（7）異型機種間的資料互換術 使用電子資料最令人困擾的莫過於異型機種間的資料互換工作。以軟式磁碟為例，它的規格包括 8 英寸、5 英寸、3.5 英寸及 2 英寸數種，它的資料 密度也從 is（單麵單密度）到2hd（雙麵高密度）等不一，再加上廠牌機種的不同，記錄方法各異，彼此之間很難達到完全互換的效果。 不過，以個人的工作範圍來說，有三種方法可以彌補資料互換性的不足：a 購買新機種時，選擇可以和過去機種互換資料的機器。b 將異型機種的資料 轉換成自己機種可以閱讀的方式。c 選擇以標準規格係統來保存資料的機種。關於第一點，必須特別注意的是，即使是同一家廠商，有時剛出廠的新 機種也無法閱讀舊機種的資料。例如第一代文字處理機所保存的資料，現在的機種就沒有辦法閱讀。關於第二點有三種方法可行：a.利用資料轉換服務 中心轉換資料。目前有一種服務公司專門將無法互換的資料轉成你所希望的機種或磁碟片型式。b.購買資料互換電腦或互換軟體，自行變換。不過這種 方法需投資數萬至數十萬元的費用。c.使用電腦或文字處理機裏的通信機能予以轉換。對文字資料來說，是最簡單的方法，但必須在電腦或文字處理機 附有通信機能的前提下方可進行。
基本上，電腦或文字處理機的通信機能可以閱讀規格統一的文字資料， 即使機種互異，彼此也能自由交換資料。通信機能互換資料的方式有兩種，一種是利用電子傳送法，將 a 機的文件經電話輸入電腦網路中，再以電子傳 送方式轉入 b 機裏；另一種方式則是將 a 機與 b 機直接連結於通信用的交叉通信電纜，利用兩機種的通信軟體來處理文件。通信機能所能互換的資料， 並不隻限於單純的文字資料，因此它對異型機種的資料互換貢獻，已使它成為普遍受歡迎的劃時代產品。至於通信機能的裝置方法，則可請教製造商或 代理商。
至於選擇標準規格的係統，隻是由於它的共同性，有助於各種機器的資 料互換工作。今後若是想購買文字處理機，不要忘了選擇可以閱讀標準規格係統資料的機種。盡管文字處理機的操作性能較差，但是由於它能互換新舊 機種間的資料，所以，不妨考慮購買一台價格最便宜、且具有通信機能的手提式文字處理機，作為你個人的資料互換機。
5.“電子資料整理”注意事項 電子資料整理應注意八點：（1）電子資料的整理是將看不到的保存資料加以整理，使之能一目了然；（2）注意資料規格的統一，並事先加以整理、保存， 以便能隨時調出必要的資料；（3）錄音帶的使用盡量維持“一個主題一卷卡帶”的理想狀況；（4）當錄音帶內容的重複使用機會不多時，在短期的保存之 後，應重新利用，以避免卡帶泛濫成災；（5）有必要保存的錄音帶，貼上與主題相同的索引後，放入檔案袋中；（6）在錄像帶上加注時間數據，以便清楚了 解每段畫麵的所在位置；（7）磁碟片的整理最好維持一個主題的磁碟片一個檔案袋；（8）磁碟片或硬式磁碟的資料必須備存起來。
照片資料整理技巧再也沒有比整理照片更麻煩的事。在照片吃香的年代，每個人都小心翼 翼地將照片粘貼於相冊上；當傻瓜相機的時代來臨時，沖印已經普及，這時膠捲和相冊堆積如山，反而成了人們最頭痛的問題。幸好照片具備了其他媒 介所無法替代的功能，以致於未遭淘汰的命運。
照片主要有五項功能：（1）捕捉瞬間的美；（2）彌補模糊不清的記憶；（3） 一張照片足以傳達比一百句話更多的信息；（4）記錄鮮明的映像；（5）能使用於印刷媒體上。在資料工作上，照片相當重要，尤其對報紙、雜誌媒體來說， 照片的存在不容忽視。
