4.結論 視聽器材是很有效果的溝通工具。它們可以成為有力的助手，亦可以成為有力的敵手。 讓它們保持簡單與醒目。在製作時注意聽眾的需要，並注意在使用這種工具時隻把它當作是滿足聽眾需要的助手。 在使用期間要把注意力集中在聽眾接觸上，不要放在那些工具上。
檢查你的位置，使你看起來跟器材很調和，不要站在跟它相反的位置。 放在架子上的板比掛在牆上的板更佳；紙板或白板優於黑板。
要讓幻燈片保持簡單，並做適當的解說。 謹慎使用高架放映機。主要使用於事先製作好的幻燈片。好好利用器材的潛力，但隻是把它當作僕人來用——不要讓它變成主人。
具有重要意義的演講
前麵已經討論過非正式演講的技巧，並提出建議。它是假定講題屬於一 般性的，演講的時間是以聽眾能迅速保持注意力為準，大約是 20 分鍾。
經理人會被要求做各種方式的演講。他們也許需要做較長時間的演講， 或做技術性的演講。他們會被要求做下述方式的演講，就是召集同仁來聽講，並對演講者做出評判，看看他的技術能力如何，及他所代表的公司的能力如 何。
那麽演講者很可能會碰到需要在裝有麥克風的大禮堂裏發表演講，並需 要處理問題及討論。
我們將繼續提供處理這些情況的方法。 在開始時，讓我們先區別下述四種演講的不同之處：（1）非正式演講，討論一般性的話題，不涉及技術上的細部事項。演講 時間大約是 15 到 20 分鍾；（2）重要演講，例如會議式演講，可能需要一小時；（3）技術性演講，主要是傳達技術上的細部事項；（4）經刊登的論文或講稿。 本節將討論如何處理後麵三種情況——重要演講、技術性演講、經刊登的論文或講稿。 一個當經理的人也許還要以其他角色去參加會議：做個普通的與會者，提問題，或一起討論別人的提案。如何扮演那個角色將在第二十一節的“較 大會議”中加以討論。
較長時間的演講 現在是在討論下列問題： 較長時間的演講究竟應該多長？ 它如何設計？
它如何準備？ 首先，讓我們談一談演講時間的長度。 人們所能集中精神去聽的時間是有一定限度的。
時間的長度要由許多因素來決定。演講者的技巧，一天的時間（上午要比下午或晚餐後來得長），聽眾對講題內容的興趣，演講者跟聽眾之間的互 動關係。
然而，雖然有這些變數，但還是有限度的，超出那個限度你就無法期望 聽眾還能集中他們的精神。這個時間大約是 15 到 20 分鍾。
有天份的演講者，再加上環境良好，所講的題材有趣，也許可以維持聽 眾興趣到 35 分鍾，甚至 40 分鍾。不會更長了（在大學裏一堂 50 分鍾的課，究竟有多少學生能集中精神從頭聽到尾的？）
一位演講者如果想要讓聽眾的注意力能集中 15 到 20 分鍾，他就要替自 己訂個嚴格目標。
因此，如果他被要求在開會時發表一小時的演講，包括接著舉行的問題 討論，他應該怎麽辦？
較理想的做法是，他應該先跟會議主持人商量，使他的演講時間不致超 出聽眾的注意力集中時間。但會議計劃的性質似乎是非要演講者發表包括半小時問題討論在內的一小時演講不可。
遇到這種要求，演講者應當接受安排給他的時間，並將它分成幾個較短 的時段。在每一時段之中，他應當選擇完全不同的方法來演講，這樣就可恢 復聽眾的注意力。
例如，一小時的理想分法是分成四節，每節約為 10 到 20 分鍾。 第一節：不妨採用正式演講的方式，演講者站在聽眾的前麵，麵對他們。
會場裏有一種從講台上散發出來的權威氣氛。 第二節：改變氣氛。使用視聽器材，如幻燈放映機。到禮堂中間來使用放映機，並在聽眾間以較親密的方式繼續演講。跟聽眾打成一片，使用箭型 手電筒來幫助，讓大家一起把注意力集中到銀幕上。
