在開會之前，秘書必須分發會議所需的多種文件。其中最重要的是議程。 它必須先跟主席討論，並經主席核準，而討論應當包括出席人員所提的意見，看看是否以書麵先行分發，還是留待口頭報告。
議程通常包括：（1）會議或委員會的名稱；（2）開會時間、日期及地點；（3）會議目的；（4）報告事項：——須解釋事項，——上次會議記錄中待辦事項，——新發生的事情（如果沒有列在別處）；（5）按順序，並互相參照文件列出主要討論事項；（6）其他事項；（7）下次會議的細節事項。 主席跟秘書應當一起商量哪一項該提出必須的資料，而秘書可能需要催提案人把這些資料送來。他的工作是保證議程與其他文件能按時分發，以及 其他食宿供應、地圖等事宜。
秘書亦應負責保證有良好的物質安排：會議室、桌椅、紙張供應、點心、 圖表，或其他視聽器材。
總之，在會議前，秘書應當保證會議將在健全的行政基礎上召開。
2.會議中 秘書應注意的主要事項是保證有正確的記錄可供分發。即使記錄也許先以摘要方式來傳閱，但秘書必須保證有份完整的記錄，它可以幫助秘書隨後 作總結，也可在遇到有人要求修改時充作確認書之用。磁帶錄音是一種很好的確認資料，即使是備而無用。
當議程上每一事項討論完後，秘書應當搞清楚他確實了解經討論通過的 事項。這聽起來很容易。遇到好的主席，這是很容易的；主席把討論結果作出總結，解說作成的決定，並確實讓秘書把它記錄下來。但能力欠佳的主席， 所作的決定可能很是模糊的，隻有當秘書要求澄清，並堅持非弄清楚不可時，才能把意思弄明白。
當然也有委員會故意把所作決定搞得模糊不清。它是一種很好的政治策 略，讓會議曖昧不明，待散會後寫一份圈內人所樂於見到的會議記錄。它對政治會議來說是非常好的，但不應當是商業會議的正常行為。
他的首要工作雖然是寫出正確的會議記錄，但他在會議期間還有其他一 些有關的事情要做。他通常不應當加入討論，但他有責任去改正不正確的事實，特別是將委員會內以前的辦法或決定，作錯誤的引用。
他在會議期間應當設法預估輔助性資料的需求，並有拷貝好的會議文件 以供索取。
他可以讓主席專心注意於想參加討論的發言者，或注意那些想當場提供 意見，但還並不出名的人。
他應當留意會議的進行情形。如果需要的話，他應當提醒主席，幫助他 不要偏離主題，並按照計劃進行。
秘書也須關心與會人員的福利。空調、燈光、點心、叫計程車，所有這 些問題都是他需要關注的。
3.會議後 會議記錄是秘書最為關心的事。
目前的趨勢是傾向於摘要式的記錄。跟把所有討論情形都記載下來的詳 細記錄來作比較，摘要式記錄對秘書及讀者來說較不耗費時間；它們也可能比較不會引起猜疑。不同的人會以不同的方法來解釋討論的要點，而詳細的 記錄總是遭到別人的猜疑。
摘要式記錄應當包括所達成的決定，所需要的行動，以及採取那些行動 的責任。如可能的話，秘書應當在記錄分發前先跟主席一起來檢查，但確保記錄準時出爐則是秘書的責任。如果在兩三天之內記錄還沒有分發出去的 話，他的能力就會受到質疑。
主席跟秘書應當商量好他們兩人當中究竟由誰來負責檢查經決定的行動是否按照會議記錄所寫的去執行，這可能牽涉到棘手的追蹤檢查及跟與會人 員的討論。
在前後兩次會議之間，秘書應當注意收集與委員會工作有關的任何資 料。如果需要的話，他應當將那些資料予以複印，並分發給與會人員參閱。
4.總結 秘書在輔助主席，或彌補主席之不足方麵擔任了很重要的角色。 在會議前，他應當：跟主席商量議程 將開會所需的文件準備齊全 分發議程 做好物質上的安排工作 在會議中，他應當 擔任記錄 協助主席控製會議進行 照顧與會人員的福利在會議後，他應當：寫好會議記錄，並跟主席一起檢查 分發會議記錄 實施追蹤考核，檢查各項行動執行情形 分發對與會人員有幫助的任何資料
定期召開的委員會
定期召開的委員會有它自己的模式。 那種模式須是把所有的大事情都辦完，下一次什麽事情也沒有做。
這種固定模式是怎麽樣的？經理人應當採取什麽行動才能達到最大效果？
1.固定模式 反覆召開的會議經歷四個階段。
也許需要採取審慎的行動來修正它的正常發展，但要是不採取行動的 話，它的結局是不可避免的。