1.以時間順序整理照片資料 整理文件資料的首要原則，即是要按音序的排列順序，而在整理照片時，卻應該考慮它的時間順序。照片是記錄時間過程裏的一瞬間，也是凍結時間 的一種記錄。當看到一張照片時，腦海裏首先浮現的即是“何時拍的？”所以，整理照片資料應該順著記憶裏的時間順序排列。這就是結論！
拍照結束後，要有效地整理照片、膠捲、幻燈片等資料時，必須連同有 關資料一齊放入“山根式袋式檔案”。整理照片最頭痛的莫過於隨之而來的一些存放袋了，如果連同這些垃圾一齊存放，你會發現整理工作愈來愈難； 所以你一旦決定了照片的整理係統，就要事先購買好多年的整理用品，因為市麵上具有完整資料整理用品的製造商不少，但是中意的用品突然銷聲匿跡 了，卻是經常發生的事，一旦使用的工具沒有了，整理工作也就無法長久持 續下去。
2.整理照片資料的技術 照片的整理工作，從底片送到沖印店沖洗時即已展開。以彩色負片為例，盡管“同步沖洗”（即衝出負片，接著便洗出照片）已成為時代新趨勢，但 是如果顧及整理的工作，最好還是捨棄為妙。因為不管是否拍攝成功，是否值得沖印，把所有底片同步沖洗的做法，就是一種資源的浪費。尤其是工作 攝影，值得沖印的照片往往隻有其中數張，利用“同步沖洗”是一大浪費。
所以，當底片送交沖印店時，隻須衝出負片即可，如果非要同步沖洗不可時， 也莫忘了附帶進行黑白壓條（黑白負片一樣尺寸照片）的沖印。另外，由於黑白底片本身隻有黑白兩色，若想從負片上判斷照片的優劣，或許是一件吃 力的工作，因此可先將負片製作成黑白原尺寸條塊（壓條），再用放大鏡檢查，或許效果比較理想。
選擇較具意義的照片加以放大沖洗，可能要比漫無目的的沖印方式更具 鑑賞和保存價值。如果經費充裕的話，將底片直接進行彩色壓條工作，則效 果更佳。
（1）底片的整理 一般沖印的負片通常是六格一段、七段為一組，不過因為底片大小規格不盡相同，在整理上可能很不方便，因此在選購底片時，應盡量選擇規格相 同者。另外市麵上出售一種上端兩個孔、下端附有索引標籤的底片袋，可作為收藏底片的檔案夾。若是已沖製成黑白壓條，也要裁成和底片相同的尺寸， 然後放在底片的下側，並註明索引。例如某卷底片是 1989 年 5 月 8日調查美 國電子產業 12 卷底片中的第 3 卷，那麽就要在索引上註明“19890508 美國 電子產業調查3/12”，或是直接以原子筆記錄於底片套上。
如果照片檔案袋要與資料檔案袋放在一起，則可選擇標示同一主題的檔 案袋，將資料、照片一起收存。照片的保存方式應分為兩套分類係統，一套是專門收存照片的檔案，一套是按主題分類的照片和資料檔案，這種方法雖 然較為麻煩，不過卻是整理照片的唯一方法。把照片視為一種資料來處理，可能會比單純的剪貼相片更有趣的！
（2）幻燈片的整理 幻燈片（正片）除了具有放大投影的功能外，在印刷作業上，它的色彩濃度要比普通照片更為理想。不過由於正片的體積小、內容不易辨識，在收 存整理上也頗為棘手。一般地，購買正片攝影，如果不是考慮印刷上的使用效果，或者製成可以投影的幻燈片，一旦採用正片後，就必須先加以整理、保存，以利於日後的檢索方便。 首先，正片和負片一樣，必定也有一些不具保存意義的內容須加以淘汰、刪除，因此整理正片應具有丟棄的勇氣，尤其一些沒有資料價值的正片，可 能終其一生都不會再用到。每一張正片都應標示拍攝日期，如果有外借或移交印刷廠印刷的情形，更要記得標示自己的姓名及公司名稱。至於整理正片 檔案，目前有一種富士彩色軟片公司出品的“富士彩色幻燈片檔案係統”，包括存放正片的透明檔案袋、檔案盒、專用打洞機及檔案箱等多種道具。