4.收集資料的注意事項 在圖書館裏找資料,大多數能讓讀者複印,不過要大量複印,尤其是碰到很難在市麵上買到的書時,總要花上一大段等待和複印的時間。圖書館通 常會把複印機固定在某個規格以便統一收費;如果複印規格和收集資料的規格不同,會增加整理上的難度;如果需要大量複印時,不妨把書借出來自己 動手複印後再還書,可以省掉一些麻煩。同時要注意自己的複印尺寸,比規定尺寸小還好整理,要是尺寸太大,就得摺疊,以後翻閱起來很不方便。


    5.活用舊書的方法在歷史悠久的圖書館,偶爾會找到令人驚喜的書,這是平常在市麵上找 不到、更買不到的。50 年代世界各國出版了不少研究類的書,都是和生活文化及民俗有關的。另外像地方史等也大多流入舊書攤,平時也不妨多逛逛舊 書攤,這些專賣舊書的店主本人大多就是一本活字典,要在哪些地方找何種資料,他們最清楚也最了解捷徑,交上這種朋友受益匪淺。


    袋式檔案整理技巧前述的卡文先生稱用紙袋裝資料的方式為“袋式檔案係統”,這是他設 計的處理文字資料的方法。他花了大約 500 元,以 500 個檔案開始建造個人的資料庫。初期使用的隻有“角型 2 號”事務用紙袋和角鋼做的六段式書架。 所謂的“角型 2 號”,是目前社會使用最廣的一種信封套,卡文先生把反麵上端剪去兩厘米當紙袋使用,收集所有的文字資料,然後依英文 26 個字母順 序排列整理,是一種簡易的方法。


    資料整理係統一定要簡單到連最怕麻煩的人都能持續使用,不能耗費時 間、手續繁瑣。


    許多人都很可能有這樣的經驗,書桌上資料堆積如山,抽屜裏則沉甸甸, 自己要的文件卻怎麽也找不到,經過一段時間,資料越集越多,許多人越不願去處理,就這樣抱著資料日復一日;即使好不容易買了檔案櫃,雜亂無章 的文件也跟垃圾一樣,不好存放。


    卡文先生過去也曾有這樣的經歷,每次總要花好多時間找東西,那種煩 躁幾乎已經超出人所能忍耐的限度。於是,卡文先生創造了“袋式檔案係統”。


    這個方法是卡文先生於一念之間想出來的。他已經持續使用 10 年以上, 一直沒有停頓過。目前,已經累積了 3000 個檔案,還沒有停止的意思,並且,絕對自信地介紹給需要的讀者。


    1.各種資料整理法 在卡文先生創出“袋式檔案係統”之前,曾使用過許多資料整理法,結果不是方法過繁無法持續,就是花費太多資金沒有效果。他最先使用的是“卡 式整理法”,即以 b6 大小卡片來整理資料的方法。他念大學時,曾經買了 1 萬張b6 卡片,結果用了 5000 張就以失敗收場,因為這種卡片沒辦法處理所 有的資料。一直到了十餘年後,他才知道想用一種統一規格的卡片收集所有資料的想法太天真了。平常小型報紙剪報還能貼在卡片上,一旦碰到雜誌或 數頁書上的資料,根本無法處理。這種卡片處理法最適合應用的是整理筆記。


    使用個人電腦建立檔案似乎也是一種極具魅力的方法,電腦可以把資料 縮成極小尺寸收藏,不但不占空間,又能迅速、簡易地檢索。但是,10 年前的電腦隻能處理文字、數字和一些簡單的檢索記號。但是,卡文先生那堆積 如山的資料有採訪筆記、印刷信息、手稿、照片等,以 10 年前的電腦技術,即使他每天坐在鍵盤前輸入也做不完,更讓他頭痛的是一字一句地把 200 本 採訪資料建立電腦檔案。雖然後來有人發明把影像掃描資料進入光碟建立檔案的方法,但直到今天,這套係統的攜帶、使用性都不高,而且個人財力也 無法負擔。


    因為資料整理不是能產生直接利益的工作,甚至是 8 小時之外才想做的 事,所以設計得愈省力愈好。任何耗費很多時間、精力、資金且占用空間、攜帶不方便的資料處理法,都不值得採用。


