（3）攝像機錄像帶的整理攝像機是一種將攝入的影像記錄在 2 英寸磁碟片的劃時代信息機器。它 的整理方法和電腦、錄像機的整理方式相似。不過攝影機距離普及時代仍有一段時間，因此最好能將它的磁碟片記錄轉變成一般普通性媒介。簡單地說， 也就是把需要保存的畫麵轉錄到 vhs 錄像帶上。vhs 錄像機相當普及，它的電子照片也處處可見，尤其是 vhs 錄像帶可供自由編輯、複製。vhs 錄像帶 和攝影機的磁碟片性質頗為相似，攝影機的一格畫麵，約可轉錄成 5 秒鍾的錄像帶，因此若將 t－120 錄像帶用標準速度使用，約可容納 1440 個畫麵； 若是用 3 倍速度使用，則可容納 4320個畫麵，儼然是另一種信息壓縮功能。 轉錄後的攝像機磁碟片可在消除後重複使用，若是具有保存價值的重要記 錄，則可存入檔案袋中。
3.“照片資料的整理”注意事項 照片資料的整理應注意五個事項：（1）照片資料是一種時間記錄，最好能按照時間順序來整理；（2）底片與黑白壓條（相版）應成對放入檔案袋中；（3） 盡量少用同步沖印，僅選擇有必要的畫麵沖放照片，並和文件資料一齊放入相同主題的檔案袋中；（4）正片隻能利用現成的整理係統加以保管；（5）選擇 攝像機磁碟片中可用的畫麵，轉錄於 vhs 錄像帶中保存起來。
人物資料整理技巧多數人都曾經為了整理名片或聯絡地址而傷透腦筋。其原因莫過於找不 到一套理想的整理方法。每個人處理名片的態度及方法各有不同，有人不論是莫逆之交或一麵之緣，皆把對方視為個人資產納入通訊錄中；有人隻登錄 關係密切者的通訊地址；有人卻來者不拒，甚至將它列為一種商業信息；但也有人象政治家般喜歡到處散發名片。不同職業及不同的人生觀自然影響了 每個人的處理方式，但是不可否認，在商業上，“人”的確是相當重要的信息來源。一個人能借著一通電話與多少人聯絡、擴充多少人際關係，往往可 以看出一個人的工作實力，因為“人”就是最具價值的信息。
名片及通訊錄的基本整理方法有兩點：1.名片及通訊錄的基本管理法在 80 年代個人電腦剛剛興起時，沒有人知道這個儼若魔術箱的新玩意，能對工作產生多大的助益。事實上，除了理工係的數值計算及經營管理外， 電腦並未對個人工作產生巨大的改變或貢獻。當電腦公司裏的研究開發者絞盡腦汁想著該如何發展電腦的用途時，電腦一度曾被視為“協助業餘者增長 智慧”的機器，然而到了最後，電腦卻走上一般商業用途，於是有關“名片。通訊錄的管理”套裝軟體，也不斷被開發出來。
用電腦處理人物資料，具有三大優點：（1）能夠自由地刪除或增加名單；（2）能夠快速地查詢；（3）能夠將輸入資料直接列印出來。這些都是紙資料所 無法達到的優點。
不過，以電腦管理名片或通訊錄，仍有三項不可避免的缺點：（1）輸入作 業相當麻煩；（2）登錄的資料會一年一年與日漸增，總有一天會超過容量的極限；（3）電腦不似通訊手冊可隨身攜帶。因此，許多人不願意以電腦來管理現 有的通訊資料，尤其唯恐將來有更理想的電子管理係統出現時，又必須重新輸入資料，造成人力與時間的浪費。盡管如此，絕大多數人仍一直期待名片、 通訊錄的電子化，於是在前些年剛剛上市的超薄型筆記簿電腦（或資料處理機），立即成為市場上的搶手貨。
有的管理者所使用的通訊手冊已經沿用 20 餘年，雖然外表陳舊不堪，至 今卻仍然相當有用。因此若要將名片、通訊錄電子化管理，就必須設定一個 至少可持續10～20 年的係統。人生的 20 年一晃即過，整理信息也應該配合 人生的計劃。
根據名片、通訊錄管理的一些缺陷，現階段要找出更理想的方法，就必 須針對五個項目逐一改進：（1）輸入所需花費時間；（2）資料的容量；（3）檢索能力；（4）攜帶性；（5）20 年後的持續性。然後再綜合兩項要點：（1）首先製 作一個以“紙資料”為中心的管理係統，作為將來電子化的藍本；（2）在藍本中再製作一個可以和名片、通訊錄聯繫的係統。
使工作簡單而不麻煩，是整理資料的大原則，如果為了整理而使事情變 得更繁雜，反而是一種顛倒是非的做法。
