原來的會議目的也許已經滿足了，周圍的商業狀況當然會改變，參加會 議的人員也會改變。在風風光光的早期，它可以吸引一些知名人士。當它從刺激階段進入例行階段，再朝向儀式階段走時，這些知名人士開始派遣副手 來代表出席。
雖然如此，但委員會在成立那麽久後，還是有能力把事情做好。它樹立 了某種權威，看起來依然可以維持。衰退是可能的，死亡則一定不會。
開會的次數照樣維持。初期所建立的開會時間隻是形成而已。雖然如此， 但受到慣例的幫助及支持，“下次會議日期”總是議程中的最後一項，會議還是會繼續開下去。
2.危險信號 這種階段變化的順序——創立、規則化、生產及衰退——是委員會生命的固定模式。然而要想知道什麽時候發生變化則是很困難的，什麽是危險信 號？它們有三種。
第一種是跟委員會的年齡有關。
它從規則化階段進入生產階段最多開 6 次會。其後就有許多變數，它們 可以決定生產階段究竟能維持多久。這些變數包括：工作的性質，外在的壓力，主席跟與會人員的性格，他們個別的才能與關係。但在經過許多次會議 後，生產力很可能會下降。在這種情形發生前究竟要開多少會議？
根據經驗，我們得問一下在開過 12 次會議後，委員會是否已經達成了它 的目標，或者是否需要來點恢復精神的好東西。可能的情形是至少衰退的徵兆正在慢慢地出現。
在開過 20 次會議後，可能不斷地失去生氣或效率。 第二種危險信號是參加會議的人數。如果會議擴大，它很快就顯得很鬆馳。
超過一定人數後——大約是 8 個人——它很難使每個人都把心思放在會 議上。如果人數增加到 12 個人以上，那根本不可能了。
當人員素質降低時也會出現危險信號。兩三位老闆要是經常派遣部下來 代表他出席會議，委員會顯然會日漸衰退。
第三種危險信號是會議本身的氣氛。一位有經驗的觀察員進入會場時， 馬上就能感覺出來會議的進展速度及生產情形。
假定危險信號已經被顯現出來，假定主席評定並承認某個委員會已不再 像過去那樣有生產力了。他該怎麽辦？
他有三種選擇：（1）治療 治療方法包括： 改變開會次數 修正會議召開的範圍 限製開會時間 更換開會時間 更換參加會議人員 更換主席 減少參加會議人數這些都是緩和劑。每一項都可以減低委員會的衰退，但它們卻無法治療。 它們也許可以成功地使它完成一項再多幾次會議的使命，但它們卻無法完全防止無可避免的衰退過程。
（2）復活 復活的方法是指承認現在的團體已經衰退。使它暫停並產生一個新的團體。給它相同的任務，但卻是新的開會人員及新主席。告訴他們研擬出他們 自己的運作方法，並注意要有較緊湊的時間控製或較積極的成效。
（3）死亡 困難重重。委員會無可避免地已經成為某些人的玩物。委員會中年齡較大的人，可能是一些過去曾有影響力，但現在不再起作用的人，發現這是個 有用的退休場所，他們感覺在那裏可以作出一些貢獻。
為了達到委員會原先所訂的任務與目標，它也許還有繼續存在的必要， 即使並不能證明一定要花那麽多的時間與精力。縱然如此，但這也不能作為繼續讓它存在下去的一種合理的藉口。
這不算是實事求是的。一個委員會一旦進入衰退期，就應該幫助它安靜 地度過死亡的痛苦。
不要再採取“下次開會日期”這種拖延戰術，讓它安靜地去；或者採取 較堅決的行動，讓某個人擔負起委員會原先所擔負的任務。
3.結論 反覆召開的會議在歷經創立、規則化、生產、衰退等四個可預知的階段後，它無可避免地是從與會人興奮的開創期，經由慣例確定期到最後的衰退 期，成為隻徒具形式的會議。
在初期時，一次又一次的會議吸收了大家的精力與能力。
隨後，昨天的問題與昨天的方法開始耗損今天的精力。 衰退也許可以使它暫停，但卻無法予以阻止。 復活或安樂死就留待最後作個決定。
大型會議
大型會議的主席及出席人員在開會時所須的技巧原則上是沿用前麵所討 論過的商業會議的技巧，但還是有許多不同的地方，本節就是要專門討論它 們。
