在成立一個部門時,就應該確立將來調整基礎的命令係統,以及生產線 人員之間的關係。如果分配活動及機能的場所在組織構造裏麵的話,它就可以成為調整的原點。同時,它還可以決定各單位組織受到調整的程度以及範 圍。
管理者對“命令”調整的重要性,不言可喻。以中小企業來說,管理者 的個性在調整能力方麵,將發揮很大的作用。就是以大企業來說,隻要管理者詳知狀況,交流的線路比較短的話,艱難的調整也會變得容易。同時,全 體關係者如能互相的認識,密切的協力,即可發揮調整的力量。如果因為組織的規模複雜,而不能建立這種關係的話,那就隻好運用更為正式的調整法。 統製方麵,為了獲得構成組織之全體的同心協力,必須利用關於工作進行狀況的評價,因此其與調整具有直接的關係。 調整由管理者進行,它具有潤滑油一般的作用,能夠把部分性的工作,很圓滿地統合。
調整的分類縱向的調整——這意味著組織構造內各種程度的調整。而且,時常通過 命令的管道進行。調整行為從金字塔的頂點開始。也就是說,管理者 m1 直接調整其屬下的管理者。m2 與 m3 的工作,也等於間接調整 m2 與 m3 的部下工作。 就這樣一直調整到最下麵的工作為止。
橫向的調整——這是關於組織內某種水準的活動。以上圖來說,乃是指 m2 與 m3 的調整,領班 s1、s2、s3 以及 s4 的調整。
以理論方麵來說,同事之間的調整,應該是歸於上層主管的職務,實際 上卻是依賴於同事間的關係。調整能夠使交流轉為良好,在必要時不妨準備迂迴管道,如此就能夠建立密切的關係。
請職員協助管理範圍內的活動隻要組織構造牢固,就可以把調整這件事編入公司的權威體係裏麵,隻 要計劃化良好,即可在標準營運手續的範圍內,決定調整的方法,不過,很多公司卻以別的方法增加調整機能。
最為常用的調整方策,就是管理者同時請職員們協助管轄範圍內的活 動。
如前麵所述,職員們的工作可分為總括性以及專門性兩種。那些總括性 的職務擔當者,例如經營方麵的職員,上級管理者的職員——都會被委以各 種活動的調整工作。
經營性的職員對橫向的交流與調整特別有幫助。所謂經營性職員,都是 以上司代理者的方式,接近低位的管理者。因此諸如傳遞情報、獲得回饋、發現問題、處理個人的對立等等,凡是幹練經營者所必達到的事情,他都能 夠辦到。
對於低層管理者的統製力,可根據經營性職員的權限而有所不同。通常, 經營性職員以上司“替身”名義工作,處理問題時,有時固然會很成功,但在大多數的情況下,必須依靠說服力及策略才能夠成功。
一般的公司,在組織內比較低的層次,利用具有“整理員”頭銜的從業 員,協助管轄之內的許多活動。
不論如何,對於管理得非常良好的公司來說,這種調整乃是屬於極為實 質的東西。最好是憑優秀的組織以及統製,在公司裏建立調整體係,以使生產線的管製,在不必借重外部的協助之下,進行很完善的調整。
委員會的重要任務時至今日,企業活動往往是被委員會所管理。由中堅管理者所組成的這 種團體,在調整的過程中,往往擔負著重要的任務。
隻要召開委員會,就可以統一或調整種種不同的意見。同時,亦可以決 定大略的活動方針,並決定必要調整以及協力的程度,不過,參加者必須服從下達的意誌決定,否則將接受製裁。
同時,鼓勵參加管理,也是委員會的工作,加入委員會討論的他們,在 決定意誌時,將給予發言的機會。如此,他們就會在達到目標方麵,加倍的努力。到了這個地步,就可通過委員會,產生密切的協力關係。
憑管理者的能耐,有時也可以把委員會當成最有效的調整武器使用。不 過,有些管理者卻認為委員會不僅沒有用處,且反會構成障礙。
一旦委員會不理解欲達到之目標,而成員既無能又不擅長於協力的話, 委員會隻能浪費全部參加者的時間,不僅不能達到調整的目標,甚至會妨礙 調整的工作。
繼續保持均衡給予企業組織影響的環境,不斷的在起變化,管理者必須小心警戒外在 的條件、從業員的變化、景氣的動向等等,因為它們很可能會使公司的經營 失衡。
以部門單位的管理者異動來說,若其主管是嚴格的典型,改由溫和的管 理者所替代。結果很可能使該部門的力量平衡產生變化。經營者必須防備,使其活動不至於受到那種變化的惡劣影響。
新設工廠開始作業、新製品的發售、大宗的契約取消等等,都會使公司 的活動變化,甚至有破壞均衡的危險。
