既然費了功夫才錄下這麽多的錄音帶，所以應充分地利用這些錄音帶。 一般都使用十卷裝的塑膠盒來裝錄音帶，並將這些盒子擺放在書架上，每個盒子及每個書架都有分類。例如，有關語言方麵就分為英語、法語、德 語，並且再就其中的內容加以細分。
每卷錄音帶盒內的索引紙上，都要寫上每卷的部分內容，並且為使錄音 帶的內容一目了然，無論錄音帶的標籤，或十卷裝的錄音盒上所貼的標籤， 均標上標題。
對錄音帶所收錄的內容，原則上一卷隻收錄一個項目。60 分鍾的錄音帶 隻收錄 15 分鍾的內容，在別人看來或許會覺得很浪費，但若法語後麵接著錄英語，那就無法明確分類、整理，且活用時也很不方便。
9.文書處理機（woroprocebsor）的磁碟片應如何保存 當今時代，文書處理機（woroprocebsor）已相當普及了。也因此平均每三個月就有新的機種上市，且性能更高，價格卻不斷下降。現在我們暫且不 談低價位的機種，目前所普及的機種，大部分都是使用 3.5 英寸的磁碟片。
一張磁碟片所能容納的信息是單行本一本的容量。磁碟片不占空間且容量大，可稱得上是珍貴的信息來源。 辦公室裏常會使用到處理機。但磁碟片有個缺點，那就是一張磁碟片的容量很大，往往在一張磁碟片內，就存有各種各樣的信息資料。 因此，在錄入時應一一予以分類，一張磁碟片內，應該隻存入某個主題的一連串相關資料。 某個主題即使內容很少，也不可以一張磁碟片存入好幾個主題。基於此就很不方便整理，且不好靈活使用。 首先，可將錄音帶分成“個別專題”、“一般”、“各種形式”三大類。
“個別專題”每個辯護或訴訟案件有其各自的磁碟片。“各種形式”每一項 目，是交給法院的文件檔案。
有關大項目、中項目，其磁碟片要以顏色來分類。為了知道每張磁碟片 中所存入的資料，所以在每張磁碟片的標籤上，都記入各個主題。
再者，若每次存檔時，為了知道某張磁碟片存入的內容有多少，而每次 都須將目錄拉出來，這是極為不便的。因此，為了能對內容一目了然，特別將目錄列出來，如此一來，就可縮短磁碟片查閱的時間。
以專用的盒子來保存磁碟片，並且，每個大項目都放入不同顏色的盒子 內，便可縮減尋找的時間。
10.郵件應如何整理、保管呢？ 既關係到切身利益且容易保管的東西，要算是郵件了。一般來說，在某段時間內收到大量郵件的就非賀年卡莫屬了。 有關賀年卡這類明信片，大多數的人並不會將它特別保管起來，通常在看過後，隻會記下變更的住址等重要事項，而等熱cháo一過，就會將這些卡片 扔掉，或者，是作為下一年要寄出賀年卡的參考依據。
一般管理者的辦公室內，往往每年互相往來的賀年卡或問候卡件數高達 數千封，並且平時的郵件也很多，合算起來大概有上萬封吧！這些郵件若不依次整理，往後就很難整理了。
首先，分為丟棄的gg郵件及值得看的郵件。而值得看的郵件，當場就 蓋上當天的日期，蓋章須蓋在寄件人住址和姓名的左上端。這樣，對住址、姓名、及收信日期便可一目了然。
其次是分類。有關日常工作的郵件，則將其歸入以專題區分的檔案夾內， 這也是縮短查閱時間的必要措施之一。若無分類，留待使用時才找的話，那可就得耗費相當長的時間了。分類當然也包括了需要迅速回件或聯絡的信 件，所以，原則上每天都需要處理當日應回的信件或應聯絡的郵件。
賀年卡和私人郵件，各自分開的整理法。 賀年卡和日常郵件不同的地方是不需要在一天之內整理完，所以，首先以內容的第一個字按英文 26 字母的順序做整理，然後在最後幾天，再做歸 納，並完全按英文 26 個字母順序來整理。此時，所收到的賀卡應將寄件人的姓名登記在管理用的目錄上，並在姓名旁註明收件日期，若看目錄上，尚有 未寄出的賀卡，則配合時機回寄。
在以後章節中，將談到如何保存重要的賀卡，並轉換成實用的“人才錄” 資料。首先，是將必要的資料抄在人才錄後，如果原本抄在人才錄的內容用不著時，就應捨棄。但是，因為人才錄上所寫的並非是全部資料，所以應留 下未抄的賀卡，以及自認為必要的賀卡。
這些賀卡應利用書櫥來保存，並按 26 個字母順序來整理。每張賀年卡， 按年度分別貼上標籤來保存。賀卡中有標示寄件人姓名的那一麵，則按 26個字母來排列。如此保管待以後要活用時，就能迅速地找出某人的賀卡，在 使用上極為方便。