1.演講會的主席 在演講開始，大會主席應當做好他的準備工作。他應當知道要講些什麽題目他應當知道由誰來講，他應當知道可利用的時間。 他也應當考慮可能的討論方式，並準備好足夠的提詞，當遇到論文提出後聽眾興趣減退時能讓自己激起聽眾的討論情緒。主席主持大會所扮演的角 色可分四方麵來討論：（1）演講人介紹 主席應當在開會前適當時機或在開會之前詢問演講人希望如何向聽眾介紹。請他寫下他的姓名及資歷，以免發生錯誤。最好是請他給一份打好字的 書畫資料，說明他希望如何被介紹。
介紹演講人時，典型的錯誤就是那些明顯的錯誤。第一個錯誤是主席把 演講人的名字給搞錯了。他透過眼鏡介紹“李誌堅‘，卻說我們今天的演講人是”李誌賢“。使得李先生跟聽講人員大吃一驚。
第二個錯誤是介紹得太長了。有些主席甚至要介紹 5 分鍾，不僅頌揚演 講人，同時還插進了一些他們所喜歡的事情。這對演講人跟聽眾都沒有好處，任何超過兩段扼要的介紹詞都是不恰當的。
第三個常犯的錯誤是搶先說出演講人要講的東西。主席不能以僅僅介紹 演講人為滿足，他必須介紹題目，但他不應猜測演講人要講些什麽東西，這不僅剽竊演講人的東西，而且可能把不受歡迎的內容傳達給演講人。他甚至 可能迫使演講人否認，或反駁主席所說的話。
較適當的行為是簡單地：1向聽眾打招呼2介紹演講人3報告他擔任該項工作的重要資歷，以及演講人所要求提出的任何意見4說明講題5閉起嘴來，結束介紹 例如：“午安，各位女士、各位先生，今天下午的第一篇論文，是由林明信先 生提出。他是社會學會會員，擔任奇高公司董事，有 14 年的傳播趨勢分析經驗，他今天講的題目是”聲望的轉換“，各位女士、各位先生，這是林明信 先生”。
（2）演講期間 在演講期間，主席的態度會對聽眾產生影響。他的注意力看起來應當是向著演講人，盯住演講人。他應當轉動椅子對著演講人。他的目光應當集中 在演講人的身上。他應當不時點點頭，微笑一下，揚一下眉毛，以表示他的專心與興趣。這對大家都有很大的影響，它可以幫助聽眾集中精神。但是我 曾經看到有些資格老的經理人在主持重要會議時，手在桌子上，頭靠著手臂， 眼睛閉上。
主席代表聽眾擔任計時員角色。如果時間安排緊湊，演講人可能要超過 時間的話，這時主席的工作就是要幫助他按時講完。拿張紙條上麵寫“5 分鍾”，他隨後也許還要傳兩張——“1 分鍾”及“時間到”。
雖然如此，但委員會在成立那麽久後，還是有能力把事情做好。它樹立 了某種權威，看起來依然可以維持。衰退是可能的，死亡則一定不會。
開會的次數照樣維持。初期所建立的開會時間隻是形成而已。雖然如此， 但受到慣例的幫助及支持，“下次會議日期”總是議程中的最後一項，會議還是會繼續開下去。
2.危險信號 這種階段變化的順序——創立、規則化、生產及衰退——是委員會生命的固定模式。然而要想知道什麽時候發生變化則是很困難的，什麽是危險信 號？它們有三種。
第一種是跟委員會的年齡有關。
它從規則化階段進入生產階段最多開 6 次會。其後就有許多變數，它們 可以決定生產階段究竟能維持多久。這些變數包括：工作的性質，外在的壓力，主席跟與會人員的性格，他們個別的才能與關係。但在經過許多次會議 後，生產力很可能會下降。在這種情形發生前究竟要開多少會議？
根據經驗，我們得問一下在開過 12 次會議後，委員會是否已經達成了它 的目標，或者是否需要來點恢復精神的好東西。可能的情形是至少衰退的徵兆正在慢慢地出現。
在開過 20 次會議後，可能不斷地失去生氣或效率。 第二種危險信號是參加會議的人數。如果會議擴大，它很快就顯得很鬆馳。
超過一定人數後——大約是 8 個人——它很難使每個人都把心思放在會 議上。如果人數增加到 12 個人以上，那根本不可能了。
當人員素質降低時也會出現危險信號。兩三位老闆要是經常派遣部下來 代表他出席會議，委員會顯然會日漸衰退。
第三種危險信號是會議本身的氣氛。一位有經驗的觀察員進入會場時， 馬上就能感覺出來會議的進展速度及生產情形。
假定危險信號已經被顯現出來，假定主席評定並承認某個委員會已不再 像過去那樣有生產力了。他該怎麽辦？
