然而1937年12月31日和1938年1月1日，我們得到可靠的消息，日本總領事已通知組織自治委員會(自治政府委員會)的小組可以接管國際委員會的儲備和款項。
接著，我們於1938年1月3日的關於國際委員會狀況的機密(內部)文件記錄中確定了我們如下的立場：
我們是一個民間團體，成立的宗旨是幫助飽受戰爭苦難的平民。
1.食品和資金是供我們支配的，是供我們委員會用於上述目的的，因此我們要設法使委員會繼續存在下去，但我們在使用我們的救濟金時要適應當前這裏的狀況。
2.我們履行的行政管理工作由我們的合法基金單獨支付報酬。(警察的薪金不由我們支付，而是由他們的行政管理機構單獨支付。我們向警察提供大米，所提條件同我們向其他所有的難民和自願助手提的條件相同。市政當局派給我們組織的那3個職工的薪金單獨匯給。)
拉貝先生為此作了準備，並於1月6日晚上當福田德康先生來訪時把我們的立場非正式地通知了他。後者的來訪是要私下地、非官方地通知拉貝先生，日本軍事當局希望將來所有工作都由自治委員會做，還打算接管我們的全部資金和儲備。因為福田先生請拉貝先生在私人信件中向他解釋我們的狀況和立場，拉貝先生當即召集了委員會會議，在會議上商討並確定了1月7日拉貝先生給福田先生的復函文字。(見卷宗z29)
這樣事情暫時平靜下來了。然而，當1月8日星期六日本軍事當局要強製關閉我們的大米出售點時，我們經過同自治委員會新任食品委員王承天先生協商，於昨天決定今天早上自願關閉我們的大米出售點。我們在10天之前就想這樣做，但是到昨天為止自治委員會根本沒有能力接管大米出售工作。我們將一如既往地進行大米的免費發放。我們做好了準備工作，派人用我們的5輛卡車運輸日本軍隊向自治委員會提供的1萬袋大米。對於出售的大米，我們將計運輸費用；而對於免費發放的大米(額外提供的1250袋據說要在安全區以外地區免費發放)，我們不計運輸費用。
企圖把我們排除出去的又一步驟今天早上做出了，軍需物資供應處主任石田少佐先生突然拒絕履行他從前同我們達成的協議，根據這個協議，他應向我們出售3000袋大米和5000袋麵粉用於救濟目的。我們不想向自治委員會購買這批儲備，因為隻要它把大米、麵粉和燃煤供給安全區或者向平民開放的別的地方，我們就完全滿意了。在這期間，我們盡力保持一定的儲備，以防這個新機構崩潰或以防有人試圖通過得到的壟斷地位提高價格。
感謝您對我們有利於南京市民的事業的關心。
您忠實的
簽名：劉易斯 s.c.斯邁思
附件：
1.1月7日約翰·拉貝先生致福田信的副本。(卷宗z29)
2.“關於恢復南京正常生活秩序意見書”(卷宗 z30)，是我們為自治委員會寫的文件記錄，福田先生向拉貝先生索要了它的副本。
1月10日
昨天夜裏，當我的客人都走了之後，我慶祝了遲到的聖誕節。羅森博士給我帶來了信：12月20日、24日、27日和1月6日妻子寫於上海的信，11月12日格蕾特爾寫於哈爾特恩的信和12月5日奧托寫於慕尼黑的信。還有兩張格蕾特爾同烏爾西和古德龍的照片。我還得到了一本好書《蒂爾曼兒子的歷史》、兩根塞佛拉香腸、兩包克耐格爾麵包、胰島素和兩磅黃油。所有這些東西放在我的身邊如此可觀，我覺得就像一個得到饋贈的士兵一樣，我想我同我們的奧托一樣興高采烈。
1月10日，上午9時
克勒格爾拜會了石田少佐後帶來的答覆是，日本人不準備向我們出售已答應的大米和麵粉，他們隻準備向自治委員會提供。搶在日本人的命令之前，我們於今天早晨停止了大米的出售，這使中國的難民感到了極大的失望，因為自治委員會直至現在還沒有設立自己的出售點。局勢因此而變得嚴峻起來！
羅森博士到總部拜訪我們。日本人像對我一樣，也請他在他的報告中要小心一點。他說他是這樣回答的：我想報告的是，您切斷了我們的供水和供電。
南京寧海路5號1938年1月10日
尊敬的阿利森先生：
因為貝茨博士先生調查了涉及裏格斯先生的那起事件，我請他給您寫一份特別報告。在這裏附的事態報告中，我隻作為“187號事件”列舉了該起事件。“事態報告”是我們迄今作的關於日本士兵在安全區內暴行的報告續篇。
前4個事件(180號～183號)表明了住在中山路軍事機關附近的平民處於何等的危險之中。
184號和186號事件說明打算重返住所的人會遭遇到的困難。
185號事件是一個清楚的證據，它表明了日軍在處決平民時的慘無人道，更重要的，同時也涉及到我們自身的是，對居民生活和健康的威脅，因為整個地區尤其是池塘裏還躺滿了屍體。到現在我們城裏幸虧還沒有暴發瘟疫。然而，如果目前的狀況繼續下去，尤其是如果飲水不潔，我們就始終麵臨著暴發傳染病的危險。
187號事件說明，在維持士兵秩序方麵，不論是中國人還是我們都應該信賴的日本憲兵中有幾個人品德惡劣。對於這點，貝茨博士先生已指出。羅森博士先生今天告訴我，他建議日本人在必要時把他們一流的憲兵部隊從東京調到這裏來。