11.信息活用的重點（1）將節省下來的查閱時間，挪用在附加價值高的工作上。
（2）信息整理不要期望一開始就完整美觀，而應留意方便使用及單純 化。
（3）手冊有利於工作的完整性。
（4）資料應用固定的規格來複印，並且使用取放、轉換都很容易的檔案 夾來做處理。
（5）複印的規則是一張紙隻有一份資料，而卡式錄音帶、磁碟片則隻收 錄相關主題。
（6）使用顏色區分可使整理一目了然，並能縮短查閱的時間。
管理者的信息活用術信息必須能加以活用。以管理者的情況來說，如所收集來的信息，卻不 能有利於自己的工作，或是無法配合自己的目的，那原則上此信息對管理者而言是不具任何意義的。由於職別各有不同，所以活用的目的也是各異的。 但要注意的是原本收集的資料，在未經整理的狀態下，是無法直接對工作有利的，當然，能夠直接利用的資料，就很方便了。但在決定工作主題時， 也有從近乎“零”的狀態下，從頭開始收集信息。完全從“零”開始來收集信息，是不可能的，在剛開始的階段中，仍應具有最基本的信息。 信息收集所應注意的是，平時應事先架起天線，去接收可能對自己商務有利的信息。如此一來，在接觸某項和原本工作並無太大關係的新工作時， 起碼有些基本資料可供參考。
以下所要談的是有關管理者信息活用術。 假如管理者從事的是律師、會計師及演講和執筆等工作，而這些範疇便成為管理者活用信息的標準，且按下述順序來製作管理者的工作檔案。
（1）信息檔案夾，收集和主題相關的信息。
（2）考慮如何架構，並且分類。
（3）填補不足的信息，（第 2 項和第 3 項是同時進行）。
（4）若為演講或執筆，便做成摘要，配合檔案演講或執筆的工作。若為 律師或會計師的工作，則以使用這些檔案來著手工作。
1.接受一項主題時該如何著手 現舉一個信息活用的實例。數年前卡文先生曾以企業兼併為演講的主題，以早上 10 點至下午 5 點為期一天的時間，來介紹自己的方法。在此順便 說明一下，企業兼併是指某公司利用經營戰略併吞了其他公司。簡單地說，就是企業本身的買賣。若此企業對所有人都不產生魅力時，也不是以解體的 方式，來賣出土地、商品、建築物，而是視為一個有機體出售給某個企業。
每卷錄音帶盒內的索引紙上，都要寫上每卷的部分內容，並且為使錄音 帶的內容一目了然，無論錄音帶的標籤，或十卷裝的錄音盒上所貼的標籤， 均標上標題。
對錄音帶所收錄的內容，原則上一卷隻收錄一個項目。60 分鍾的錄音帶 隻收錄 15 分鍾的內容，在別人看來或許會覺得很浪費，但若法語後麵接著錄英語，那就無法明確分類、整理，且活用時也很不方便。
9.文書處理機（woroprocebsor）的磁碟片應如何保存 當今時代，文書處理機（woroprocebsor）已相當普及了。也因此平均每三個月就有新的機種上市，且性能更高，價格卻不斷下降。現在我們暫且不 談低價位的機種，目前所普及的機種，大部分都是使用 3.5 英寸的磁碟片。
一張磁碟片所能容納的信息是單行本一本的容量。磁碟片不占空間且容量大，可稱得上是珍貴的信息來源。 辦公室裏常會使用到處理機。但磁碟片有個缺點，那就是一張磁碟片的容量很大，往往在一張磁碟片內，就存有各種各樣的信息資料。 因此，在錄入時應一一予以分類，一張磁碟片內，應該隻存入某個主題的一連串相關資料。 某個主題即使內容很少，也不可以一張磁碟片存入好幾個主題。基於此就很不方便整理，且不好靈活使用。 首先，可將錄音帶分成“個別專題”、“一般”、“各種形式”三大類。
“個別專題”每個辯護或訴訟案件有其各自的磁碟片。“各種形式”每一項 目，是交給法院的文件檔案。
有關大項目、中項目，其磁碟片要以顏色來分類。為了知道每張磁碟片 中所存入的資料，所以在每張磁碟片的標籤上，都記入各個主題。
再者，若每次存檔時，為了知道某張磁碟片存入的內容有多少，而每次 都須將目錄拉出來，這是極為不便的。因此，為了能對內容一目了然，特別將目錄列出來，如此一來，就可縮短磁碟片查閱的時間。
以專用的盒子來保存磁碟片，並且，每個大項目都放入不同顏色的盒子 內，便可縮減尋找的時間。
