5.工作信息檢索化的方法當你 26 歲時即成立一家公司，獨當一麵。在此之前也許你常想：如果自 己是老闆，該如何管理員工呢？跟當時的生意人比起來，你的確花了很多時間在研究如何有效管理員工上。你將每一位職員的工作範圍劃分清楚，使其 各司其職，這樣才能確實督察每個人的工作成效。依據工作內容而整理設計出的“信息檢索秘書”，是一種“完成中”的信息大全，內容包括電話處理、 文具採購、客戶資料整理、職員出差程序等，分門別類之後，便可以迅速地完成工作的每一步驟，而達到“縮短檢索時間”的目的。
開始設計“信息檢索秘書”時，千萬不要存有“大功告成”的想法，因 為在製作時必定會出現一些問題。為了解決這些問題，使其盡善盡美，隻有一邊實行、一邊改進，才能日益進步。在實際工作中，常會出現突發事件， 而這種情況是“信息檢索秘書”無法處理的。對於這類事情，職員也常產生差錯。處理偶發事件的成功與否，如果能在事後加以研討和改進，必能完善“信息檢索秘書”的功能。不斷地增加“信息檢索秘書”的功能，並視其為 每位職員的責任，雖然匯集而成的實踐資料也許並不豐厚，但卻是寶貴的經驗之談。如此才能促使公司業務蒸蒸日上。現有的“信息檢索秘書”，都以 公司有關業務的處理為範圍。但如果懂得其用法，對於處理其它事情，必定 是相當實用的。
由於業務繁忙，需要一位秘書分擔工作，你才設計出這樣一位“信息檢 索秘書”，雖然它不是“人”，卻和其它公司的秘書一樣，具有高度的工作效率。即使再複雜的工作，如果依據“信息檢索秘書”的步驟進行，就必定能順利完成。例如，為了文件的處理或申報，須往返於政府機關。這些文件 都有固定的辦理程序和辦法，由於漫不經心，以致每次辦理時都是迷迷糊糊的，浪費了不少精力和時間。如果能把處理這類事情的程序納入信息檢索內， 就會發現，辦起事來不僅順利和快速，更能節省許多精力和時間。
“如果能事先多了解文件表格的處理步驟，不是很好嗎？”、“任何時 間前往市府辦事處都可以嗎？”、“途中經過哪些地方呢？”諸如此類的辦事資料，便可匯集而成“工作信息檢索”。起初，“工作信息檢索”的資料 一定很少，經過經驗的累積，資料才逐漸增加。錯誤往往也是充實工作信息檢索內容的重要來源。這一點和你的“信息檢索秘書”完全相同。
6.信息收集以“完成目的”為出發點“信息檢索秘書”是根據實際需要設計的。在收集各類信息時，要有嚴 謹認真的態度。信息收集也要講求“輕重緩急”，沒有完成目的的意識，收集的信息就不具有任何意義。有一位男人，遠從長春來拜訪名作家 k 氏，其 目的是希望 k 氏能對他的資料整理方法給予一些忠告。他帶來很多卡片、剪貼本、歸檔資料等，並把他個人的方法做了詳細地說明。從他的說明中，可 以看出他對於自己的整理方法已經很滿意，令人感到他根本不需要任何忠 告。k氏聽完了他的話後，心想：這項設計成果，一定花費了不少時間。就 問他：“你每天花多少時間整理資料？”他立刻回答：“從早到晚。”接著又說：“由於閱讀的範圍日益廣泛，令自己感興趣的事物愈來愈多，最後我 實在捨不得減少整理資料的時間，以致於整天都在忙這個！”
也許他認為自己所設計的這套方法仍有缺陷，就來聽取 k 氏的忠告。k 氏對他說：“你不妨騰出一個月，停止所有的資料整理，安安靜靜、仔仔細細地想想，什麽才是自己最喜愛的信息，再去實行這套整理法則，你認為如 何？”假如你是 k 氏，對這位長春男子，也會做相同的建議。信息是為了使用才收集的；是根據自己所需而做的有關收集工作。例如：假如你擔任律師、 會計師，或翻譯等職務。你對有關法律、稅務及外語方麵的信息興趣必然十分濃厚，也渴望追求新知，以加強這類知識。為了完成“自我需求”的目的，“什麽是我需要的”，這正是收集信息的首要工作，即所謂的“目的意識”。 更重要的是，在收集資料時，如果碰到難以割捨的信息，正是“目的意識”
