總之，文具用品準備三套的主要目的，是充分利用空間時間。有一點也 十分重要，就是這些文具必須固定放在家裏的書桌上、公文包內和公司的抽屜裏，無論如何絕不替代使用，如此，才能發揮效用，哪個地方有欠缺時， 也必定立刻補齊，堅持絕不暫借或替代使用的原則。
2.四色原子筆是區分資料顏色的利器 前麵已提過，卡文先生喜歡用的三種寶器是原子筆、鉛筆、派克筆（彩色筆）。原子筆預備四種顏色是最理想的，無論是書籍、出版刊物、原 稿，以四色筆就可發揮區分資料的重要度。例如：最重要的信息以紅色劃線作記號，其次用藍色、黑色、綠色，校對、複習時都能立即辨知，所以四色原子筆是十分重要的法寶。
曾有一位棒球評論家 k 先生（也是四色原子筆的愛用者），他在比賽時 作筆記或記錄時，紅色表示打者擊一中安打，黑色表示投手應使用三振對方之法，藍色和綠色是表示有關比賽的感想。所以隻要一看這些代表顏色，就 能立刻知道比賽過程及內容。
在四色筆中，一般人最常用的是紅色和黑色，所以墨水總是很快就用完， 常常留下其他兩種墨水。想必很多人認為實在很不經濟。碰到這種情況，就會把它丟掉，再買一支新的。站在實用及提高效率的立場而言，再買一支的 好處比較多，並不隻是文具用品，節約不一定是美德。
平時，人們常使用的原子筆、簽字筆、鋼筆，而很少有人使用鉛筆。非 正式文章或演講糙稿，也大多使用原子筆或鋼筆。從方便書寫及可任意修改的觀點來看，鉛筆應是比較理想的工具，既可快速地書寫，又可立刻塗改而 不留痕跡，文章看起來仍是整整齊齊的，不是很理想嗎！
在書上作記號劃線所用的“派克筆”，雖是一件小用品，卻也是整理術 中方便又重要的文具之一。
3.鋼筆類的貴重品在工作上不適用 鋼筆是一般生意人最常攜帶的物品，難免帶著顯示自己身份的意味，有些人甚至喜愛外國進口的高級鋼筆。其實，鋼筆缺乏實用性，一點也不值得 用。
對高級鋼筆敬而遠之的最大理由，是因為它太名貴了，捨不得隨意使用。 文具用品是消耗品，用完就丟，鋼筆也是一樣，這種高“貴”的鋼筆若是用壞了就丟，普通人沒那麽大的資本。
由於鋼筆使用的是墨水，某些紙質不適合使用；更糟糕的是，多餘的墨 水在書寫時滲出的話，汙損紙張的機率相當高；若一段時間沒蓋上筆套，也 常有斷水現象。
基於這些理由，一般不願使用鋼筆，也沒有購買的欲望。既是無多大用 途的文具，實在無需再將它當作禮品，以免老被放入抽屜裏，徒占空間。
4.可利用裝名片的盒子裝些小東西 對商業人士而言，桌子是主要的戰場。懂得如何使用、如何整理桌麵，可提高工作效率。 桌子可分為做事、批文件的桌麵，和放置各種文具用品的空間兩部分。
不需多言，放置文具用品必定是抽屜。但是，抽屜常要開開關關，裏麵的東 西也因而晃動，如何使文具用品位置固定，而不會淩亂呢？
對於桌子的選擇也是很重要的。卡文先生通常是挑兩邊都有抽屜的桌 子。為了整理用品或資料，桌子的抽屜多一點，使用起來會更方便。但是，如果對於哪一個抽屜放什麽東西都不清楚的話，再多的抽屜也毫無意義。
卡文先生的桌子，左邊抽屜是擺最常用的文具用品，或常用的書刊等； 右邊就放些比較不重要的書刊。這是為配合左手打開抽屜、右手拿文具的身體自然動作的原因。還有寫字一般用右手，在邊書寫時，也可邊用左手拿東 西。
市麵上常出現僅有右邊抽屜的桌子，對習慣右手工作的人，事實上是一 點也不方便。
有一項原則：抽屜必須常常整理。有些桌子常附有塑膠製的淺盒子，將 抽屜分為兩格，後麵一格常因不易使用而空著。
為了使用方便，利用現成的文具盒子是最好的。一般認為整理抽屜最好 的東西就是裝名片的小塑膠盒。這種塑膠盒的容器拚裝後，和抽屜的大小差不多，可並列作為間隔。曲別針、郵票、零錢等小東西可分別放在名片盒子 裏，取用方便，而且不紊亂。
5.書桌的整理，以便於使用為前提 書桌上除了檯燈外，電話和辭典是常看到的東西。此外，客戶的電話本也是很重要的。幾年前，卡文先生買了一種電話號碼自動存放機，逢到 a 開 頭的客戶名稱，按下 a 鍵，a 類卡片就會跳出來，可立刻查出客戶的電話，減少翻查的時間，非常方便。