其 中最便利的，還是一次足以容納 20 張正片的“幻燈片檔案投影機”。這種機器是將正片放在聚光平台上，直接上下左右移動，即可找出想看的正片，不 象傳統的幻燈機，必須一張一張逐一找尋。另外還有一種超薄型“聚光機”，直接將正片置於其上，即可迅速檢索正片內容，也是相當利於整理的輔助工 具。不過這些新型的輔助工具，由於一次可容納 20 張正片，在整理上就必須 以 20張為一單位，這樣，這些大型的正片檔案就無法放入一般的檔案袋中。 在不影響正片的情況下，必要時可以將檔案袋裁開以便收存。
基本上，電腦或文字處理機的通信機能可以閱讀規格統一的文字資料， 即使機種互異，彼此也能自由交換資料。通信機能互換資料的方式有兩種，一種是利用電子傳送法，將 a 機的文件經電話輸入電腦網路中，再以電子傳 送方式轉入 b 機裏；另一種方式則是將 a 機與 b 機直接連結於通信用的交叉通信電纜，利用兩機種的通信軟體來處理文件。通信機能所能互換的資料， 並不隻限於單純的文字資料，因此它對異型機種的資料互換貢獻，已使它成為普遍受歡迎的劃時代產品。至於通信機能的裝置方法，則可請教製造商或 代理商。
至於選擇標準規格的係統，隻是由於它的共同性，有助於各種機器的資 料互換工作。今後若是想購買文字處理機，不要忘了選擇可以閱讀標準規格係統資料的機種。盡管文字處理機的操作性能較差，但是由於它能互換新舊 機種間的資料，所以，不妨考慮購買一台價格最便宜、且具有通信機能的手提式文字處理機，作為你個人的資料互換機。
5.“電子資料整理”注意事項 電子資料整理應注意八點：（1）電子資料的整理是將看不到的保存資料加以整理，使之能一目了然；（2）注意資料規格的統一，並事先加以整理、保存， 以便能隨時調出必要的資料；（3）錄音帶的使用盡量維持“一個主題一卷卡帶”的理想狀況；（4）當錄音帶內容的重複使用機會不多時，在短期的保存之 後，應重新利用，以避免卡帶泛濫成災；（5）有必要保存的錄音帶，貼上與主題相同的索引後，放入檔案袋中；（6）在錄像帶上加注時間數據，以便清楚了 解每段畫麵的所在位置；（7）磁碟片的整理最好維持一個主題的磁碟片一個檔案袋；（8）磁碟片或硬式磁碟的資料必須備存起來。
照片資料整理技巧再也沒有比整理照片更麻煩的事。在照片吃香的年代，每個人都小心翼 翼地將照片粘貼於相冊上；當傻瓜相機的時代來臨時，沖印已經普及，這時膠捲和相冊堆積如山，反而成了人們最頭痛的問題。幸好照片具備了其他媒 介所無法替代的功能，以致於未遭淘汰的命運。
照片主要有五項功能：（1）捕捉瞬間的美；（2）彌補模糊不清的記憶；（3） 一張照片足以傳達比一百句話更多的信息；（4）記錄鮮明的映像；（5）能使用於印刷媒體上。在資料工作上，照片相當重要，尤其對報紙、雜誌媒體來說， 照片的存在不容忽視。
1.以時間順序整理照片資料 整理文件資料的首要原則，即是要按音序的排列順序，而在整理照片時，卻應該考慮它的時間順序。照片是記錄時間過程裏的一瞬間，也是凍結時間 的一種記錄。當看到一張照片時，腦海裏首先浮現的即是“何時拍的？”所以，整理照片資料應該順著記憶裏的時間順序排列。這就是結論！
拍照結束後，要有效地整理照片、膠捲、幻燈片等資料時，必須連同有 關資料一齊放入“山根式袋式檔案”。整理照片最頭痛的莫過於隨之而來的一些存放袋了，如果連同這些垃圾一齊存放，你會發現整理工作愈來愈難； 所以你一旦決定了照片的整理係統，就要事先購買好多年的整理用品，因為市麵上具有完整資料整理用品的製造商不少，但是中意的用品突然銷聲匿跡 了，卻是經常發生的事，一旦使用的工具沒有了，整理工作也就無法長久持 續下去。