須堅持到底的時刻。如果不能確認信息整理法是“目的意識”的手段，就會 像長春男子一樣，不知以“目的”為收集標準，竭盡全力整理資料，追求“方法論”；雖然收集到完善的資料，卻無法一一派上用場。在浩瀚的知識海洋 裏，如果不以自己的需求來收集信息，就會像一艘超載航行的船，船沉人亡是在劫難逃的了。
7.信息收集的標準“寧短毋缺”的收集方法能使你獲得一大堆的資料。但是，這是相當不 明智的方法。為什麽呢？這種像脫韁的野馬似地收集信息，光整理就得花費很長的時間，別說“使用”了。“請勿不停地儲存信息，斷然決定資料的取 舍，更是一種智慧。”相信很多經驗豐富的人都會強調這項原則。取捨的標準是一門大學問。收集信息時，“取捨標準”是一件十分困難的事，往往會 在收集信息時造成心理障礙。所以建議管理者不要實行“取捨標準”，而實行“採用標準”。一般人都有“獲得容易丟棄難”的心理障礙，實行“採用 標準”，就更能符合一般人的心理狀態。不過，“採用標準”的重點，並非一開始就使用，而是資料收集到某一程度後，再根據“為何這樣做”而實行“採用標準”，這時資料收集就具有實用性了。 信息收集和整理，都以“自我目的”為前提。每隔一段時間，就得做這種“目的意識”的分類，然後再以“採用標準”整理所需的資料，如此絕不 會產生資料取捨的困擾。完成資料的收集，由於取捨標準不一，不能及時利用“採用標準”，這隻是具有收集意識，尚稱不上有效率地整理資料。
8.資料取捨要速戰速決 對於報刊雜誌和書籍等資料的採用，必須明確地決定取捨。其原則是：對於報刊雜誌，凡與收集目的無關的信息，以及和剪貼分類內容不符合的部 分，都應該斷然丟舍，千萬不要存有“留著再作打算”的念頭，應以“速戰速決”的方式做出取捨的決定。即使在慎重考慮下所留存的報刊雜誌資料， 很快便會收集成一堆。經過一段時間後，整理資料往往成了很棘手的工作，最後幹脆把辛苦留存的一大堆資料，看也不看地全部丟掉。早知如此，當初 就不要費神收集了，也不用費力丟棄。如果能有此認識，也算是收集資料的 一項重要觀念。
如果買一本書，完全是根據需求而選擇，買來之後當然不會輕易丟棄。 但是多費神在書上重要的位置上做記號，在需要時便能立刻派上用場。可是，有可能在一本書中隻有那麽少許的內容是你所需要的，也可能就因這一點點 的需要而買下這本書。但無論購買與否，重要的是把需要的部分保留下來，其它的就可以棄置一旁。
開始設計“信息檢索秘書”時，千萬不要存有“大功告成”的想法，因 為在製作時必定會出現一些問題。為了解決這些問題，使其盡善盡美，隻有一邊實行、一邊改進，才能日益進步。在實際工作中，常會出現突發事件， 而這種情況是“信息檢索秘書”無法處理的。對於這類事情，職員也常產生差錯。處理偶發事件的成功與否，如果能在事後加以研討和改進，必能完善“信息檢索秘書”的功能。不斷地增加“信息檢索秘書”的功能，並視其為 每位職員的責任，雖然匯集而成的實踐資料也許並不豐厚，但卻是寶貴的經驗之談。如此才能促使公司業務蒸蒸日上。現有的“信息檢索秘書”，都以 公司有關業務的處理為範圍。但如果懂得其用法，對於處理其它事情，必定 是相當實用的。
由於業務繁忙，需要一位秘書分擔工作，你才設計出這樣一位“信息檢 索秘書”，雖然它不是“人”，卻和其它公司的秘書一樣，具有高度的工作效率。即使再複雜的工作，如果依據“信息檢索秘書”的步驟進行，就必定能順利完成。例如，為了文件的處理或申報，須往返於政府機關。這些文件 都有固定的辦理程序和辦法，由於漫不經心，以致每次辦理時都是迷迷糊糊的，浪費了不少精力和時間。如果能把處理這類事情的程序納入信息檢索內， 就會發現，辦起事來不僅順利和快速，更能節省許多精力和時間。
“如果能事先多了解文件表格的處理步驟，不是很好嗎？”、“任何時 間前往市府辦事處都可以嗎？”、“途中經過哪些地方呢？”諸如此類的辦事資料，便可匯集而成“工作信息檢索”。起初，“工作信息檢索”的資料 一定很少，經過經驗的累積，資料才逐漸增加。錯誤往往也是充實工作信息檢索內容的重要來源。這一點和你的“信息檢索秘書”完全相同。