10.郵件應如何整理、保管呢？ 既關係到切身利益且容易保管的東西，要算是郵件了。一般來說，在某段時間內收到大量郵件的就非賀年卡莫屬了。 有關賀年卡這類明信片，大多數的人並不會將它特別保管起來，通常在看過後，隻會記下變更的住址等重要事項，而等熱cháo一過，就會將這些卡片 扔掉，或者，是作為下一年要寄出賀年卡的參考依據。
一般管理者的辦公室內，往往每年互相往來的賀年卡或問候卡件數高達 數千封，並且平時的郵件也很多，合算起來大概有上萬封吧！這些郵件若不依次整理，往後就很難整理了。
首先，分為丟棄的gg郵件及值得看的郵件。而值得看的郵件，當場就 蓋上當天的日期，蓋章須蓋在寄件人住址和姓名的左上端。這樣，對住址、姓名、及收信日期便可一目了然。
其次是分類。有關日常工作的郵件，則將其歸入以專題區分的檔案夾內， 這也是縮短查閱時間的必要措施之一。若無分類，留待使用時才找的話，那可就得耗費相當長的時間了。分類當然也包括了需要迅速回件或聯絡的信 件，所以，原則上每天都需要處理當日應回的信件或應聯絡的郵件。
賀年卡和私人郵件，各自分開的整理法。 賀年卡和日常郵件不同的地方是不需要在一天之內整理完，所以，首先以內容的第一個字按英文 26 字母的順序做整理，然後在最後幾天，再做歸 納，並完全按英文 26 個字母順序來整理。此時，所收到的賀卡應將寄件人的姓名登記在管理用的目錄上，並在姓名旁註明收件日期，若看目錄上，尚有 未寄出的賀卡，則配合時機回寄。
在以後章節中，將談到如何保存重要的賀卡，並轉換成實用的“人才錄” 資料。首先，是將必要的資料抄在人才錄後，如果原本抄在人才錄的內容用不著時，就應捨棄。但是，因為人才錄上所寫的並非是全部資料，所以應留 下未抄的賀卡，以及自認為必要的賀卡。
這些賀卡應利用書櫥來保存，並按 26 個字母順序來整理。每張賀年卡， 按年度分別貼上標籤來保存。賀卡中有標示寄件人姓名的那一麵，則按 26個字母來排列。如此保管待以後要活用時，就能迅速地找出某人的賀卡，在 使用上極為方便。
11.信息活用的重點（1）將節省下來的查閱時間，挪用在附加價值高的工作上。
（2）信息整理不要期望一開始就完整美觀，而應留意方便使用及單純 化。
（3）手冊有利於工作的完整性。
（4）資料應用固定的規格來複印，並且使用取放、轉換都很容易的檔案 夾來做處理。
（5）複印的規則是一張紙隻有一份資料，而卡式錄音帶、磁碟片則隻收 錄相關主題。
（6）使用顏色區分可使整理一目了然，並能縮短查閱的時間。
管理者的信息活用術信息必須能加以活用。以管理者的情況來說，如所收集來的信息，卻不 能有利於自己的工作，或是無法配合自己的目的，那原則上此信息對管理者而言是不具任何意義的。由於職別各有不同，所以活用的目的也是各異的。 但要注意的是原本收集的資料，在未經整理的狀態下，是無法直接對工作有利的，當然，能夠直接利用的資料，就很方便了。但在決定工作主題時， 也有從近乎“零”的狀態下，從頭開始收集信息。完全從“零”開始來收集信息，是不可能的，在剛開始的階段中，仍應具有最基本的信息。 信息收集所應注意的是，平時應事先架起天線，去接收可能對自己商務有利的信息。如此一來，在接觸某項和原本工作並無太大關係的新工作時， 起碼有些基本資料可供參考。
以下所要談的是有關管理者信息活用術。 假如管理者從事的是律師、會計師及演講和執筆等工作，而這些範疇便成為管理者活用信息的標準，且按下述順序來製作管理者的工作檔案。
（1）信息檔案夾，收集和主題相關的信息。
（2）考慮如何架構，並且分類。
（3）填補不足的信息，（第 2 項和第 3 項是同時進行）。
（4）若為演講或執筆，便做成摘要，配合檔案演講或執筆的工作。若為 律師或會計師的工作，則以使用這些檔案來著手工作。
1.接受一項主題時該如何著手 現舉一個信息活用的實例。數年前卡文先生曾以企業兼併為演講的主題，以早上 10 點至下午 5 點為期一天的時間，來介紹自己的方法。在此順便 說明一下，企業兼併是指某公司利用經營戰略併吞了其他公司。簡單地說，就是企業本身的買賣。若此企業對所有人都不產生魅力時，也不是以解體的 方式，來賣出土地、商品、建築物，而是視為一個有機體出售給某個企業。