2.整理照片資料的技術 照片的整理工作，從底片送到沖印店沖洗時即已展開。以彩色負片為例，盡管“同步沖洗”（即衝出負片，接著便洗出照片）已成為時代新趨勢，但 是如果顧及整理的工作，最好還是捨棄為妙。因為不管是否拍攝成功，是否值得沖印，把所有底片同步沖洗的做法，就是一種資源的浪費。尤其是工作 攝影，值得沖印的照片往往隻有其中數張，利用“同步沖洗”是一大浪費。
所以，當底片送交沖印店時，隻須衝出負片即可，如果非要同步沖洗不可時， 也莫忘了附帶進行黑白壓條（黑白負片一樣尺寸照片）的沖印。另外，由於黑白底片本身隻有黑白兩色，若想從負片上判斷照片的優劣，或許是一件吃 力的工作，因此可先將負片製作成黑白原尺寸條塊（壓條），再用放大鏡檢查，或許效果比較理想。
選擇較具意義的照片加以放大沖洗，可能要比漫無目的的沖印方式更具 鑑賞和保存價值。如果經費充裕的話，將底片直接進行彩色壓條工作，則效 果更佳。
（1）底片的整理 一般沖印的負片通常是六格一段、七段為一組，不過因為底片大小規格不盡相同，在整理上可能很不方便，因此在選購底片時，應盡量選擇規格相 同者。另外市麵上出售一種上端兩個孔、下端附有索引標籤的底片袋，可作為收藏底片的檔案夾。若是已沖製成黑白壓條，也要裁成和底片相同的尺寸， 然後放在底片的下側，並註明索引。例如某卷底片是 1989 年 5 月 8日調查美 國電子產業 12 卷底片中的第 3 卷，那麽就要在索引上註明“19890508 美國 電子產業調查3/12”，或是直接以原子筆記錄於底片套上。
如果照片檔案袋要與資料檔案袋放在一起，則可選擇標示同一主題的檔 案袋，將資料、照片一起收存。照片的保存方式應分為兩套分類係統，一套是專門收存照片的檔案，一套是按主題分類的照片和資料檔案，這種方法雖 然較為麻煩，不過卻是整理照片的唯一方法。把照片視為一種資料來處理，可能會比單純的剪貼相片更有趣的！
（2）幻燈片的整理 幻燈片（正片）除了具有放大投影的功能外，在印刷作業上，它的色彩濃度要比普通照片更為理想。不過由於正片的體積小、內容不易辨識，在收 存整理上也頗為棘手。一般地，購買正片攝影，如果不是考慮印刷上的使用效果，或者製成可以投影的幻燈片，一旦採用正片後，就必須先加以整理、保存，以利於日後的檢索方便。 首先，正片和負片一樣，必定也有一些不具保存意義的內容須加以淘汰、刪除，因此整理正片應具有丟棄的勇氣，尤其一些沒有資料價值的正片，可 能終其一生都不會再用到。每一張正片都應標示拍攝日期，如果有外借或移交印刷廠印刷的情形，更要記得標示自己的姓名及公司名稱。至於整理正片 檔案，目前有一種富士彩色軟片公司出品的“富士彩色幻燈片檔案係統”，包括存放正片的透明檔案袋、檔案盒、專用打洞機及檔案箱等多種道具。其 中最便利的，還是一次足以容納 20 張正片的“幻燈片檔案投影機”。這種機器是將正片放在聚光平台上，直接上下左右移動，即可找出想看的正片，不 象傳統的幻燈機，必須一張一張逐一找尋。另外還有一種超薄型“聚光機”，直接將正片置於其上，即可迅速檢索正片內容，也是相當利於整理的輔助工 具。不過這些新型的輔助工具，由於一次可容納 20 張正片，在整理上就必須 以 20張為一單位，這樣，這些大型的正片檔案就無法放入一般的檔案袋中。 在不影響正片的情況下，必要時可以將檔案袋裁開以便收存。