接著，我們於1938年1月3日的關於國際委員會狀況的機密(內部)文件記錄中確定了我們如下的立場：
我們是一個民間團體，成立的宗旨是幫助飽受戰爭苦難的平民。
1.食品和資金是供我們支配的，是供我們委員會用於上述目的的，因此我們要設法使委員會繼續存在下去，但我們在使用我們的救濟金時要適應當前這裏的狀況。
2.我們履行的行政管理工作由我們的合法基金單獨支付報酬。(警察的薪金不由我們支付，而是由他們的行政管理機構單獨支付。我們向警察提供大米，所提條件同我們向其他所有的難民和自願助手提的條件相同。市政當局派給我們組織的那3個職工的薪金單獨匯給。)
拉貝先生為此作了準備，並於1月6日晚上當福田德康先生來訪時把我們的立場非正式地通知了他。後者的來訪是要私下地、非官方地通知拉貝先生，日本軍事當局希望將來所有工作都由自治委員會做，還打算接管我們的全部資金和儲備。因為福田先生請拉貝先生在私人信件中向他解釋我們的狀況和立場，拉貝先生當即召集了委員會會議，在會議上商討並確定了1月7日拉貝先生給福田先生的復函文字。(見卷宗z29)
這樣事情暫時平靜下來了。然而，當1月8日星期六日本軍事當局要強製關閉我們的大米出售點時，我們經過同自治委員會新任食品委員王承天先生協商，於昨天決定今天早上自願關閉我們的大米出售點。我們在10天之前就想這樣做，但是到昨天為止自治委員會根本沒有能力接管大米出售工作。我們將一如既往地進行大米的免費發放。我們做好了準備工作，派人用我們的5輛卡車運輸日本軍隊向自治委員會提供的1萬袋大米。對於出售的大米，我們將計運輸費用；而對於免費發放的大米(額外提供的1250袋據說要在安全區以外地區免費發放)，我們不計運輸費用。
企圖把我們排除出去的又一步驟今天早上做出了，軍需物資供應處主任石田少佐先生突然拒絕履行他從前同我們達成的協議，根據這個協議，他應向我們出售3000袋大米和5000袋麵粉用於救濟目的。我們不想向自治委員會購買這批儲備，因為隻要它把大米、麵粉和燃煤供給安全區或者向平民開放的別的地方，我們就完全滿意了。在這期間，我們盡力保持一定的儲備，以防這個新機構崩潰或以防有人試圖通過得到的壟斷地位提高價格。
感謝您對我們有利於南京市民的事業的關心。
您忠實的
簽名：劉易斯 s.c.斯邁思
附件：
1.1月7日約翰·拉貝先生致福田信的副本。(卷宗z29)
2.“關於恢復南京正常生活秩序意見書”(卷宗 z30)，是我們為自治委員會寫的文件記錄，福田先生向拉貝先生索要了它的副本。
1月10日
昨天夜裏，當我的客人都走了之後，我慶祝了遲到的聖誕節。羅森博士給我帶來了信：12月20日、24日、27日和1月6日妻子寫於上海的信，11月12日格蕾特爾寫於哈爾特恩的信和12月5日奧托寫於慕尼黑的信。還有兩張格蕾特爾同烏爾西和古德龍的照片。我還得到了一本好書《蒂爾曼兒子的歷史》、兩根塞佛拉香腸、兩包克耐格爾麵包、胰島素和兩磅黃油。所有這些東西放在我的身邊如此可觀，我覺得就像一個得到饋贈的士兵一樣，我想我同我們的奧托一樣興高采烈。
1月10日，上午9時
克勒格爾拜會了石田少佐後帶來的答覆是，日本人不準備向我們出售已答應的大米和麵粉，他們隻準備向自治委員會提供。搶在日本人的命令之前，我們於今天早晨停止了大米的出售，這使中國的難民感到了極大的失望，因為自治委員會直至現在還沒有設立自己的出售點。局勢因此而變得嚴峻起來！
羅森博士到總部拜訪我們。日本人像對我一樣，也請他在他的報告中要小心一點。他說他是這樣回答的：我想報告的是，您切斷了我們的供水和供電。
南京寧海路5號1938年1月10日
尊敬的阿利森先生：
因為貝茨博士先生調查了涉及裏格斯先生的那起事件，我請他給您寫一份特別報告。在這裏附的事態報告中，我隻作為“187號事件”列舉了該起事件。“事態報告”是我們迄今作的關於日本士兵在安全區內暴行的報告續篇。
前4個事件(180號～183號)表明了住在中山路軍事機關附近的平民處於何等的危險之中。
184號和186號事件說明打算重返住所的人會遭遇到的困難。
185號事件是一個清楚的證據，它表明了日軍在處決平民時的慘無人道，更重要的，同時也涉及到我們自身的是，對居民生活和健康的威脅，因為整個地區尤其是池塘裏還躺滿了屍體。到現在我們城裏幸虧還沒有暴發瘟疫。然而，如果目前的狀況繼續下去，尤其是如果飲水不潔，我們就始終麵臨著暴發傳染病的危險。
187號事件說明，在維持士兵秩序方麵，不論是中國人還是我們都應該信賴的日本憲兵中有幾個人品德惡劣。對於這點，貝茨博士先生已指出。羅森博士先生今天告訴我，他建議日本人在必要時把他們一流的憲兵部隊從東京調到這裏來。