄開始著手,這兩者的基本資料來源就顯得十分重要了。大致而言,所謂基 本來源,就是雙方首次互相交換的“名片”。據了解,能確實整理名片使其係統化的商場人士,卻是少之又少。
有人將交換得來的名片隨便夾放在辦公桌的透明桌墊下;也有人按照人 名拚音排列整理,這都不是正確的整理方法。
卡文先生的習慣是:一旦與他人交換名片後,就會在名片背後寫上有關 對方的資料,包括本人、見麵日期、見麵地點、目的,或介紹人等等,都會記錄上,若能知道其籍貫更好,也可以再加上本人的特徵等等。因此,這份 資料便成為人才錄的珍貴來源。
須記住,名片必須在交換之後或當天即作處理。由於人的記憶有限,時 間久了,印象就變得模糊,所以要愈快處理愈好。可在公司或回家的電車上做此項記錄,再將名片交代給秘書,請她轉入通訊錄及人才錄中,經卡文先 生核對無誤後,就增加了通訊錄和人才錄的內容。最後再將那張名片放入活頁式的名片整理簿內,而且每個名片格隻放一張名片,以便在查閱時一翻就 能查到所要的資料。
偶爾翻閱這本名片簿時,腦中便會浮現出雙方會麵時的細節,不由得感 到很愉快。
9.名片整理採用“逆檢索”的方法 通訊錄和人才錄是以英文字母排列,然而名片整理方麵卻不使用這種“檢索”方法,而是以工作職位、公司性質等項目作為標準,當然自有其理由。 例如:a 銀行的經理帶著新進職員來拜訪,如果將名片按照英文字母順序放入名片簿內。一段時間後,由於對方的姓名已模糊不清,想要迅速找到 是很不容易的事。如果在收到名片之後,將其放置在 a 銀行的檔案內,那麽查閱 a 銀行,就一定能立刻得知那位新進職員的資料。 想必大家都已了解“逆檢索”的真正目的,即是不按照英文字母為排列方法,而以工作性質的“分類”作為標準,所以適用的範圍相當廣泛。 對於通訊錄、人才錄、名片簿等三項相互關連的整理都一一介紹過後,若能依據所知,加以充分運用,必能獲得最大助益。
10.郵件必須趁早處理 在卡文先生的公司裏每逢年中、年底,就必須寄出數以千計的賀年卡或問候卡,若再加上日常的郵政信件,一年內會收到總數在萬封左右的信件或 明信片。假如不馬上整理這些信件,而一封接一封堆入書房的抽屜裏,過一段時間,就會陷入無法整理的混亂之中。
整理這些信件時,心中首先不要抱著“這是一件很複雜的事”的心理, 除去此心障後,接下來的工作就輕鬆多了。第一個步驟應是:收到信件時, 先記下收到的日期。