信息整理的重要目的1.整理的目的在於縮短“檢索時間” 若你進入新聞大樓的政治部門或社會部門辦公室，可以看到記者先生的辦公桌上簡直亂得驚人！在狹窄的桌麵上擺著成堆的備忘錄、稿紙和資料等，十分淩亂，幾乎連工作的空間也沒有了！可是再仔細一看，似乎雜亂不堪的 辦公桌上，其實是很有條理的，當他們需要什麽時，即使閉上眼睛也能拿到。
說實在的，管理者書桌的淩亂程度並不亞於記者，有個別管理者從中學 到現在一直都是如此，可以說是歷史悠久了。但是，盡管看起來雜亂，他們卻很容易找到自己想要的資料。這可以說是“亂中有序”吧！ 一定有很多人認為：將書桌整理得愈整齊，愈能提高工作效率。“井然有序”，表麵上看起來似乎是正確的，但卻容易發生“整理手冊”中所描述 的“隻重表麵不重實用”的危險情況。那麽究竟如何整理呢？
簡單地說，“整理”是以縮短“檢索時間”為宗旨，以提高效率為目的。
“檢索時間”是什麽意思呢？其實它原來是電腦的專用名詞，指：從查詢、 搜索直到獲得資料的整個過程中所花費的時間。比如當你在寫稿時，遇到不會寫的字時，從離開書桌拿字典、到翻開字典找到你要找的詞彙，其間所花費的時間，便可用“檢索時間”來稱呼。如果僅僅為了書架外觀的整潔漂亮， 而在整理時，以書的大小來分類，外表上看起來也許很美觀，可是當你想要找到所需要的資料時，卻要頗費一番周折。反之，不以大小為分類標準，而 以種類來編排的書架，雖然外表看起來凹凸不平，十分淩亂；但以“檢索目的”的觀點來看，卻能發揮書架的真正效用，達到事半功倍的效果。
有人說過“治理整頓”這句話，意思就是要將東西整齊化。其實，“治 理”和“整頓”真正的意思，應該不一樣。“整頓”猶如前述的書架，隻重外觀整齊而不重實用；而“治理”，卻是不拘泥於書的格式、大小、厚薄等， 而以內容為重點，所以能夠節省時間，並迅速獲得資料。欲提高效率的人，治理的第一步，應以縮短檢索時間為當務之急。
2.信息整理要以“個人需求”為中心 為“個人”而作的信息整理，不必考慮他人的立場，隻要自己方便使用，不管別人的看法如何，這樣就是最好的整理方法。例如：百科全書的封麵， 原本是為了美觀和收藏而設計的，如果你把它全部去掉，做為自己的枕頭，而且將整套書放在容易看見的地方，甚至在書架上劃上每一本書的固定位 置，這是很好的做法。當然，在客廳的書架或壁爐上放套百科全書，是再好不過的裝飾品了。實在不該這樣地對待百科全書，但是，如果站在百科全書 的本意上，你的作法才真的是“物盡其用”。畢竟，需要百科全書時，總能以最短的時間取得想要的資料。
在信息整理上，一旦顧慮太多，就無法發揮功效。在整理時，必須以“自 我需求”為原則，並且以縮短檢索時間為目的，如此才能設計出一套適合自己的整理方法。但是，費心所設計出的整理方法，即使未參雜其它的因素， 實行後，卻發現所需的檢索時間要比整理前更長。因此，這一套整理方法就要重新再研究了。
3.信息整理以迅速為收集原則 最近，在較具規模的百貨公司或文具店裏，可以看見一些資料整理用品的陳設專櫃。實際上，那兒隻是擺了一些琳琅滿目的“道具”。另外，許多 商業雜誌中也設立了以“介紹資料整理用品”為主題的專欄。商業界很多人喜歡在辦公桌或抽屜內擺上一堆“整理專用品”，已經成為一種流行風cháo。 這並不是要誹謗這些商品，而是很值得懷疑，它們真能適合每個人的需要嗎？
如果你過分依賴這些“道具”，並一味以它的用途來整理，而不根據個人需 求來利用，整理效率就一定會大打折扣。例如：在剪報時，很多人都會先用原子筆將想要收集的資料劃上記號，然後再用剪刀裁下來。不論在公司或家 裏，隻要用具齊全，進行剪報工作十分方便。如果有一天你在車上看到報紙上有一篇合乎需要的資料時，又該怎麽辦呢？那時手邊什麽用具也沒有，隻 好暫時放棄了；如果你整天都在外麵約見客戶，等回到公司或家裏時，對那篇重要的報導，大概也忘得一幹二淨了。這種情形屢見不鮮，令人煩惱。