6.信息收集以“完成目的”為出發點“信息檢索秘書”是根據實際需要設計的。在收集各類信息時，要有嚴 謹認真的態度。信息收集也要講求“輕重緩急”，沒有完成目的的意識，收集的信息就不具有任何意義。有一位男人，遠從長春來拜訪名作家 k 氏，其 目的是希望 k 氏能對他的資料整理方法給予一些忠告。他帶來很多卡片、剪貼本、歸檔資料等，並把他個人的方法做了詳細地說明。從他的說明中，可 以看出他對於自己的整理方法已經很滿意，令人感到他根本不需要任何忠 告。k氏聽完了他的話後，心想：這項設計成果，一定花費了不少時間。就 問他：“你每天花多少時間整理資料？”他立刻回答：“從早到晚。”接著又說：“由於閱讀的範圍日益廣泛，令自己感興趣的事物愈來愈多，最後我 實在捨不得減少整理資料的時間，以致於整天都在忙這個！”
也許他認為自己所設計的這套方法仍有缺陷，就來聽取 k 氏的忠告。k 氏對他說：“你不妨騰出一個月，停止所有的資料整理，安安靜靜、仔仔細細地想想，什麽才是自己最喜愛的信息，再去實行這套整理法則，你認為如 何？”假如你是 k 氏，對這位長春男子，也會做相同的建議。信息是為了使用才收集的；是根據自己所需而做的有關收集工作。例如：假如你擔任律師、 會計師，或翻譯等職務。你對有關法律、稅務及外語方麵的信息興趣必然十分濃厚，也渴望追求新知，以加強這類知識。為了完成“自我需求”的目的，“什麽是我需要的”，這正是收集信息的首要工作，即所謂的“目的意識”。 更重要的是，在收集資料時，如果碰到難以割捨的信息，正是“目的意識”
須堅持到底的時刻。如果不能確認信息整理法是“目的意識”的手段，就會 像長春男子一樣，不知以“目的”為收集標準，竭盡全力整理資料，追求“方法論”；雖然收集到完善的資料，卻無法一一派上用場。在浩瀚的知識海洋 裏，如果不以自己的需求來收集信息，就會像一艘超載航行的船，船沉人亡是在劫難逃的了。
7.信息收集的標準“寧短毋缺”的收集方法能使你獲得一大堆的資料。但是，這是相當不 明智的方法。為什麽呢？這種像脫韁的野馬似地收集信息，光整理就得花費很長的時間，別說“使用”了。“請勿不停地儲存信息，斷然決定資料的取 舍，更是一種智慧。”相信很多經驗豐富的人都會強調這項原則。取捨的標準是一門大學問。收集信息時，“取捨標準”是一件十分困難的事，往往會 在收集信息時造成心理障礙。所以建議管理者不要實行“取捨標準”，而實行“採用標準”。一般人都有“獲得容易丟棄難”的心理障礙，實行“採用 標準”，就更能符合一般人的心理狀態。不過，“採用標準”的重點，並非一開始就使用，而是資料收集到某一程度後，再根據“為何這樣做”而實行“採用標準”，這時資料收集就具有實用性了。 信息收集和整理，都以“自我目的”為前提。每隔一段時間，就得做這種“目的意識”的分類，然後再以“採用標準”整理所需的資料，如此絕不 會產生資料取捨的困擾。完成資料的收集，由於取捨標準不一，不能及時利用“採用標準”，這隻是具有收集意識，尚稱不上有效率地整理資料。
8.資料取捨要速戰速決 對於報刊雜誌和書籍等資料的採用，必須明確地決定取捨。其原則是：對於報刊雜誌，凡與收集目的無關的信息，以及和剪貼分類內容不符合的部 分，都應該斷然丟舍，千萬不要存有“留著再作打算”的念頭，應以“速戰速決”的方式做出取捨的決定。即使在慎重考慮下所留存的報刊雜誌資料， 很快便會收集成一堆。經過一段時間後，整理資料往往成了很棘手的工作，最後幹脆把辛苦留存的一大堆資料，看也不看地全部丟掉。早知如此，當初 就不要費神收集了，也不用費力丟棄。如果能有此認識，也算是收集資料的 一項重要觀念。
如果買一本書，完全是根據需求而選擇，買來之後當然不會輕易丟棄。 但是多費神在書上重要的位置上做記號，在需要時便能立刻派上用場。可是，有可能在一本書中隻有那麽少許的內容是你所需要的，也可能就因這一點點 的需要而買下這本書。但無論購買與否，重要的是把需要的部分保留下來，其它的就可以棄置一旁。