工作進度管理表範例：
姓名分類各區 動態
使用 者現狀
abcd
●政府的專題採訪
□辦公室女性使 用電話概況■主婦的電話生 活
未來
技術
未來電 訊動態
海外 動態
●光纖通信
●資料庫 data 通信
△交換機■傳真機多功能 電話
■美國的參與問 題
▲法國的迷你電 話
■費率
▲合同
○資本
從前麵的實例，大概可以得知：（1）從“使用者現狀”和“海外動態”來 看，資料顯然不足；（2）“使用者現狀”僅使用電話採訪，應考慮麵對麵的溝通方式，另外最好加入“商界使用現狀”資料；（3）“海外現狀”隻有一個例 子絕對不夠，一定要取得世界各國資料；（4）有關“未來電訊動態”部分，應考慮增加“行動電話”動向；（5）“未來技術”一 項，應該收集總論式的文章；（6）從工作人員的資料來看，b 的工作顯然太輕鬆。要麽讓他分擔別人的工作 量，要麽就分派新的工作；（7）c 要完成的項目很多，可以把“傳真機”的問題轉給 b 解決，而在“未來電訊動態”項目上，應該把重點放在未來技術方 麵；（8）d 應該轉向收集綜合性的資料，並擔任其他人的後援。
經過這樣反覆檢索後，工作數量和質量一定能大大地提高。當然，工作 進度管理表不僅隻應用在收集資料的工作上，而且也適用於其它行業。
收集資料的工作規則收集資料時，即使是個人的工作，也應該有一套工作規則。一旦開始收 集，就會發現大量繁雜的、各式各樣的和規格不一的資料有如cháo水般地四處湧現，尤其以小組形式進行工作時，到手的資料更是混淆不清。這時，工作 規則是能處理這種混亂狀況的唯一工具。
統一格式是製定工作規則的主要內容，在分工越來越細的現代工作中， 隻有統一格式，才能同時發揮專業分工和綜合表現這兩種優勢。一般地，統一格式可從下列四個方麵著手：（1）統一內容規格 根據經驗，內容規格的設定最好能用文字逐條描述和記錄，空口說明的效力是會逐漸消失的，白紙黑字才能存證。就像前麵提到的原宿竹下路調查 計劃，一共動用 14 名兼職記者、10 名工作人員，回收樣本 460 份。如果沒有事先規定內容，可以想像有多紊亂。因此用問卷代替採訪筆記，用固定規 格用紙代替一般回函來做資料管理。這個方法後來被日本電台採用，下麵這個表格是他們採訪新聞時的使用範例。
日本電台採訪表： 採訪對象：採訪者：1.當你麵對麥克風時，你眼中的採訪者看起來感覺如何，請說明。
2.當你麵對麥克風時，覺得自己和平時有何不同，請具體說明。
3.請說明個人第一次上廣播節目的經驗。
4.請說明個人和廣播接觸的經過。
5.請說明個人收聽廣播後的最大收穫是什麽。
_________________________________________________________
（2）統一用紙規格 任何資料收集工作到最後都要以紙麵處理收場，處理資料的機會再多、再進步，沒有紙麵資料協助，還是很難進行處理。在 80 年代辦公自動化熱cháo 剛起的時候，很多人都宣告紙類將從此在辦公室消失，自動化機器將取代紙類成為辦公室的新寵兒。事實上，文字處理機和個人電腦果然成為新寵。但 這些機器吞吐的紙量，卻如洪水一般淹沒辦公室。
信息媒體之所以取代不了紙，是因為目前找不到任何替代品能像紙一 樣，不拘形式、任意塗抹、方便檢索、容易攜帶、價格便宜、著色便利，而且能迅速複製加工。紙的概念將永遠存在，無法泯滅。但是紙資料不斷增加， 無限量地堆積也不是辦法，它非常容易造成混亂和浪費，所以在開始收集資料時，就要找出最容易整理的書麵資料規格，把紙張用量壓到最低。一般使 用的紙張規格不是 a，就是 b，學校的考卷是 b4，b4 的 1/2 是b5，是一般筆 記本的大小。辦公室中使用的紙類尺寸大多為 a4，也有人用是 a4 兩倍的 a3 紙，不過一般商用文字處理機和印表機的標準用紙還是a4.最讓人困擾的是 政府機關送達的文件總比 a4 稍大，看起來像 b 型紙，但比較起來又比 b4 小； 在郵遞時必須折兩折，以 b5 紙處理，在保存b 型紙時也常要反折。根據經驗， a4 紙已經足以應付書寫資料用，如果讀者夠細心的話，應該會發現報紙的 1/4 和 a4 紙幾乎大小一樣。
要混合處理 a、b 兩型紙規格是很麻煩的，就算放在同一尺寸的檔案夾或 書櫃裏，也會參差不齊，所以保存性的書麵資料還是統一用 a 型紙比較容易處理。總之，開始工作前，一定要先決定用紙尺寸的統一，最理想的規格當 然是 a4，不過，還是要根依工作需要而定。無論如何，統一用紙規格一定要以提高工作效率為原則，不能反客為主。