但是，科技文明不斷進步，最近更出現能記憶百條左右的電話號碼的電 話機，比先前的電話號碼存放機更方便，更符合減少尋找時間的條件。
電話隻要在書房或工作室放一台就夠了，不要讓電話占太多的空間。尤 其是地窄人稠的都市裏，在狹小的房子的關鍵處、廚房角落都擺上電話，反而會造成許多困擾。如果工作室也這樣的話，那就更糟糕了。
書桌整理術最優先的是要放些常用的東西，要用時能立刻取到。“整理” 並非指把書桌整理得整整齊齊、一塵不染的意思。尤其常用的書籍、辭典，可直接放在桌上，要用時，不用移動雙腳就能直接拿到，十分方便。
書桌上常堆放幾本翻開的書以及文具用品，一眼看去，象是淩亂地擺在 桌上，但是，這卻是最方便使用，完全按照個人的需求而作的“整理”。
總之，無論別人眼裏看起來怎樣淩亂，隻要個人使用方便，都是正確的 整理術。所以，書桌的整理重心，不是看起來冠冕堂皇或整齊劃一，而是追 求高效率。
6.公文包，大小通吃 對商業人士而言，公文包是必要攜帶的用品之一。妥善使用公文包可提高工作效率。事實上，人不是因工作而活的。看看以下對公文包的使用的說 明，就不會覺得這句話有誇大之嫌。
現在所用的公文包，是由質地很硬的皮革所製成的，設計也非常簡單大 方，實用性很高。
一般生意人都喜歡拿 007 式的手提箱，而有些人卻從來不用這種公文 包，因為它給人硬邦邦的感覺。公文包應選擇能裝很多東西的，比較好用且 便利。
為了區分職業的頭銜，而使用特殊的公文包，而平時要隨身攜帶的東西 很多，像重要書籍、原稿、文具用品、錢包、地圖，甚至眼鏡、雨傘等，經常都要放入公文包內。因此，公文包就好像醫生的出診皮包一樣大。
公文包裏應有盡有，碰到任何狀況，一點也不用煩惱，要有“隻要有它， 萬事順暢”的感受。選大一點的公文包，主要是因為裝書的緣故，因為有些人有看到好書就買的習慣，所以，買了一大堆書也不愁裝不下。同時把隨身 攜帶的小東西都裝在皮包裏，可避免遺失的憂慮。“大小通吃”就是這個意 思。
還有公文包要選耐用的，這也是選擇的重點之一。一般來說，公文包底 部接fèng處如果牢固的話，就會很耐用，所以底部的牢固與否也是另一項選擇 重點。
2.四色原子筆是區分資料顏色的利器 前麵已提過，卡文先生喜歡用的三種寶器是原子筆、鉛筆、派克筆（彩色筆）。原子筆預備四種顏色是最理想的，無論是書籍、出版刊物、原 稿，以四色筆就可發揮區分資料的重要度。例如：最重要的信息以紅色劃線作記號，其次用藍色、黑色、綠色，校對、複習時都能立即辨知，所以四色原子筆是十分重要的法寶。
曾有一位棒球評論家 k 先生（也是四色原子筆的愛用者），他在比賽時 作筆記或記錄時，紅色表示打者擊一中安打，黑色表示投手應使用三振對方之法，藍色和綠色是表示有關比賽的感想。所以隻要一看這些代表顏色，就 能立刻知道比賽過程及內容。
在四色筆中，一般人最常用的是紅色和黑色，所以墨水總是很快就用完， 常常留下其他兩種墨水。想必很多人認為實在很不經濟。碰到這種情況，就會把它丟掉，再買一支新的。站在實用及提高效率的立場而言，再買一支的 好處比較多，並不隻是文具用品，節約不一定是美德。
平時，人們常使用的原子筆、簽字筆、鋼筆，而很少有人使用鉛筆。非 正式文章或演講糙稿，也大多使用原子筆或鋼筆。從方便書寫及可任意修改的觀點來看，鉛筆應是比較理想的工具，既可快速地書寫，又可立刻塗改而 不留痕跡，文章看起來仍是整整齊齊的，不是很理想嗎！
在書上作記號劃線所用的“派克筆”，雖是一件小用品，卻也是整理術 中方便又重要的文具之一。
3.鋼筆類的貴重品在工作上不適用 鋼筆是一般生意人最常攜帶的物品，難免帶著顯示自己身份的意味，有些人甚至喜愛外國進口的高級鋼筆。其實，鋼筆缺乏實用性，一點也不值得 用。
對高級鋼筆敬而遠之的最大理由，是因為它太名貴了，捨不得隨意使用。 文具用品是消耗品，用完就丟，鋼筆也是一樣，這種高“貴”的鋼筆若是用壞了就丟，普通人沒那麽大的資本。
由於鋼筆使用的是墨水，某些紙質不適合使用；更糟糕的是，多餘的墨 水在書寫時滲出的話，汙損紙張的機率相當高；若一段時間沒蓋上筆套，也 常有斷水現象。