2.建立“紙資料”為中心的管理係統傳說名片最早起源於 17～18 世紀的歐洲，但使用最多的卻是日本人。名 片被視為一種身份地位的象徵，××經理、××科長、××助理？？，五花八門的稱謂，充分顯示了人們在交換名片時所強調的地位價值觀。就實用性 來說，中國的文字有許多同音異字，光靠耳朵辨認，很難正確得知對方的公司名稱及姓名是哪幾個字，這樣，在人際關係的基本交往上，也就形成一道 無形的阻礙。這是絕大多數人所共有的想法，也是名片不斷泛濫的原因之一。
（1）名片的規格 名片可說是最常見的文件資料，尤其它的標準規格，在整理上節省不少功夫。相對地，假若名片的規格不統一，在整理上會變得相當棘手，所以擅 改名片規格的人，等於是替別人製造麻煩。名片的設計愈奇特，它的整理效率就愈低，尤其有些名片喜歡採用濃艷的色調，在複印整理時就應避免過黑， 防止字跡不清楚。
名片的印刷分為橫式與豎式兩種，如果考慮名片盒的收藏便利，最好還 是採用橫式印刷為佳。對隻印公司名稱的名片，應該註明業務內容的性質。
（2）名片的再次加工 名片整理工作從接受名片的那一刻便已開始。如果無法正確讀出對方的姓名或公司名稱，就無法依照注音符號順序整理名片。收到名片時，一定要註明會麵的時間及日期。例如在 1989 年 4 月 14 日下午 6∶30 見麵，那麽就在名片的一角記上“1989/04/14/1830”。數年以後，當忘記這張名片的主人 是誰？在哪裏見麵？時，就可依照名片上註明的日期，翻閱當年記事本上的記錄，很快即能確定對方的身份。
把名片放進名片盒時，有三種辦法可以依照自己檢索的位置放好：a 按 個人姓名第一個字的拚音順序排；b 按公司名第一個字的拚音或字母順序 排；c按行業類別順序排。然而，有時候常常不知道該將對方納入何種類別。 例如當對方同時具有朋友、公司雙重身份時，更容易造成分類上的困擾。其實，任何一張名片都可以納入上述三種分類體係中，如果你希望同時保有這 種體係，有一個很簡單的解決方法：將名片複印成三份。你可以到書店購買空白名片卡，然後利用隨身型複印機製成三份，各自納入不同的分類係統中 保存。這種方法難免會增加紙張的消耗量，不過基於方便的考慮仍值得一試。
以這張名片為例，它的公司名稱是“heartmunication center”，那麽就應納入公司類別中的“h”音中；而對方的名字叫“約翰”，那麽複印 的名片就直接納入個人類別中的“h”音中；最後一張複印名片則按照它的營業內容“婚姻中介”而列入行業類的“服務業”中，這就是一張名片的三種不同的檢索方法。 為了容易識別起見，複印名片最好選擇有顏色的空白名片卡。在名片盒的選擇上，最好也選擇橫式、可貼上索引標籤的為佳。有一種透明名片袋因 無法按照字母順序放入，盡量不要採用。
3.“照片資料的整理”注意事項 照片資料的整理應注意五個事項：（1）照片資料是一種時間記錄，最好能按照時間順序來整理；（2）底片與黑白壓條（相版）應成對放入檔案袋中；（3） 盡量少用同步沖印，僅選擇有必要的畫麵沖放照片，並和文件資料一齊放入相同主題的檔案袋中；（4）正片隻能利用現成的整理係統加以保管；（5）選擇 攝像機磁碟片中可用的畫麵，轉錄於 vhs 錄像帶中保存起來。
人物資料整理技巧多數人都曾經為了整理名片或聯絡地址而傷透腦筋。其原因莫過於找不 到一套理想的整理方法。每個人處理名片的態度及方法各有不同，有人不論是莫逆之交或一麵之緣，皆把對方視為個人資產納入通訊錄中；有人隻登錄 關係密切者的通訊地址；有人卻來者不拒，甚至將它列為一種商業信息；但也有人象政治家般喜歡到處散發名片。不同職業及不同的人生觀自然影響了 每個人的處理方式，但是不可否認，在商業上，“人”的確是相當重要的信息來源。一個人能借著一通電話與多少人聯絡、擴充多少人際關係，往往可 以看出一個人的工作實力，因為“人”就是最具價值的信息。
名片及通訊錄的基本整理方法有兩點：1.名片及通訊錄的基本管理法在 80 年代個人電腦剛剛興起時，沒有人知道這個儼若魔術箱的新玩意，能對工作產生多大的助益。事實上，除了理工係的數值計算及經營管理外， 電腦並未對個人工作產生巨大的改變或貢獻。當電腦公司裏的研究開發者絞盡腦汁想著該如何發展電腦的用途時，電腦一度曾被視為“協助業餘者增長 智慧”的機器，然而到了最後，電腦卻走上一般商業用途，於是有關“名片。通訊錄的管理”套裝軟體，也不斷被開發出來。