西方有句諺語：“幸運女神隻有劉海”，是指當幸運女神與你相遇時， 若不趕快捉住那撮幸運的劉海，等到她與你擦肩而過後，後悔就來不及了，這是警惕世人要把握稍縱即逝的“時機”。整理信息也是如此，若過分依賴 麥克筆、剪刀、美工刀、尺子等工具，而錯失收集重要報導的機會，就如同與女神相遇卻不能及時抓住她的劉海一般。離你而去的女神，是不會再次對 你揮手的。由此可知，看到對於自己有價值的信息時，就像看到女神的幸運劉海一般，立刻捉住不放。所以，無論身在何處，隻要看到所需的信息，就應該“刷”地一聲，盡快地把它撕下來。這裏所指的整理方法，目的是希望 讀者不要過分依賴“道具”，能加以利用“撕”這一獨門絕招，即以簡單、快速的方法來完成資料的收集。
4.開始收集信息時，不要希望有“完美品”的出現“撕”這一絕招，能使資料盡快到手，且無須藉助其它用具。這與信息 整理有個共同點：節省時間。許多人在整理信息時，都是 3 分鍾熱度，過沒多久就把它一腳踢開。這些人常說：“收集信息最主要的是‘知道’就行了， 收集後還要再整理，太麻煩了？？”，這些人認為信息整理隻要做就可以了，無須仔細過濾，以致於開始做沒多久，就有挫折感了。
對於這類人，現奉送他們一句：“信息整理力求簡化”。這才是最好的 方法。剪報時，看到認為需要的部分，就立刻撕下來，然後把剪報貼在活頁紙上，等累積到某種程度後，再考慮重新分類整理。剛開始，應先考慮“什 麽樣的信息比較適合自己？”等因素，然後訂出收集的標準，還要騰出寶貴的時間去完成它。可是，如果最後發現離“完美品”還有一大段距離時，就 會十分泄氣。
奉勸各位管理者，先經過一段時間的收集，再整理這些信息，千萬不要 以為“這是完美的信息”。畢竟，在信息整理中，“完美”是無法達到的境界。事實上，如果有“為了獲得周詳的信息整理而投入過多的時間的人，簡 直是傻瓜”的認同心理，再做信息整理時，大多能得心應手，事半功倍。而且熟能生巧，漸漸地也更能有效率地整理信息了。不斷地改進之後，必能設 計出最佳的整理方法，在不同情況下加以應用，發揮它的功效。例如，為了能高效地整理繁雜業務，你絞盡腦汁，設計出一位得力助手——“信息檢索 秘書”，它使你在工作時能迅速獲得你所需要的信息。
說實在的，管理者書桌的淩亂程度並不亞於記者，有個別管理者從中學 到現在一直都是如此，可以說是歷史悠久了。但是，盡管看起來雜亂，他們卻很容易找到自己想要的資料。這可以說是“亂中有序”吧！ 一定有很多人認為：將書桌整理得愈整齊，愈能提高工作效率。“井然有序”，表麵上看起來似乎是正確的，但卻容易發生“整理手冊”中所描述 的“隻重表麵不重實用”的危險情況。那麽究竟如何整理呢？
簡單地說，“整理”是以縮短“檢索時間”為宗旨，以提高效率為目的。
“檢索時間”是什麽意思呢？其實它原來是電腦的專用名詞，指：從查詢、 搜索直到獲得資料的整個過程中所花費的時間。比如當你在寫稿時，遇到不會寫的字時，從離開書桌拿字典、到翻開字典找到你要找的詞彙，其間所花費的時間，便可用“檢索時間”來稱呼。如果僅僅為了書架外觀的整潔漂亮， 而在整理時，以書的大小來分類，外表上看起來也許很美觀，可是當你想要找到所需要的資料時，卻要頗費一番周折。反之，不以大小為分類標準，而 以種類來編排的書架，雖然外表看起來凹凸不平，十分淩亂；但以“檢索目的”的觀點來看，卻能發揮書架的真正效用，達到事半功倍的效果。
有人說過“治理整頓”這句話，意思就是要將東西整齊化。其實，“治 理”和“整頓”真正的意思，應該不一樣。“整頓”猶如前述的書架，隻重外觀整齊而不重實用；而“治理”，卻是不拘泥於書的格式、大小、厚薄等， 而以內容為重點，所以能夠節省時間，並迅速獲得資料。欲提高效率的人，治理的第一步，應以縮短檢索時間為當務之急。