第三節：讓聽眾投入。鼓勵他們去思考他們願意在這個階段所提出的問 題。或者發表其他的意見及經驗，或者把聽眾分成幾個小組來討論，然後再報告他們到目前為止所聽到的東西。
第四節：採用別的方式，繼續讓聽眾產生新的注意力。例如，從聽眾中 收集三或四個特殊的問題，邀請他們加入演講陣容，在禮堂前麵坐成半圓形，彼此公開討論。這種討論不僅可再度激起注意力，而且可以引發一般聽眾的 熱情，因為他們認為跟原先在聽眾席的人辯論及質詢是件很新鮮的事，感到很興奮。他們不想被人遺棄。
最後，根據筆記及隨後的討論，將要點做個總結。 像這樣一種重要討論會的準備方法請參閱前麵所提供的建議。
（1）a4 階段：任意記下的備忘事宜。
（2）a5 階段：以聽眾為導向，在少數幾個主要標題下麵加以整理。
（3）a6 階段：將提詞減至最少。 大多數演講者在準備發表重要演講時都需要一再使用這種方法。
第一，將全部演講好好計劃，使它成為四個獨立的部份。四個部份的主題必須慎重選擇，記住聽眾的興趣，並將演講方式做三或四次的改變，以求 恢復聽眾的注意力。
第二，重複使用 a4、a5、a6 方法，每一部分使用一次。 這種做法的最後結果將有 5 張 a6 卡，最上麵的一張寫有講題及所包含的四個部分；每一部分都有一張卡片，每張卡片上麵寫有該部分的四個左右的 標題。
把計劃擬妥後，演講者必須確實可以獲得演講所需的適當器材——特別 是視聽器材。他必須花點時間及心力，確保能得到合適的模型、圖表或幻燈片。正確、簡單、可見、次序不搞錯。
讓我們把重要演講的主要問題做個總結：（1）沒有特別幫助，你不能期望聽眾的注意力集中時間，一次可超過15 到 20 分鍾。
（2）有計劃地作積極性的變化。在演講期間將演講方式作三或四次的改 變，以求恢復聽眾的注意力。
（3）重複使用前述的 a4、a5、a6 方法，以利準備工作。
（4）準備合適的器材以便於說明。
1.技術性演講 聽眾無法輕易地吸收有高度技術性的資訊，他們無法輕易吸收許多事實及數字。想要在演講中提供全部例證或數據的演講者註定會失敗。他所講的 東西別人無法充分了解。
這種演講的內容應當包括問題定義的討論，然後說明使用的方法與所遭 遇的困難。不要試圖提供所有的成果。限製自己隻做總結。因此隻討論它的 重要性並作成結論。
如果遇到某種精確資訊必須予以傳達的話，演講者務必將它寫下來。有 必要時，他可以把它寫在 a6 卡的後麵。但是這種精確資訊的範圍通常應該予 以限製。
當他認為這種資訊必須予以傳達時，他應當既讓大家都能看到（寫在板 上），也要至少把它念兩次，以加深聽眾的印象。務使聽眾有很多機會去聽、去看、去了解及消化。
如果演講者認為必須提出更詳盡的特定成果時，他當然應該事先把它們 製好在圖表或幻燈片上。他可以放映這些幻燈片，他可以從圖表或幻燈片上把資料報告出來，他也可以說明他所作出的結論。然而，他不能期望每個人——即使是懂得技術的聽眾——能完全懂得他所說的東西。 他可以達成的事項是：（1）指出異常的數字或強度的大小；（2）展示他所做的工作的範圍與性質；（3）要求凡事必須可靠；（4）指出重要的結論； 他無法達成的事項是：（1）完全了解他的成果；（2）懂得他所說的，並當場立刻予以消化；（3）使聽眾能根據結果做出他們自己的結論。 從溝通的觀點來看，一般指導原則是在演講中嚴格限製技術細部資料的數量。 然而，有的時候一個人亦需要向同仁提供許多技術細部資料，一方麵給他們作參考用，另一方麵可以促使他們評論及作進一步的發展。遇到這種情 形，你所提供的資料必須盡量寫出來。並事先傳遞給大家看。參加會議的人員然後才有機會去看，去重看，去了解某些含意，並在會議前化解爭辯。