它的連續四個階段是：（1）創立階段 在這個開創階段，當一組人頭一兩次聚會在一起時，它是新鮮的，而且應當是有朝氣的。 大家都懷著新奇的心情，認為需要開會。為了能作出決定及便於協調，就把一組陌生人引到一塊來。 他們初來時可能彼此並不認識，需要建立彼此的關係及共同做事的方法。會議召開的範圍在形式上也許已確定了，但會議的真正目的與議事方法 還是採用他們自己的那一套。
處理一宗退回來的案件時，工作小組就有機會獲得新的議事經驗。這是 一個刺激而愉快的階段，可使每個人建立歸屬感。
這個創立階段的持續時間通常是開兩三次會。 參加會議的人對於該怎麽講，該如何提案還在摸索中，議程往往是列得滿滿的，時間是很緊湊的。
（2）規則化階段 一切建立好後，會議就立刻開始進入有規律的階段。
主席的控製方式已被大家所認同。他跟秘書的關係，以及秘書的工作開 始照著模式去做。多久開一次會及每次開會時間的長短開始照著模式去做。
參加會議的人也開始了解彼此的長處和特點。他們開始相識並結伴出入。
在開了兩三次會議，會議便成了例行的公事。
（3）生產階段 現在每次會議都照著規定的模式去做。它有它自己特殊的慣例，那是為了執行特定的工作，由一組特定的人在主席的特殊領導下所發展出來的。 它是一種他們應當可以有效而迅速地貢獻他們心力的模式。
經過連續開了許多次會後，與會人員的互動方式愈來愈定型了。為了容易被辨認出來，每個人開始建立自己的形象。我們可以看到他們設法在建立 他們自己的地位或權力，不斷地想與人結盟，經常是有創意的及有計劃的——或者經常是破壞的及好批評的。 任何委員會的許多事情都是在會議室外麵進行的。大家尋求合作，尋求支持，尋求減少反對。大家要是為了自己團體的利益，或是想以這種方式使 事情能順利進展，這樣做是對的，也是正當的。但這種遊說動作總是危險的，因為它會變成一種過分想支配他人的活動。它很可能使某些人隻注意遊說的 進行而忘了委員會的目標。
當會議定型後，時間的使用應當更有效，但是會議會逐漸變得不事生產。
（4）衰退階段 當會議不照慣例行事後，它就逐漸成為一種儀式。
議程通常包括：（1）會議或委員會的名稱；（2）開會時間、日期及地點；（3）會議目的；（4）報告事項：——須解釋事項，——上次會議記錄中待辦事項，——新發生的事情（如果沒有列在別處）；（5）按順序，並互相參照文件列出主要討論事項；（6）其他事項；（7）下次會議的細節事項。 主席跟秘書應當一起商量哪一項該提出必須的資料，而秘書可能需要催提案人把這些資料送來。他的工作是保證議程與其他文件能按時分發，以及 其他食宿供應、地圖等事宜。
秘書亦應負責保證有良好的物質安排：會議室、桌椅、紙張供應、點心、 圖表，或其他視聽器材。
總之，在會議前，秘書應當保證會議將在健全的行政基礎上召開。
2.會議中 秘書應注意的主要事項是保證有正確的記錄可供分發。即使記錄也許先以摘要方式來傳閱，但秘書必須保證有份完整的記錄，它可以幫助秘書隨後 作總結，也可在遇到有人要求修改時充作確認書之用。磁帶錄音是一種很好的確認資料，即使是備而無用。
當議程上每一事項討論完後，秘書應當搞清楚他確實了解經討論通過的 事項。這聽起來很容易。遇到好的主席，這是很容易的；主席把討論結果作出總結，解說作成的決定，並確實讓秘書把它記錄下來。但能力欠佳的主席， 所作的決定可能很是模糊的，隻有當秘書要求澄清，並堅持非弄清楚不可時，才能把意思弄明白。
當然也有委員會故意把所作決定搞得模糊不清。它是一種很好的政治策 略，讓會議曖昧不明，待散會後寫一份圈內人所樂於見到的會議記錄。它對政治會議來說是非常好的，但不應當是商業會議的正常行為。
他的首要工作雖然是寫出正確的會議記錄，但他在會議期間還有其他一 些有關的事情要做。他通常不應當加入討論，但他有責任去改正不正確的事實，特別是將委員會內以前的辦法或決定，作錯誤的引用。
他在會議期間應當設法預估輔助性資料的需求，並有拷貝好的會議文件 以供索取。
他可以讓主席專心注意於想參加討論的發言者，或注意那些想當場提供 意見，但還並不出名的人。