用電腦處理人物資料，具有三大優點：（1）能夠自由地刪除或增加名單；（2）能夠快速地查詢；（3）能夠將輸入資料直接列印出來。這些都是紙資料所 無法達到的優點。
不過，以電腦管理名片或通訊錄，仍有三項不可避免的缺點：（1）輸入作 業相當麻煩；（2）登錄的資料會一年一年與日漸增，總有一天會超過容量的極限；（3）電腦不似通訊手冊可隨身攜帶。因此，許多人不願意以電腦來管理現 有的通訊資料，尤其唯恐將來有更理想的電子管理係統出現時，又必須重新輸入資料，造成人力與時間的浪費。盡管如此，絕大多數人仍一直期待名片、 通訊錄的電子化，於是在前些年剛剛上市的超薄型筆記簿電腦（或資料處理機），立即成為市場上的搶手貨。
有的管理者所使用的通訊手冊已經沿用 20 餘年，雖然外表陳舊不堪，至 今卻仍然相當有用。因此若要將名片、通訊錄電子化管理，就必須設定一個 至少可持續10～20 年的係統。人生的 20 年一晃即過，整理信息也應該配合 人生的計劃。
根據名片、通訊錄管理的一些缺陷，現階段要找出更理想的方法，就必 須針對五個項目逐一改進：（1）輸入所需花費時間；（2）資料的容量；（3）檢索能力；（4）攜帶性；（5）20 年後的持續性。然後再綜合兩項要點：（1）首先製 作一個以“紙資料”為中心的管理係統，作為將來電子化的藍本；（2）在藍本中再製作一個可以和名片、通訊錄聯繫的係統。
使工作簡單而不麻煩，是整理資料的大原則，如果為了整理而使事情變 得更繁雜，反而是一種顛倒是非的做法。
2.建立“紙資料”為中心的管理係統傳說名片最早起源於 17～18 世紀的歐洲，但使用最多的卻是日本人。名 片被視為一種身份地位的象徵，××經理、××科長、××助理？？，五花八門的稱謂，充分顯示了人們在交換名片時所強調的地位價值觀。就實用性 來說，中國的文字有許多同音異字，光靠耳朵辨認，很難正確得知對方的公司名稱及姓名是哪幾個字，這樣，在人際關係的基本交往上，也就形成一道 無形的阻礙。這是絕大多數人所共有的想法，也是名片不斷泛濫的原因之一。
（1）名片的規格 名片可說是最常見的文件資料，尤其它的標準規格，在整理上節省不少功夫。相對地，假若名片的規格不統一，在整理上會變得相當棘手，所以擅 改名片規格的人，等於是替別人製造麻煩。名片的設計愈奇特，它的整理效率就愈低，尤其有些名片喜歡採用濃艷的色調，在複印整理時就應避免過黑， 防止字跡不清楚。
名片的印刷分為橫式與豎式兩種，如果考慮名片盒的收藏便利，最好還 是採用橫式印刷為佳。對隻印公司名稱的名片，應該註明業務內容的性質。
（2）名片的再次加工 名片整理工作從接受名片的那一刻便已開始。如果無法正確讀出對方的姓名或公司名稱，就無法依照注音符號順序整理名片。收到名片時，一定要註明會麵的時間及日期。例如在 1989 年 4 月 14 日下午 6∶30 見麵，那麽就在名片的一角記上“1989/04/14/1830”。數年以後，當忘記這張名片的主人 是誰？在哪裏見麵？時，就可依照名片上註明的日期，翻閱當年記事本上的記錄，很快即能確定對方的身份。
把名片放進名片盒時，有三種辦法可以依照自己檢索的位置放好：a 按 個人姓名第一個字的拚音順序排；b 按公司名第一個字的拚音或字母順序 排；c按行業類別順序排。然而，有時候常常不知道該將對方納入何種類別。 例如當對方同時具有朋友、公司雙重身份時，更容易造成分類上的困擾。其實，任何一張名片都可以納入上述三種分類體係中，如果你希望同時保有這 種體係，有一個很簡單的解決方法：將名片複印成三份。你可以到書店購買空白名片卡，然後利用隨身型複印機製成三份，各自納入不同的分類係統中 保存。這種方法難免會增加紙張的消耗量，不過基於方便的考慮仍值得一試。
以這張名片為例，它的公司名稱是“heartmunication center”，那麽就應納入公司類別中的“h”音中；而對方的名字叫“約翰”，那麽複印 的名片就直接納入個人類別中的“h”音中；最後一張複印名片則按照它的營業內容“婚姻中介”而列入行業類的“服務業”中，這就是一張名片的三種不同的檢索方法。 為了容易識別起見，複印名片最好選擇有顏色的空白名片卡。在名片盒的選擇上，最好也選擇橫式、可貼上索引標籤的為佳。有一種透明名片袋因 無法按照字母順序放入，盡量不要採用。