檢查你的位置，使你看起來跟器材很調和，不要站在跟它相反的位置。 放在架子上的板比掛在牆上的板更佳；紙板或白板優於黑板。
要讓幻燈片保持簡單，並做適當的解說。 謹慎使用高架放映機。主要使用於事先製作好的幻燈片。好好利用器材的潛力，但隻是把它當作僕人來用——不要讓它變成主人。
具有重要意義的演講
前麵已經討論過非正式演講的技巧，並提出建議。它是假定講題屬於一 般性的，演講的時間是以聽眾能迅速保持注意力為準，大約是 20 分鍾。
經理人會被要求做各種方式的演講。他們也許需要做較長時間的演講， 或做技術性的演講。他們會被要求做下述方式的演講，就是召集同仁來聽講，並對演講者做出評判，看看他的技術能力如何，及他所代表的公司的能力如 何。
那麽演講者很可能會碰到需要在裝有麥克風的大禮堂裏發表演講，並需 要處理問題及討論。
我們將繼續提供處理這些情況的方法。 在開始時，讓我們先區別下述四種演講的不同之處：（1）非正式演講，討論一般性的話題，不涉及技術上的細部事項。演講 時間大約是 15 到 20 分鍾；（2）重要演講，例如會議式演講，可能需要一小時；（3）技術性演講，主要是傳達技術上的細部事項；（4）經刊登的論文或講稿。 本節將討論如何處理後麵三種情況——重要演講、技術性演講、經刊登的論文或講稿。 一個當經理的人也許還要以其他角色去參加會議：做個普通的與會者，提問題，或一起討論別人的提案。如何扮演那個角色將在第二十一節的“較 大會議”中加以討論。
較長時間的演講 現在是在討論下列問題： 較長時間的演講究竟應該多長？ 它如何設計？
它如何準備？ 首先，讓我們談一談演講時間的長度。 人們所能集中精神去聽的時間是有一定限度的。
時間的長度要由許多因素來決定。演講者的技巧，一天的時間（上午要比下午或晚餐後來得長），聽眾對講題內容的興趣，演講者跟聽眾之間的互 動關係。
然而，雖然有這些變數，但還是有限度的，超出那個限度你就無法期望 聽眾還能集中他們的精神。這個時間大約是 15 到 20 分鍾。
有天份的演講者，再加上環境良好，所講的題材有趣，也許可以維持聽 眾興趣到 35 分鍾，甚至 40 分鍾。不會更長了（在大學裏一堂 50 分鍾的課，究竟有多少學生能集中精神從頭聽到尾的？）
一位演講者如果想要讓聽眾的注意力能集中 15 到 20 分鍾，他就要替自 己訂個嚴格目標。
因此，如果他被要求在開會時發表一小時的演講，包括接著舉行的問題 討論，他應該怎麽辦？
較理想的做法是，他應該先跟會議主持人商量，使他的演講時間不致超 出聽眾的注意力集中時間。但會議計劃的性質似乎是非要演講者發表包括半小時問題討論在內的一小時演講不可。
遇到這種要求，演講者應當接受安排給他的時間，並將它分成幾個較短 的時段。在每一時段之中，他應當選擇完全不同的方法來演講，這樣就可恢 復聽眾的注意力。
例如，一小時的理想分法是分成四節，每節約為 10 到 20 分鍾。 第一節：不妨採用正式演講的方式，演講者站在聽眾的前麵，麵對他們。
會場裏有一種從講台上散發出來的權威氣氛。 第二節：改變氣氛。使用視聽器材，如幻燈放映機。到禮堂中間來使用放映機，並在聽眾間以較親密的方式繼續演講。跟聽眾打成一片，使用箭型 手電筒來幫助，讓大家一起把注意力集中到銀幕上。
第三節：讓聽眾投入。鼓勵他們去思考他們願意在這個階段所提出的問 題。或者發表其他的意見及經驗，或者把聽眾分成幾個小組來討論，然後再報告他們到目前為止所聽到的東西。