他應當留意會議的進行情形。如果需要的話，他應當提醒主席，幫助他 不要偏離主題，並按照計劃進行。
秘書也須關心與會人員的福利。空調、燈光、點心、叫計程車，所有這 些問題都是他需要關注的。
3.會議後 會議記錄是秘書最為關心的事。
目前的趨勢是傾向於摘要式的記錄。跟把所有討論情形都記載下來的詳 細記錄來作比較，摘要式記錄對秘書及讀者來說較不耗費時間；它們也可能比較不會引起猜疑。不同的人會以不同的方法來解釋討論的要點，而詳細的 記錄總是遭到別人的猜疑。
摘要式記錄應當包括所達成的決定，所需要的行動，以及採取那些行動 的責任。如可能的話，秘書應當在記錄分發前先跟主席一起來檢查，但確保記錄準時出爐則是秘書的責任。如果在兩三天之內記錄還沒有分發出去的 話，他的能力就會受到質疑。
主席跟秘書應當商量好他們兩人當中究竟由誰來負責檢查經決定的行動是否按照會議記錄所寫的去執行，這可能牽涉到棘手的追蹤檢查及跟與會人 員的討論。
在前後兩次會議之間，秘書應當注意收集與委員會工作有關的任何資 料。如果需要的話，他應當將那些資料予以複印，並分發給與會人員參閱。
4.總結 秘書在輔助主席，或彌補主席之不足方麵擔任了很重要的角色。 在會議前，他應當：跟主席商量議程 將開會所需的文件準備齊全 分發議程 做好物質上的安排工作 在會議中，他應當 擔任記錄 協助主席控製會議進行 照顧與會人員的福利在會議後，他應當：寫好會議記錄，並跟主席一起檢查 分發會議記錄 實施追蹤考核，檢查各項行動執行情形 分發對與會人員有幫助的任何資料
定期召開的委員會
定期召開的委員會有它自己的模式。 那種模式須是把所有的大事情都辦完，下一次什麽事情也沒有做。
這種固定模式是怎麽樣的？經理人應當採取什麽行動才能達到最大效果？
1.固定模式 反覆召開的會議經歷四個階段。
也許需要採取審慎的行動來修正它的正常發展，但要是不採取行動的 話，它的結局是不可避免的。
它的連續四個階段是：（1）創立階段 在這個開創階段，當一組人頭一兩次聚會在一起時，它是新鮮的，而且應當是有朝氣的。 大家都懷著新奇的心情，認為需要開會。為了能作出決定及便於協調，就把一組陌生人引到一塊來。 他們初來時可能彼此並不認識，需要建立彼此的關係及共同做事的方法。會議召開的範圍在形式上也許已確定了，但會議的真正目的與議事方法 還是採用他們自己的那一套。
處理一宗退回來的案件時，工作小組就有機會獲得新的議事經驗。這是 一個刺激而愉快的階段，可使每個人建立歸屬感。
這個創立階段的持續時間通常是開兩三次會。 參加會議的人對於該怎麽講，該如何提案還在摸索中，議程往往是列得滿滿的，時間是很緊湊的。
（2）規則化階段 一切建立好後，會議就立刻開始進入有規律的階段。
主席的控製方式已被大家所認同。他跟秘書的關係，以及秘書的工作開 始照著模式去做。多久開一次會及每次開會時間的長短開始照著模式去做。
參加會議的人也開始了解彼此的長處和特點。他們開始相識並結伴出入。
在開了兩三次會議，會議便成了例行的公事。
（3）生產階段 現在每次會議都照著規定的模式去做。它有它自己特殊的慣例，那是為了執行特定的工作，由一組特定的人在主席的特殊領導下所發展出來的。 它是一種他們應當可以有效而迅速地貢獻他們心力的模式。
經過連續開了許多次會後，與會人員的互動方式愈來愈定型了。為了容易被辨認出來，每個人開始建立自己的形象。我們可以看到他們設法在建立 他們自己的地位或權力，不斷地想與人結盟，經常是有創意的及有計劃的——或者經常是破壞的及好批評的。 任何委員會的許多事情都是在會議室外麵進行的。大家尋求合作，尋求支持，尋求減少反對。大家要是為了自己團體的利益，或是想以這種方式使 事情能順利進展，這樣做是對的，也是正當的。但這種遊說動作總是危險的，因為它會變成一種過分想支配他人的活動。它很可能使某些人隻注意遊說的 進行而忘了委員會的目標。
當會議定型後，時間的使用應當更有效，但是會議會逐漸變得不事生產。
（4）衰退階段 當會議不照慣例行事後，它就逐漸成為一種儀式。