他有三種選擇：（1）治療 治療方法包括： 改變開會次數 修正會議召開的範圍 限製開會時間 更換開會時間 更換參加會議人員 更換主席 減少參加會議人數這些都是緩和劑。每一項都可以減低委員會的衰退，但它們卻無法治療。 它們也許可以成功地使它完成一項再多幾次會議的使命，但它們卻無法完全防止無可避免的衰退過程。
（2）復活 復活的方法是指承認現在的團體已經衰退。使它暫停並產生一個新的團體。給它相同的任務，但卻是新的開會人員及新主席。告訴他們研擬出他們 自己的運作方法，並注意要有較緊湊的時間控製或較積極的成效。
（3）死亡 困難重重。委員會無可避免地已經成為某些人的玩物。委員會中年齡較大的人，可能是一些過去曾有影響力，但現在不再起作用的人，發現這是個 有用的退休場所，他們感覺在那裏可以作出一些貢獻。
為了達到委員會原先所訂的任務與目標，它也許還有繼續存在的必要， 即使並不能證明一定要花那麽多的時間與精力。縱然如此，但這也不能作為繼續讓它存在下去的一種合理的藉口。
這不算是實事求是的。一個委員會一旦進入衰退期，就應該幫助它安靜 地度過死亡的痛苦。
不要再採取“下次開會日期”這種拖延戰術，讓它安靜地去；或者採取 較堅決的行動，讓某個人擔負起委員會原先所擔負的任務。
3.結論 反覆召開的會議在歷經創立、規則化、生產、衰退等四個可預知的階段後，它無可避免地是從與會人興奮的開創期，經由慣例確定期到最後的衰退 期，成為隻徒具形式的會議。
在初期時，一次又一次的會議吸收了大家的精力與能力。
隨後，昨天的問題與昨天的方法開始耗損今天的精力。 衰退也許可以使它暫停，但卻無法予以阻止。 復活或安樂死就留待最後作個決定。
大型會議
大型會議的主席及出席人員在開會時所須的技巧原則上是沿用前麵所討 論過的商業會議的技巧，但還是有許多不同的地方，本節就是要專門討論它 們。
1.演講會的主席 在演講開始，大會主席應當做好他的準備工作。他應當知道要講些什麽題目他應當知道由誰來講，他應當知道可利用的時間。 他也應當考慮可能的討論方式，並準備好足夠的提詞，當遇到論文提出後聽眾興趣減退時能讓自己激起聽眾的討論情緒。主席主持大會所扮演的角 色可分四方麵來討論：（1）演講人介紹 主席應當在開會前適當時機或在開會之前詢問演講人希望如何向聽眾介紹。請他寫下他的姓名及資歷，以免發生錯誤。最好是請他給一份打好字的 書畫資料，說明他希望如何被介紹。
介紹演講人時，典型的錯誤就是那些明顯的錯誤。第一個錯誤是主席把 演講人的名字給搞錯了。他透過眼鏡介紹“李誌堅‘，卻說我們今天的演講人是”李誌賢“。使得李先生跟聽講人員大吃一驚。
第二個錯誤是介紹得太長了。有些主席甚至要介紹 5 分鍾，不僅頌揚演 講人，同時還插進了一些他們所喜歡的事情。這對演講人跟聽眾都沒有好處，任何超過兩段扼要的介紹詞都是不恰當的。
第三個常犯的錯誤是搶先說出演講人要講的東西。主席不能以僅僅介紹 演講人為滿足，他必須介紹題目，但他不應猜測演講人要講些什麽東西，這不僅剽竊演講人的東西，而且可能把不受歡迎的內容傳達給演講人。他甚至 可能迫使演講人否認，或反駁主席所說的話。
較適當的行為是簡單地：1向聽眾打招呼2介紹演講人3報告他擔任該項工作的重要資歷，以及演講人所要求提出的任何意見4說明講題5閉起嘴來，結束介紹 例如：“午安，各位女士、各位先生，今天下午的第一篇論文，是由林明信先 生提出。他是社會學會會員，擔任奇高公司董事，有 14 年的傳播趨勢分析經驗，他今天講的題目是”聲望的轉換“，各位女士、各位先生，這是林明信 先生”。
（2）演講期間 在演講期間，主席的態度會對聽眾產生影響。他的注意力看起來應當是向著演講人，盯住演講人。他應當轉動椅子對著演講人。他的目光應當集中 在演講人的身上。他應當不時點點頭，微笑一下，揚一下眉毛，以表示他的專心與興趣。這對大家都有很大的影響，它可以幫助聽眾集中精神。但是我 曾經看到有些資格老的經理人在主持重要會議時，手在桌子上，頭靠著手臂， 眼睛閉上。
主席代表聽眾擔任計時員角色。如果時間安排緊湊，演講人可能要超過 時間的話，這時主席的工作就是要幫助他按時講完。拿張紙條上麵寫“5 分鍾”，他隨後也許還要傳兩張——“1 分鍾”及“時間到”。