第四節：採用別的方式，繼續讓聽眾產生新的注意力。例如，從聽眾中 收集三或四個特殊的問題，邀請他們加入演講陣容，在禮堂前麵坐成半圓形，彼此公開討論。這種討論不僅可再度激起注意力，而且可以引發一般聽眾的 熱情，因為他們認為跟原先在聽眾席的人辯論及質詢是件很新鮮的事，感到很興奮。他們不想被人遺棄。
最後，根據筆記及隨後的討論，將要點做個總結。 像這樣一種重要討論會的準備方法請參閱前麵所提供的建議。
（1）a4 階段：任意記下的備忘事宜。
（2）a5 階段：以聽眾為導向，在少數幾個主要標題下麵加以整理。
（3）a6 階段：將提詞減至最少。 大多數演講者在準備發表重要演講時都需要一再使用這種方法。
第一，將全部演講好好計劃，使它成為四個獨立的部份。四個部份的主題必須慎重選擇，記住聽眾的興趣，並將演講方式做三或四次的改變，以求 恢復聽眾的注意力。
第二，重複使用 a4、a5、a6 方法，每一部分使用一次。 這種做法的最後結果將有 5 張 a6 卡，最上麵的一張寫有講題及所包含的四個部分；每一部分都有一張卡片，每張卡片上麵寫有該部分的四個左右的 標題。
把計劃擬妥後，演講者必須確實可以獲得演講所需的適當器材——特別 是視聽器材。他必須花點時間及心力，確保能得到合適的模型、圖表或幻燈片。正確、簡單、可見、次序不搞錯。
讓我們把重要演講的主要問題做個總結：（1）沒有特別幫助，你不能期望聽眾的注意力集中時間，一次可超過15 到 20 分鍾。
（2）有計劃地作積極性的變化。在演講期間將演講方式作三或四次的改 變，以求恢復聽眾的注意力。
（3）重複使用前述的 a4、a5、a6 方法，以利準備工作。
（4）準備合適的器材以便於說明。
1.技術性演講 聽眾無法輕易地吸收有高度技術性的資訊，他們無法輕易吸收許多事實及數字。想要在演講中提供全部例證或數據的演講者註定會失敗。他所講的 東西別人無法充分了解。
這種演講的內容應當包括問題定義的討論，然後說明使用的方法與所遭 遇的困難。不要試圖提供所有的成果。限製自己隻做總結。因此隻討論它的 重要性並作成結論。
如果遇到某種精確資訊必須予以傳達的話，演講者務必將它寫下來。有 必要時，他可以把它寫在 a6 卡的後麵。但是這種精確資訊的範圍通常應該予 以限製。
當他認為這種資訊必須予以傳達時，他應當既讓大家都能看到（寫在板 上），也要至少把它念兩次，以加深聽眾的印象。務使聽眾有很多機會去聽、去看、去了解及消化。
如果演講者認為必須提出更詳盡的特定成果時，他當然應該事先把它們 製好在圖表或幻燈片上。他可以放映這些幻燈片，他可以從圖表或幻燈片上把資料報告出來，他也可以說明他所作出的結論。然而，他不能期望每個人——即使是懂得技術的聽眾——能完全懂得他所說的東西。 他可以達成的事項是：（1）指出異常的數字或強度的大小；（2）展示他所做的工作的範圍與性質；（3）要求凡事必須可靠；（4）指出重要的結論； 他無法達成的事項是：（1）完全了解他的成果；（2）懂得他所說的，並當場立刻予以消化；（3）使聽眾能根據結果做出他們自己的結論。 從溝通的觀點來看，一般指導原則是在演講中嚴格限製技術細部資料的數量。 然而，有的時候一個人亦需要向同仁提供許多技術細部資料，一方麵給他們作參考用，另一方麵可以促使他們評論及作進一步的發展。遇到這種情 形，你所提供的資料必須盡量寫出來。並事先傳遞給大家看。參加會議的人員然後才有機會去看，去重看，去了解某些含意，並在會議前化解爭辯。