利用空檔時間，最重要的觀念是：不要讓時間來支配你，而應該是你去 支配時間。如能建立這種正確想法，身體力行，必能將時間作有效的計劃分配，完成一些有意義的工作。
重視“順序”
一件工作的完成，必有其“順序”，而工作的“順序”常能左右時間的 價值及效率。一般人多忽略了工作順序，以致導致失敗或蒙受損失。因此，管理者工作的“內容”和“順序”是一樣重要的。舉一個簡單的例子，現在 你麵前擺著一餐豐盛的佳肴，你會不會先猛吃飯來填飽肚子呢？當然不會。
一般正常的吃法，都是先享受各式美味的菜餚後，再進食一碗飯，而工作順 序的道理正是如此。再則以麻將為例，精於麻將的人，懂得觀察各家牌型及出牌，因此他出牌的順序很明確，常常可獲得勝利。圍棋也是如此。一手錯 誤的落子，可能全盤皆輸。如能正確把握落子的順序，即可搶占先機，操縱整個棋局。與人交談，也要注意談話內容的條理及順序。應在談話前整理一下思路，將談話的主題依序排好，這樣的談話，必可收到良好的結果。
發表有順序的談話很多能讓領導採納其意見的下屬，談話都有一共同點，即他們能了解領 導的性格及想法，發表有順序的談話。比方說，在領導較空閑時，他們會找各種輕鬆的話題跟領導閑聊，而在領導忙碌時，就選擇較重要的事來報告； 而在報告糾紛案件或易引起領導不悅的案件時，一定在報告前，先談論一些領導喜歡的話題來鬆懈領導的心情等等；可是現實社會上，很多下屬並沒有 具備這樣的談話要領。
此外，以信息交換、商談、諮詢為目的的談話，其談話順序又如何呢？ 與他人交談之前，必須先準備一些可引起對方關注的話題，但這類話題隻是穿針引線，重要的是以後所要談論的內容。管理者須在腦海裏組織這些談話 內容，選擇一種最適切的順序來進行交談。
其實，談話順序的決定多須靠臨戰應變的能力，但是，在許多情況下， 仍然可以整理出一些通則：（1）先談論一些有關季節氣候等輕鬆的話題作開場白；（2）將可能使對方愉快的話題，放在前麵，而將可能會引起對方不悅的話 題擱後；（3）將內容單純的話題放在前麵，而將較為複雜的話題擱在後麵；（4）
閑聊應在剛開始或結束前進行；（5）將和對方有關的話題放在前麵，而將和自 己有關的話題放在後麵；（6）主題應在談話中途提出，若是在結束之前才談到主題，可能對方已經沒時間，也沒心情來和你交換意見。
管理者會因工作的關係，和某位以前曾見過麵的人士會談，而管理者所 準備的談話內容，排列順序如下：（1）對於以前承蒙他協助的事項提出致謝→（2）談論一些他較感興趣的話題→（3）對於他為自己工作所做的事情，再度表 示謝意→（4）主題→（5）管理者今後工作行程的安排→（6）現今廣受注目的企業經營聯絡及管理等話題。當然，交談是變向的，並非隻是一方喋喋不休， 因此交談時雙方話題是交叉進行著的，並將產生許多種組合方式。盡管如此，預先設計的話題仍然可以發揮效用，原則上，最好不要任意變更預定的談話 順序。當雙方交談時，可等對方話題告一段落，再接上管理者預定的話題，如此就不會發生太大的錯誤。比方說，當管理者談完（3）的工作承蒙關照時， 他接上了他兒子結婚的話題，管理者就等這個話題結束後，再按照管理者預先定好的順序，按照（4）→（5）→（6）進行交談，結果，管理者那次的會談相當 愉快，而且有效率。雖然，原則上最好不要更改預定的談話順序，但是在某些特殊情況下，仍須作適度的修改或刪除。比如，沒有時間進行閑聊時，就 須將預定的閑聊話題刪除，或者當對方對你的話題漠不關心時，即應適時轉 換等。
對於某些腦中沒有這種整理觀念及計劃的人來說，養成這種事先安排談 話內容的習慣，更是特別重要。
“15 分鍾的會議”
當你聽到“15 分鍾的會議”時，可能大吃一驚，因為你已習慣於一小時， 甚至半天、一天的會議方式。但是，事實上，15 分鍾的會議是可以做到的，那些費時一小時的會議中，至少有 50%可以縮短為 15 分鍾。致使會議冗長的 原因之一，就是大家都坐得太舒服了，因此，站著開會是防止會議冗長的有效方法。站立不僅有益健康，更由於長久站立容易疲勞，與會人士自然會產生及早結束的心理，當然，“站立式會議”就會變得簡短而有效了。目前， 有些公司已經採用了這種方式。長久以來，許多會議都浪費很多時間在資料說明上，而這也正是會議過長的原因之一。因此，開會前應該將有關資料送 交各與會人士，請他們事先閱讀，如此，不僅可提高會議的質量，更可縮短會議時間。其次，會議中的議事分析討論時間常不平均，往往花費許多時間 在某一二件議題上，而延長會議時間，甚至還有擇日重開會議的情況發生。