在這般的環境之下,想保持均衡越來越困難。為了能夠接受這種變化, 管理者須不斷的檢討其任務與中層以下管理者的關係,以及首席管理者之間的關係,甚至中間管理者之間的橫向關係,以時時保持平衡。
為使調整活動與當時的變化互應,並展開最高度的調整起見,管理者須 做以下的事情:(1)不斷檢討公司的目標,以及公司的各個構成要素。使公司目標相對的 重要性明確,並且在達到最重要的目標方麵,傾注最大的努力。不過,不宜把一切力量都傾注於第一目標的達到上,應該為達到全目標儲備力量。
(2)在針對達到主要目標檢討後,再檢討次目標,使次目標與主要目標調 和,以便擔當的管理者監視次目標與主要目標的關係。
(3)在企業的任何方麵保持平衡。如果管理者不考慮到全體的狀況,而隻 採用自己中意的計劃,那麽勢必產生很大的問題。如此一搞,不僅主要目標會變得暖昧不清,其他的管理者在發覺上司個人的喜好“跑到”主要目標前 麵時,立刻就會喪失幹勁。最常見的類似問題有專門領域——擔任市場開發,或者擔當製品管理者等狹窄的專門領域——升格的部門管理者,或者首席經 理等,在考慮及全體以前,先考慮到自己所謀求的事情。
(4)不懈於方法的改善——如果說,這以前的東西已經不堪使用,嶄新的 構想又在研究或者檢討中的話,這家公司就會趕不上時代。甚至隻要一個部門陷入這種狀態,平衡就會崩潰,而使公司全體的力量衰退。
(5)為了保持平衡的經營,必須建立時時都能進行分析的製度。使用電腦 的公司,隻要使用目前的經營情報係統,就能夠達到這個目的。
(6)不僅在管理者直接管理的領域,就是在下層的生產線,仍然要保持平 衡。
(7)利用控製係統,監視各職務產生預期的成果,如非達到這種境地的 話,則必須採取矯正措施。
(8)使從業員把時間用在工作的重要部分,勿浪費於無聊的事情上。 管理者非明確的理解自己之義務與權限的界限不可。管理者時常會碰到的煩惱之一,就是涉及義務與權限的對立。關於這兩件事,必須明示於文書 等上麵,使關係者都能夠看到。而且,必須建立協力體製(沒有協力之處,就沒有調整)。有時,還得排除內部的對立。至少得避免它的發生。一旦形 成對立,不僅無法達到協力的目標,甚至會使努力的結果變成泡影。
管理者對“命令”調整的重要性,不言可喻。以中小企業來說,管理者 的個性在調整能力方麵,將發揮很大的作用。就是以大企業來說,隻要管理者詳知狀況,交流的線路比較短的話,艱難的調整也會變得容易。同時,全 體關係者如能互相的認識,密切的協力,即可發揮調整的力量。如果因為組織的規模複雜,而不能建立這種關係的話,那就隻好運用更為正式的調整法。 統製方麵,為了獲得構成組織之全體的同心協力,必須利用關於工作進行狀況的評價,因此其與調整具有直接的關係。 調整由管理者進行,它具有潤滑油一般的作用,能夠把部分性的工作,很圓滿地統合。
調整的分類縱向的調整——這意味著組織構造內各種程度的調整。而且,時常通過 命令的管道進行。調整行為從金字塔的頂點開始。也就是說,管理者 m1 直接調整其屬下的管理者。m2 與 m3 的工作,也等於間接調整 m2 與 m3 的部下工作。 就這樣一直調整到最下麵的工作為止。
橫向的調整——這是關於組織內某種水準的活動。以上圖來說,乃是指 m2 與 m3 的調整,領班 s1、s2、s3 以及 s4 的調整。
以理論方麵來說,同事之間的調整,應該是歸於上層主管的職務,實際 上卻是依賴於同事間的關係。調整能夠使交流轉為良好,在必要時不妨準備迂迴管道,如此就能夠建立密切的關係。
請職員協助管理範圍內的活動隻要組織構造牢固,就可以把調整這件事編入公司的權威體係裏麵,隻 要計劃化良好,即可在標準營運手續的範圍內,決定調整的方法,不過,很多公司卻以別的方法增加調整機能。
最為常用的調整方策,就是管理者同時請職員們協助管轄範圍內的活 動。
如前麵所述,職員們的工作可分為總括性以及專門性兩種。那些總括性 的職務擔當者,例如經營方麵的職員,上級管理者的職員——都會被委以各 種活動的調整工作。
經營性的職員對橫向的交流與調整特別有幫助。所謂經營性職員,都是 以上司代理者的方式,接近低位的管理者。因此諸如傳遞情報、獲得回饋、發現問題、處理個人的對立等等,凡是幹練經營者所必達到的事情,他都能 夠辦到。