（3）統一機器製造資料的規格不管資料的形式有多少種，在進行收集時總要選用一種媒體來記錄。“聽 人講話”也是一種方法，但是“腦”這種媒體的正確度和記錄長度不但有限而且可疑，所以人們才發明文字筆記的方式；而最近幾年打破傳統文字媒體 形式的工具是電子信息記錄媒體。最先成為電子信息記錄機的明星分別是錄音機、個人電腦、文字處理機、錄像機等。雖然各種不同功能、機型的新記 錄器陸續上場，但這些正在發展中的媒體還無法轉換互用，在規格上更不統一，所以在開始收集資料時，也要選擇電子媒體的規格。此外，因為各媒體 優劣各異、各有長處，所以一旦決定了某一種電子媒體，就要有一用到底的決心，不要在中途任意轉換。譬如說現在有人用 vhs 尺寸的帶子作取材工具， 也有人用 8cm 錄像帶記錄資料，如果兩者混用，在整體上會出現大的混亂。
同樣地，如果資料收集是由工作小組共同完成，那麽大家使用不同的電 腦規格處理信息、存入碟片，以致最後轉存資料庫時，一定會發生極大困難。
所以，收集前的規格統一整理，恐怕要多花一些時間考慮和設計。
（4）收集到的資料最好是原始文件 資料和任何傳聞、謠言一樣，隻要經過人手，一定多少會變質，產生“以訛傳訛”的效果。即使是處理同一件事情的不同報導，文章中理應相同的關 鍵處也會出現差異，這也是管理者每天要看好幾份報紙的原因。因此，在收集、引用文獻和參考資料時，一定要調出原始文件，千萬不要引用“別人的 引用文”。雖然這樣會很麻煩，但卻是收集和使用資料的重要原則。誤用二手資料的後果都相當的嚴重。因此，在收集資料時，一定要找到最原始的來 源，即使找不到原件，也要了解情況，確認事實。
“資料收集的基礎”摘要：（1）收集資料時，要遵守“動員最少人力、花 費最短時間、耗用最低經費”的三原則；（2）製定收集資料的目標時，應先經過討論和溝通，再列出與主題有關的項目；（3）一定要隨時提醒自己設定最終 產品的規格和形式；（4）多人進行多項工作時，可利用“工作進度管理表”控製質量和進度，並隨時檢索、修定流程和目標；（5）隨時注意統一資料內容、 規格及信息機器的格式；（6）絕對要堅持收集“原始文件”的原則。
姓名分類各區 動態
使用 者現狀
abcd
●政府的專題採訪
□辦公室女性使 用電話概況■主婦的電話生 活
未來
技術
未來電 訊動態
海外 動態
●光纖通信
●資料庫 data 通信
△交換機■傳真機多功能 電話
■美國的參與問 題
▲法國的迷你電 話
■費率
▲合同
○資本
從前麵的實例，大概可以得知：（1）從“使用者現狀”和“海外動態”來 看，資料顯然不足；（2）“使用者現狀”僅使用電話採訪，應考慮麵對麵的溝通方式，另外最好加入“商界使用現狀”資料；（3）“海外現狀”隻有一個例 子絕對不夠，一定要取得世界各國資料；（4）有關“未來電訊動態”部分，應考慮增加“行動電話”動向；（5）“未來技術”一 項，應該收集總論式的文章；（6）從工作人員的資料來看，b 的工作顯然太輕鬆。要麽讓他分擔別人的工作 量，要麽就分派新的工作；（7）c 要完成的項目很多，可以把“傳真機”的問題轉給 b 解決，而在“未來電訊動態”項目上，應該把重點放在未來技術方 麵；（8）d 應該轉向收集綜合性的資料，並擔任其他人的後援。
經過這樣反覆檢索後，工作數量和質量一定能大大地提高。當然，工作 進度管理表不僅隻應用在收集資料的工作上，而且也適用於其它行業。
收集資料的工作規則收集資料時，即使是個人的工作，也應該有一套工作規則。一旦開始收 集，就會發現大量繁雜的、各式各樣的和規格不一的資料有如cháo水般地四處湧現，尤其以小組形式進行工作時，到手的資料更是混淆不清。這時，工作 規則是能處理這種混亂狀況的唯一工具。
統一格式是製定工作規則的主要內容，在分工越來越細的現代工作中， 隻有統一格式，才能同時發揮專業分工和綜合表現這兩種優勢。一般地，統一格式可從下列四個方麵著手：（1）統一內容規格 根據經驗，內容規格的設定最好能用文字逐條描述和記錄，空口說明的效力是會逐漸消失的，白紙黑字才能存證。就像前麵提到的原宿竹下路調查 計劃，一共動用 14 名兼職記者、10 名工作人員，回收樣本 460 份。如果沒有事先規定內容，可以想像有多紊亂。因此用問卷代替採訪筆記，用固定規 格用紙代替一般回函來做資料管理。這個方法後來被日本電台採用，下麵這個表格是他們採訪新聞時的使用範例。