基於這些理由，一般不願使用鋼筆，也沒有購買的欲望。既是無多大用 途的文具，實在無需再將它當作禮品，以免老被放入抽屜裏，徒占空間。
4.可利用裝名片的盒子裝些小東西 對商業人士而言，桌子是主要的戰場。懂得如何使用、如何整理桌麵，可提高工作效率。 桌子可分為做事、批文件的桌麵，和放置各種文具用品的空間兩部分。
不需多言，放置文具用品必定是抽屜。但是，抽屜常要開開關關，裏麵的東 西也因而晃動，如何使文具用品位置固定，而不會淩亂呢？
對於桌子的選擇也是很重要的。卡文先生通常是挑兩邊都有抽屜的桌 子。為了整理用品或資料，桌子的抽屜多一點，使用起來會更方便。但是，如果對於哪一個抽屜放什麽東西都不清楚的話，再多的抽屜也毫無意義。
卡文先生的桌子，左邊抽屜是擺最常用的文具用品，或常用的書刊等； 右邊就放些比較不重要的書刊。這是為配合左手打開抽屜、右手拿文具的身體自然動作的原因。還有寫字一般用右手，在邊書寫時，也可邊用左手拿東 西。
市麵上常出現僅有右邊抽屜的桌子，對習慣右手工作的人，事實上是一 點也不方便。
有一項原則：抽屜必須常常整理。有些桌子常附有塑膠製的淺盒子，將 抽屜分為兩格，後麵一格常因不易使用而空著。
為了使用方便，利用現成的文具盒子是最好的。一般認為整理抽屜最好 的東西就是裝名片的小塑膠盒。這種塑膠盒的容器拚裝後，和抽屜的大小差不多，可並列作為間隔。曲別針、郵票、零錢等小東西可分別放在名片盒子 裏，取用方便，而且不紊亂。
5.書桌的整理，以便於使用為前提 書桌上除了檯燈外，電話和辭典是常看到的東西。此外，客戶的電話本也是很重要的。幾年前，卡文先生買了一種電話號碼自動存放機，逢到 a 開 頭的客戶名稱，按下 a 鍵，a 類卡片就會跳出來，可立刻查出客戶的電話，減少翻查的時間，非常方便。
但是，科技文明不斷進步，最近更出現能記憶百條左右的電話號碼的電 話機，比先前的電話號碼存放機更方便，更符合減少尋找時間的條件。
電話隻要在書房或工作室放一台就夠了，不要讓電話占太多的空間。尤 其是地窄人稠的都市裏，在狹小的房子的關鍵處、廚房角落都擺上電話，反而會造成許多困擾。如果工作室也這樣的話，那就更糟糕了。
書桌整理術最優先的是要放些常用的東西，要用時能立刻取到。“整理” 並非指把書桌整理得整整齊齊、一塵不染的意思。尤其常用的書籍、辭典，可直接放在桌上，要用時，不用移動雙腳就能直接拿到，十分方便。
書桌上常堆放幾本翻開的書以及文具用品，一眼看去，象是淩亂地擺在 桌上，但是，這卻是最方便使用，完全按照個人的需求而作的“整理”。
總之，無論別人眼裏看起來怎樣淩亂，隻要個人使用方便，都是正確的 整理術。所以，書桌的整理重心，不是看起來冠冕堂皇或整齊劃一，而是追 求高效率。
6.公文包，大小通吃 對商業人士而言，公文包是必要攜帶的用品之一。妥善使用公文包可提高工作效率。事實上，人不是因工作而活的。看看以下對公文包的使用的說 明，就不會覺得這句話有誇大之嫌。
現在所用的公文包，是由質地很硬的皮革所製成的，設計也非常簡單大 方，實用性很高。
一般生意人都喜歡拿 007 式的手提箱，而有些人卻從來不用這種公文 包，因為它給人硬邦邦的感覺。公文包應選擇能裝很多東西的，比較好用且 便利。
為了區分職業的頭銜，而使用特殊的公文包，而平時要隨身攜帶的東西 很多，像重要書籍、原稿、文具用品、錢包、地圖，甚至眼鏡、雨傘等，經常都要放入公文包內。因此，公文包就好像醫生的出診皮包一樣大。
公文包裏應有盡有，碰到任何狀況，一點也不用煩惱，要有“隻要有它， 萬事順暢”的感受。選大一點的公文包，主要是因為裝書的緣故，因為有些人有看到好書就買的習慣，所以，買了一大堆書也不愁裝不下。同時把隨身 攜帶的小東西都裝在皮包裏，可避免遺失的憂慮。“大小通吃”就是這個意 思。
還有公文包要選耐用的，這也是選擇的重點之一。一般來說，公文包底 部接fèng處如果牢固的話，就會很耐用，所以底部的牢固與否也是另一項選擇 重點。