對於低層管理者的統製力,可根據經營性職員的權限而有所不同。通常, 經營性職員以上司“替身”名義工作,處理問題時,有時固然會很成功,但在大多數的情況下,必須依靠說服力及策略才能夠成功。
一般的公司,在組織內比較低的層次,利用具有“整理員”頭銜的從業 員,協助管轄之內的許多活動。
不論如何,對於管理得非常良好的公司來說,這種調整乃是屬於極為實 質的東西。最好是憑優秀的組織以及統製,在公司裏建立調整體係,以使生產線的管製,在不必借重外部的協助之下,進行很完善的調整。
委員會的重要任務時至今日,企業活動往往是被委員會所管理。由中堅管理者所組成的這 種團體,在調整的過程中,往往擔負著重要的任務。
隻要召開委員會,就可以統一或調整種種不同的意見。同時,亦可以決 定大略的活動方針,並決定必要調整以及協力的程度,不過,參加者必須服從下達的意誌決定,否則將接受製裁。
同時,鼓勵參加管理,也是委員會的工作,加入委員會討論的他們,在 決定意誌時,將給予發言的機會。如此,他們就會在達到目標方麵,加倍的努力。到了這個地步,就可通過委員會,產生密切的協力關係。
憑管理者的能耐,有時也可以把委員會當成最有效的調整武器使用。不 過,有些管理者卻認為委員會不僅沒有用處,且反會構成障礙。
一旦委員會不理解欲達到之目標,而成員既無能又不擅長於協力的話, 委員會隻能浪費全部參加者的時間,不僅不能達到調整的目標,甚至會妨礙 調整的工作。
繼續保持均衡給予企業組織影響的環境,不斷的在起變化,管理者必須小心警戒外在 的條件、從業員的變化、景氣的動向等等,因為它們很可能會使公司的經營 失衡。
以部門單位的管理者異動來說,若其主管是嚴格的典型,改由溫和的管 理者所替代。結果很可能使該部門的力量平衡產生變化。經營者必須防備,使其活動不至於受到那種變化的惡劣影響。
新設工廠開始作業、新製品的發售、大宗的契約取消等等,都會使公司 的活動變化,甚至有破壞均衡的危險。
在這般的環境之下,想保持均衡越來越困難。為了能夠接受這種變化, 管理者須不斷的檢討其任務與中層以下管理者的關係,以及首席管理者之間的關係,甚至中間管理者之間的橫向關係,以時時保持平衡。
為使調整活動與當時的變化互應,並展開最高度的調整起見,管理者須 做以下的事情:(1)不斷檢討公司的目標,以及公司的各個構成要素。使公司目標相對的 重要性明確,並且在達到最重要的目標方麵,傾注最大的努力。不過,不宜把一切力量都傾注於第一目標的達到上,應該為達到全目標儲備力量。
(2)在針對達到主要目標檢討後,再檢討次目標,使次目標與主要目標調 和,以便擔當的管理者監視次目標與主要目標的關係。
(3)在企業的任何方麵保持平衡。如果管理者不考慮到全體的狀況,而隻 採用自己中意的計劃,那麽勢必產生很大的問題。如此一搞,不僅主要目標會變得暖昧不清,其他的管理者在發覺上司個人的喜好“跑到”主要目標前 麵時,立刻就會喪失幹勁。最常見的類似問題有專門領域——擔任市場開發,或者擔當製品管理者等狹窄的專門領域——升格的部門管理者,或者首席經 理等,在考慮及全體以前,先考慮到自己所謀求的事情。
(4)不懈於方法的改善——如果說,這以前的東西已經不堪使用,嶄新的 構想又在研究或者檢討中的話,這家公司就會趕不上時代。甚至隻要一個部門陷入這種狀態,平衡就會崩潰,而使公司全體的力量衰退。
(5)為了保持平衡的經營,必須建立時時都能進行分析的製度。使用電腦 的公司,隻要使用目前的經營情報係統,就能夠達到這個目的。
(6)不僅在管理者直接管理的領域,就是在下層的生產線,仍然要保持平 衡。
(7)利用控製係統,監視各職務產生預期的成果,如非達到這種境地的 話,則必須採取矯正措施。
(8)使從業員把時間用在工作的重要部分,勿浪費於無聊的事情上。 管理者非明確的理解自己之義務與權限的界限不可。管理者時常會碰到的煩惱之一,就是涉及義務與權限的對立。關於這兩件事,必須明示於文書 等上麵,使關係者都能夠看到。而且,必須建立協力體製(沒有協力之處,就沒有調整)。有時,還得排除內部的對立。至少得避免它的發生。一旦形 成對立,不僅無法達到協力的目標,甚至會使努力的結果變成泡影。