    2.改用一般工具當你選用任何一種資料處理法,卻屢遭挫折無法繼續時,這都表示你的 努力全部白費;隻有維持同一係統、不斷建檔、累積和活用資料,才能真正能對工作產生助益。不管你使用某種整理法多少年,一旦捨棄即等於不曾開 始。因此,當選擇最容易維持整理係統的方法時,必須有兩個結論:(1)不耗費精力、不怕麻煩地整理程序,且不幹擾日常工作。(2)不耗費資金。要滿足 這兩個條件,首先要注意不能追隨流行的資料整理工具。即使選用的工具簡陋,但隻要簡單、便宜就行。


    在整理資料過程中,常要補充設備。如果選用的東西不是最普遍和隨時 隨地買得到的,很容易造成工作上的挫折感。卡文先生使用的“角型 2 號”


    信封袋就具有這種特性,很多人給他寄來的信封袋也是這個型號;即使不是 新的,一樣可以拿來當資料袋使用。另外卡文先生選用角鋼書架來當檔案櫃,這種書架在很多小家具店都買得到,既便宜又輕便,完全符合條件。


    3.用紙袋整理資料的原則大約在 20 年前,卡文先生尚未整理的資料中,單單文件、文稿一項,就 疊成了一座高 60 厘米、長 2 米、寬 40 厘米的“紙山”。這座“山”有他的採訪筆記、有關資料、收據、納稅證明、小手冊等,沒有一樣是能丟的。結 果他每次找資料都會造成一次“山崩”,每崩一次山,他就更痛苦一次。日復一日,終於有一天,卡文先生下定決心,心想一定有辦法來有效處理這些 資料。


    他首先要思考的是製訂出整理“紙山”的規則,即在什麽條件下,可以 輕鬆處理資料。這些條件主要有五項:(1)能存放資料的空間不大。必須達到“使用最小空間”的目的;(2)低成本地完成整理係統,最好不要超過 1000 元,以免影響自己的“私房錢”;(3)這個係統要能立刻將各類資料的尺寸統一;(4)這個係統要能讓自己快速找到需要的資料;(5)這個係統能容納以後 再設的檔案,是開放的,不能封閉。


    腦海裏想著這五個條件,眼望著紙堆,他心想,如果用公文信封袋裝起 來,按類排列,隻要把資料丟進去就行,這不是最簡單的辦法嗎?“袋式檔案係統”就這樣誕生了。其實這種辦法的思考方式和其它建檔方法並沒有太 大差異,隻是不需要花很多錢買很多檔案夾,可以低成本地完成建檔;同時任何資料都“原始”地丟進紙袋即可,不需要加貼任何多餘紙張。而紙袋則 可使用目前最普遍的“角型 2 號”袋,這種紙袋到處都能買到,連 a4 型的資料都放得進去。這種處理方法,方便、省時又不浪費財力。


    袋式檔案最基本的使用方法是先把信封袋反麵部分的封口切去兩厘米, 然後在封袋正麵左方寫上目錄,再把資料放進袋中即可。雖然方法簡易,但袋式係統有與其它係統不能相比的優點。


    4.袋式檔案的優越性 與其它檔案相比,袋式檔案有七個優點:(1)便宜。每一個信封套不過幾角錢,再加上角鋼書架起碼可以放 500 個袋式檔案,所有花費還不到 1000 元。(2)簡易。不管哪一種資料,隻要放進紙袋,在袋旁加上目錄即可,瞬間可以完成統一規格的工作,打洞、剪貼、寫重點等繁瑣手續一概省略。(3) 輕便。一個、兩個硬式檔案夾並不重,但一旦有 500 個、1000 個時那就很可觀了。袋式檔案每隻空袋大約隻有 14 克,而一般市售的紙製檔案夾起碼有57 克左右,以 1000 個檔案計,兩者相差將近一個新嬰生兒的重量。如果平 時有必要帶著檔案工作,顯然“輕便”是很值得考慮的。(4)具包容性。袋式檔案不但能放資料文書,即使名片、信件、備忘錄、報告、小手冊、傳票、 收據、碟片、錄音帶等,不需經特別處理,都可放進袋內妥為收藏。(5)單一開口。一般檔案夾是開放的,在攜帶過程中,有時候資料會掉出來。但袋式 檔案隻在上端有一個開口,即使傾斜放置,袋裏的資料也不容易跑出來。(6)

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