日本電台採訪表： 採訪對象：採訪者：1.當你麵對麥克風時，你眼中的採訪者看起來感覺如何，請說明。
2.當你麵對麥克風時，覺得自己和平時有何不同，請具體說明。
3.請說明個人第一次上廣播節目的經驗。
4.請說明個人和廣播接觸的經過。
5.請說明個人收聽廣播後的最大收穫是什麽。
_________________________________________________________
（2）統一用紙規格 任何資料收集工作到最後都要以紙麵處理收場，處理資料的機會再多、再進步，沒有紙麵資料協助，還是很難進行處理。在 80 年代辦公自動化熱cháo 剛起的時候，很多人都宣告紙類將從此在辦公室消失，自動化機器將取代紙類成為辦公室的新寵兒。事實上，文字處理機和個人電腦果然成為新寵。但 這些機器吞吐的紙量，卻如洪水一般淹沒辦公室。
信息媒體之所以取代不了紙，是因為目前找不到任何替代品能像紙一 樣，不拘形式、任意塗抹、方便檢索、容易攜帶、價格便宜、著色便利，而且能迅速複製加工。紙的概念將永遠存在，無法泯滅。但是紙資料不斷增加， 無限量地堆積也不是辦法，它非常容易造成混亂和浪費，所以在開始收集資料時，就要找出最容易整理的書麵資料規格，把紙張用量壓到最低。一般使 用的紙張規格不是 a，就是 b，學校的考卷是 b4，b4 的 1/2 是b5，是一般筆 記本的大小。辦公室中使用的紙類尺寸大多為 a4，也有人用是 a4 兩倍的 a3 紙，不過一般商用文字處理機和印表機的標準用紙還是a4.最讓人困擾的是 政府機關送達的文件總比 a4 稍大，看起來像 b 型紙，但比較起來又比 b4 小； 在郵遞時必須折兩折，以 b5 紙處理，在保存b 型紙時也常要反折。根據經驗， a4 紙已經足以應付書寫資料用，如果讀者夠細心的話，應該會發現報紙的 1/4 和 a4 紙幾乎大小一樣。
要混合處理 a、b 兩型紙規格是很麻煩的，就算放在同一尺寸的檔案夾或 書櫃裏，也會參差不齊，所以保存性的書麵資料還是統一用 a 型紙比較容易處理。總之，開始工作前，一定要先決定用紙尺寸的統一，最理想的規格當 然是 a4，不過，還是要根依工作需要而定。無論如何，統一用紙規格一定要以提高工作效率為原則，不能反客為主。
（3）統一機器製造資料的規格不管資料的形式有多少種，在進行收集時總要選用一種媒體來記錄。“聽 人講話”也是一種方法，但是“腦”這種媒體的正確度和記錄長度不但有限而且可疑，所以人們才發明文字筆記的方式；而最近幾年打破傳統文字媒體 形式的工具是電子信息記錄媒體。最先成為電子信息記錄機的明星分別是錄音機、個人電腦、文字處理機、錄像機等。雖然各種不同功能、機型的新記 錄器陸續上場，但這些正在發展中的媒體還無法轉換互用，在規格上更不統一，所以在開始收集資料時，也要選擇電子媒體的規格。此外，因為各媒體 優劣各異、各有長處，所以一旦決定了某一種電子媒體，就要有一用到底的決心，不要在中途任意轉換。譬如說現在有人用 vhs 尺寸的帶子作取材工具， 也有人用 8cm 錄像帶記錄資料，如果兩者混用，在整體上會出現大的混亂。
同樣地，如果資料收集是由工作小組共同完成，那麽大家使用不同的電 腦規格處理信息、存入碟片，以致最後轉存資料庫時，一定會發生極大困難。
所以，收集前的規格統一整理，恐怕要多花一些時間考慮和設計。
（4）收集到的資料最好是原始文件 資料和任何傳聞、謠言一樣，隻要經過人手，一定多少會變質，產生“以訛傳訛”的效果。即使是處理同一件事情的不同報導，文章中理應相同的關 鍵處也會出現差異，這也是管理者每天要看好幾份報紙的原因。因此，在收集、引用文獻和參考資料時，一定要調出原始文件，千萬不要引用“別人的 引用文”。雖然這樣會很麻煩，但卻是收集和使用資料的重要原則。誤用二手資料的後果都相當的嚴重。因此，在收集資料時，一定要找到最原始的來 源，即使找不到原件，也要了解情況，確認事實。
“資料收集的基礎”摘要：（1）收集資料時，要遵守“動員最少人力、花 費最短時間、耗用最低經費”的三原則；（2）製定收集資料的目標時，應先經過討論和溝通，再列出與主題有關的項目；（3）一定要隨時提醒自己設定最終 產品的規格和形式；（4）多人進行多項工作時，可利用“工作進度管理表”控製質量和進度，並隨時檢索、修定流程和目標；（5）隨時注意統一資料內容、 規格及信息機器的格式；（6）絕對要堅持收集“原始文件”的原則。