那麽，該如何防止這種現象呢？有一種簡單又有效的方法。可在會議開 始時，就各個議案一一徵詢與會人士意見，若無異議則表示通過，不另花時間來討論，而將全力集中於那些意見分歧的議案上麵，這就是“先求結論、 後討論”的會議方式。此外，還有一點關係重大，那就是選擇與會人士的方式。勉強出席、不了解議案內容、言不及義的人，應盡量避免，最好選擇真 正有見地、有熱忱的精銳人士來參與。再則，會議主席也肩負著很重的責任，若是處理不當，則會造成時間的浪費。對於議案的討論表決，主席可詢問大 家：“還有什麽意見嗎？”之後等待約 15 秒鍾，若無任何異議，即須自下結論，而後轉到另一議題的討論上，如此，可有效地控製會議時間。
不妨施行“一周律調術”
為了挪出更多的工作時間，許多人常認為應該減少睡眠時間，現在就有 許多書籍，都在討論短時間睡眠的問題。但是，就時間的觀點來看，許多管理者並不主張極力縮短睡眠時間。
發明大王愛迪生，數十年間，每天都隻睡 3～4 個小時，但是，普通人卻 很難像他這樣，因為他是個具有特異體力的人，據說，他 70 歲時患了感冒，還是他一生中第一次生病呢！另外，拿破崙也是以睡得少而聞名的。曾有人 模仿他這種短時間睡眠方式，結果身體承受不了。據後來的調查指出，拿破崙雖然晚上睡得很少，可是，他常利用白天的時間小睡。除了這些特異人士 外，一般人並不適合刻意去減短睡眠的時間，而應該採取適合他們體質的“一周律調術”這種方法，將一周的生活作息加以計劃，依此找出一個適合自己 的睡眠標準：星期一時，應盡量減少工作及休閑時間，睡足 8 個小時，以保存體力，應付一周的挑戰；星期二、三、四時，採取正常生活方式，視自己 的體能狀況來進行適度工作及娛樂，睡眠時間以標準的 6 小時為準；星期五、六時，應盡量減少工作時間，多從事休閑娛樂，而睡眠時間也可縮短為 4 小 時。這兩天是一星期內主要的休閑時期，之後又有一個星期天，所以，可適度地放鬆自己；星期日應睡足 8 小時，以充實氣力及體力。
重視“順序”
一件工作的完成，必有其“順序”，而工作的“順序”常能左右時間的 價值及效率。一般人多忽略了工作順序，以致導致失敗或蒙受損失。因此，管理者工作的“內容”和“順序”是一樣重要的。舉一個簡單的例子，現在 你麵前擺著一餐豐盛的佳肴，你會不會先猛吃飯來填飽肚子呢？當然不會。
一般正常的吃法，都是先享受各式美味的菜餚後，再進食一碗飯，而工作順 序的道理正是如此。再則以麻將為例，精於麻將的人，懂得觀察各家牌型及出牌，因此他出牌的順序很明確，常常可獲得勝利。圍棋也是如此。一手錯 誤的落子，可能全盤皆輸。如能正確把握落子的順序，即可搶占先機，操縱整個棋局。與人交談，也要注意談話內容的條理及順序。應在談話前整理一下思路，將談話的主題依序排好，這樣的談話，必可收到良好的結果。
發表有順序的談話很多能讓領導採納其意見的下屬，談話都有一共同點，即他們能了解領 導的性格及想法，發表有順序的談話。比方說，在領導較空閑時，他們會找各種輕鬆的話題跟領導閑聊，而在領導忙碌時，就選擇較重要的事來報告； 而在報告糾紛案件或易引起領導不悅的案件時，一定在報告前，先談論一些領導喜歡的話題來鬆懈領導的心情等等；可是現實社會上，很多下屬並沒有 具備這樣的談話要領。
此外，以信息交換、商談、諮詢為目的的談話，其談話順序又如何呢？ 與他人交談之前，必須先準備一些可引起對方關注的話題，但這類話題隻是穿針引線，重要的是以後所要談論的內容。管理者須在腦海裏組織這些談話 內容，選擇一種最適切的順序來進行交談。
其實，談話順序的決定多須靠臨戰應變的能力，但是，在許多情況下， 仍然可以整理出一些通則：（1）先談論一些有關季節氣候等輕鬆的話題作開場白；（2）將可能使對方愉快的話題，放在前麵，而將可能會引起對方不悅的話 題擱後；（3）將內容單純的話題放在前麵，而將較為複雜的話題擱在後麵；（4）
閑聊應在剛開始或結束前進行；（5）將和對方有關的話題放在前麵，而將和自 己有關的話題放在後麵；（6）主題應在談話中途提出，若是在結束之前才談到主題，可能對方已經沒時間，也沒心情來和你交換意見。