2.信息整理要以“個人需求”為中心 為“個人”而作的信息整理，不必考慮他人的立場，隻要自己方便使用，不管別人的看法如何，這樣就是最好的整理方法。例如：百科全書的封麵， 原本是為了美觀和收藏而設計的，如果你把它全部去掉，做為自己的枕頭，而且將整套書放在容易看見的地方，甚至在書架上劃上每一本書的固定位 置，這是很好的做法。當然，在客廳的書架或壁爐上放套百科全書，是再好不過的裝飾品了。實在不該這樣地對待百科全書，但是，如果站在百科全書 的本意上，你的作法才真的是“物盡其用”。畢竟，需要百科全書時，總能以最短的時間取得想要的資料。
在信息整理上，一旦顧慮太多，就無法發揮功效。在整理時，必須以“自 我需求”為原則，並且以縮短檢索時間為目的，如此才能設計出一套適合自己的整理方法。但是，費心所設計出的整理方法，即使未參雜其它的因素， 實行後，卻發現所需的檢索時間要比整理前更長。因此，這一套整理方法就要重新再研究了。
3.信息整理以迅速為收集原則 最近，在較具規模的百貨公司或文具店裏，可以看見一些資料整理用品的陳設專櫃。實際上，那兒隻是擺了一些琳琅滿目的“道具”。另外，許多 商業雜誌中也設立了以“介紹資料整理用品”為主題的專欄。商業界很多人喜歡在辦公桌或抽屜內擺上一堆“整理專用品”，已經成為一種流行風cháo。 這並不是要誹謗這些商品，而是很值得懷疑，它們真能適合每個人的需要嗎？
如果你過分依賴這些“道具”，並一味以它的用途來整理，而不根據個人需 求來利用，整理效率就一定會大打折扣。例如：在剪報時，很多人都會先用原子筆將想要收集的資料劃上記號，然後再用剪刀裁下來。不論在公司或家 裏，隻要用具齊全，進行剪報工作十分方便。如果有一天你在車上看到報紙上有一篇合乎需要的資料時，又該怎麽辦呢？那時手邊什麽用具也沒有，隻 好暫時放棄了；如果你整天都在外麵約見客戶，等回到公司或家裏時，對那篇重要的報導，大概也忘得一幹二淨了。這種情形屢見不鮮，令人煩惱。
西方有句諺語：“幸運女神隻有劉海”，是指當幸運女神與你相遇時， 若不趕快捉住那撮幸運的劉海，等到她與你擦肩而過後，後悔就來不及了，這是警惕世人要把握稍縱即逝的“時機”。整理信息也是如此，若過分依賴 麥克筆、剪刀、美工刀、尺子等工具，而錯失收集重要報導的機會，就如同與女神相遇卻不能及時抓住她的劉海一般。離你而去的女神，是不會再次對 你揮手的。由此可知，看到對於自己有價值的信息時，就像看到女神的幸運劉海一般，立刻捉住不放。所以，無論身在何處，隻要看到所需的信息，就應該“刷”地一聲，盡快地把它撕下來。這裏所指的整理方法，目的是希望 讀者不要過分依賴“道具”，能加以利用“撕”這一獨門絕招，即以簡單、快速的方法來完成資料的收集。
4.開始收集信息時，不要希望有“完美品”的出現“撕”這一絕招，能使資料盡快到手，且無須藉助其它用具。這與信息 整理有個共同點：節省時間。許多人在整理信息時，都是 3 分鍾熱度，過沒多久就把它一腳踢開。這些人常說：“收集信息最主要的是‘知道’就行了， 收集後還要再整理，太麻煩了？？”，這些人認為信息整理隻要做就可以了，無須仔細過濾，以致於開始做沒多久，就有挫折感了。
對於這類人，現奉送他們一句：“信息整理力求簡化”。這才是最好的 方法。剪報時，看到認為需要的部分，就立刻撕下來，然後把剪報貼在活頁紙上，等累積到某種程度後，再考慮重新分類整理。剛開始，應先考慮“什 麽樣的信息比較適合自己？”等因素，然後訂出收集的標準，還要騰出寶貴的時間去完成它。可是，如果最後發現離“完美品”還有一大段距離時，就 會十分泄氣。
奉勸各位管理者，先經過一段時間的收集，再整理這些信息，千萬不要 以為“這是完美的信息”。畢竟，在信息整理中，“完美”是無法達到的境界。事實上，如果有“為了獲得周詳的信息整理而投入過多的時間的人，簡 直是傻瓜”的認同心理，再做信息整理時，大多能得心應手，事半功倍。而且熟能生巧，漸漸地也更能有效率地整理信息了。不斷地改進之後，必能設 計出最佳的整理方法，在不同情況下加以應用，發揮它的功效。例如，為了能高效地整理繁雜業務，你絞盡腦汁，設計出一位得力助手——“信息檢索 秘書”，它使你在工作時能迅速獲得你所需要的信息。