管理者會因工作的關係，和某位以前曾見過麵的人士會談，而管理者所 準備的談話內容，排列順序如下：（1）對於以前承蒙他協助的事項提出致謝→（2）談論一些他較感興趣的話題→（3）對於他為自己工作所做的事情，再度表 示謝意→（4）主題→（5）管理者今後工作行程的安排→（6）現今廣受注目的企業經營聯絡及管理等話題。當然，交談是變向的，並非隻是一方喋喋不休， 因此交談時雙方話題是交叉進行著的，並將產生許多種組合方式。盡管如此，預先設計的話題仍然可以發揮效用，原則上，最好不要任意變更預定的談話 順序。當雙方交談時，可等對方話題告一段落，再接上管理者預定的話題，如此就不會發生太大的錯誤。比方說，當管理者談完（3）的工作承蒙關照時， 他接上了他兒子結婚的話題，管理者就等這個話題結束後，再按照管理者預先定好的順序，按照（4）→（5）→（6）進行交談，結果，管理者那次的會談相當 愉快，而且有效率。雖然，原則上最好不要更改預定的談話順序，但是在某些特殊情況下，仍須作適度的修改或刪除。比如，沒有時間進行閑聊時，就 須將預定的閑聊話題刪除，或者當對方對你的話題漠不關心時，即應適時轉 換等。
對於某些腦中沒有這種整理觀念及計劃的人來說，養成這種事先安排談 話內容的習慣，更是特別重要。
“15 分鍾的會議”
當你聽到“15 分鍾的會議”時，可能大吃一驚，因為你已習慣於一小時， 甚至半天、一天的會議方式。但是，事實上，15 分鍾的會議是可以做到的，那些費時一小時的會議中，至少有 50%可以縮短為 15 分鍾。致使會議冗長的 原因之一，就是大家都坐得太舒服了，因此，站著開會是防止會議冗長的有效方法。站立不僅有益健康，更由於長久站立容易疲勞，與會人士自然會產生及早結束的心理，當然，“站立式會議”就會變得簡短而有效了。目前， 有些公司已經採用了這種方式。長久以來，許多會議都浪費很多時間在資料說明上，而這也正是會議過長的原因之一。因此，開會前應該將有關資料送 交各與會人士，請他們事先閱讀，如此，不僅可提高會議的質量，更可縮短會議時間。其次，會議中的議事分析討論時間常不平均，往往花費許多時間 在某一二件議題上，而延長會議時間，甚至還有擇日重開會議的情況發生。
那麽，該如何防止這種現象呢？有一種簡單又有效的方法。可在會議開 始時，就各個議案一一徵詢與會人士意見，若無異議則表示通過，不另花時間來討論，而將全力集中於那些意見分歧的議案上麵，這就是“先求結論、 後討論”的會議方式。此外，還有一點關係重大，那就是選擇與會人士的方式。勉強出席、不了解議案內容、言不及義的人，應盡量避免，最好選擇真 正有見地、有熱忱的精銳人士來參與。再則，會議主席也肩負著很重的責任，若是處理不當，則會造成時間的浪費。對於議案的討論表決，主席可詢問大 家：“還有什麽意見嗎？”之後等待約 15 秒鍾，若無任何異議，即須自下結論，而後轉到另一議題的討論上，如此，可有效地控製會議時間。
不妨施行“一周律調術”
為了挪出更多的工作時間，許多人常認為應該減少睡眠時間，現在就有 許多書籍，都在討論短時間睡眠的問題。但是，就時間的觀點來看，許多管理者並不主張極力縮短睡眠時間。
發明大王愛迪生，數十年間，每天都隻睡 3～4 個小時，但是，普通人卻 很難像他這樣，因為他是個具有特異體力的人，據說，他 70 歲時患了感冒，還是他一生中第一次生病呢！另外，拿破崙也是以睡得少而聞名的。曾有人 模仿他這種短時間睡眠方式，結果身體承受不了。據後來的調查指出，拿破崙雖然晚上睡得很少，可是，他常利用白天的時間小睡。除了這些特異人士 外，一般人並不適合刻意去減短睡眠的時間，而應該採取適合他們體質的“一周律調術”這種方法，將一周的生活作息加以計劃，依此找出一個適合自己 的睡眠標準：星期一時，應盡量減少工作及休閑時間，睡足 8 個小時，以保存體力，應付一周的挑戰；星期二、三、四時，採取正常生活方式，視自己 的體能狀況來進行適度工作及娛樂，睡眠時間以標準的 6 小時為準；星期五、六時，應盡量減少工作時間，多從事休閑娛樂，而睡眠時間也可縮短為 4 小 時。這兩天是一星期內主要的休閑時期，之後又有一個星期天，所以，可適度地放鬆自己；星期日應睡足 8 小時，以充實氣力及體力。