再補充一點，最好複印每本書的目錄，貼在書本的封麵上。如何有效地 活用目錄，前麵已談過。但為了縮短查閱時間，就必須要加上這個步驟，隻要做好這個步驟，就無需打開每本書，隻要書一到手，內容就可立刻得知。 若目錄的內容太多，而封麵無法容納時，就減少複印數量，然後刪除不必要 的部分。
11.捨棄不要的書，買數本重要的書 正確的讀書目的，是如何在短時間內收集到所需的信息，並以能縮短查閱時間為重點。那些處理方法，前麵已提過。當買到不需要的書，該怎麽辦 呢？選擇書的當時，如果沒買到不需要的書那是最好不過了，但有時即使經過選擇後，還是會買回並非自己所想要的書，如遇此種情況，就應立即放棄 閱讀。
再者，同一本書買好幾本，也許會覺得太浪費，但是，使用頻繁的書， 最好能擁有兩～三本。如法律書籍、辭海，以及英文大辭典等書籍，就分為家庭用的和工作上用的，且最少都有兩本。另配合需要，即使是處於移動狀 態下，對想瀏覽的書，也都會準備一本實用型版本，以便需要時，可當場參閱。因為有時等到回家後想到要確認某事，但身邊卻沒有可供參考的書籍， 如此隻好留待明天到辦公室再查閱，這樣就會造成時間上的延誤。
使用頻率高的書，即使多買數本也不算浪費；而不必要的書就需毫不猶 豫地丟棄。對商人而言，活用信息的目標，最重要的是節省時間。總之，無論多少金錢負擔，都可從有效的使用方法中有所收穫。
縮短查閱時間的信息整理術1.縮短查閱時間是活用信息的基礎 查閱時間，原本是電腦用語，是指達到所找的記憶體中的時段。故查閱時間，也就是好不容易才達到其目的地所需的時間。 因此，並不限於電腦上的使用。一般而言，隻要獲得必要信息所需的時間，也稱為查閱時間。這類時間雖然是必須花費的，但收集信息最重要的並 不是信息本身，而是能使所得的信息，成為對商務有實際效用的信息。
查閱時間是指單純的作業時間，而信息活用則可算是腦力運動。單純的 作業，幾乎是沒有附加值可言，但腦力運動需使用腦力，所以其附加價值就相對地增大。縮短單純作業的時間，減少對腦力開發所花費的時間和精力， 即可提高工作本身的價值。
某人工作是律師及會計師，這是一種勞心的職業。但是，實際上，此行 業以手來作業的單純工作也很多。
故若能縮短查閱時間，對工作效率而言，當然是提高許多，這也就是活用信息的意思。
2.整理信息盡量單純化 信息整理的基本要素，就是確定自己的目的。例如，圖書館中書的分類，是以各種不同的人都能使用為前提。但是，自己的書架，因為是自己所要使 用的，所以即使不美觀，但以自己使用方便為第一優先考慮條件。
因此，最好將百科辭典，放在後下方。百科辭典的截口處，則以綠色圓 珠筆劃上對角線，再以藍色原子筆分配刻度，這是為了能立刻找到所需頁數， 而自製的索引。
因此，配合目的，並方便使用的來收集、整理信息才是最重要的。 基本方針，應著重在信息的收集、整理並使其單純化。雖說是收集，但隻是撕下報紙而非剪下報紙。當收集信息時，無須考慮如何整理等等的細節，而應考慮必要信息如何立刻到手，這是首要目的，因此必須有目的地整理。 所以，耗費太多時間來做整理，是本末倒置的作法。
因為須先做好信息整理工作，因此，必須花費某種程度的時間來整理，但這並非表明從一開始，就想取得完美無缺的信息，而是為了配合自己的需 求，盡可能地在短時間內進行有效率的收集。根據人們多年經驗的證明，目前所採用的方法是絕對可行的。且目前的方法，也不是可能取得完整無缺的 信息。
3.以手冊化來提高整理效率 如果有必要，請聘請秘書。
不隻是信息整理，秘書要做的工作有很多，從電話的應酬、訪問的應酬， 及運用文書處理機來記錄等。若從接聽電話到文具購買、複印方式、文件夾的裝訂，地址、目錄和名片等的處理，每項工作都必須由你親自動手，光是 這些工作，就可能耗費相當多的精力及時間。
因此，為了避免這種無謂的浪費，請製定一本“秘書手冊”。其中歸納 出秘書的各類工作，以及應如何做。製定好此手冊，對你來說，可省去教授上的麻煩和時間，此外對秘書而言，也能縮短向你詢問工作方法的時間。
手冊並非一開始就記載得非常完整，開始隻須記載大致的工作和目前的 工作，而且每逢手冊中未記載的失誤時，再予以補充、附加應如何處理的內 容。
此“秘書手冊”還包含了信息整理的內容。 例如，“報紙的複印法和裝訂法”以下則舉出其程序及內容。
（1）新聞的選擇 特定的新聞，若隻看其複印本就能了解的話，則隻需要填寫其日期；若無法從複印本上來了解，就將其分為會計師、律師、翻譯及其他等四大項目， 然後再加以細分。
（2）填寫日期（3）剪報 秘書的工作就是用剪刀剪下所需的部分。
（4）複印的大小 大小以 b5 的紙為基準。
（5）複印的濃度 複印報紙時，濃度一大，就變得太黑，因此稍淡就可以了。
（6）穿孔（7）核對 有關複印穿孔後的資料，是否清楚，以及複印的狀況是否得當，都交由秘書確認。
（8）放進辦公桌內的文件盒 核對後，若判斷資料處理得當，就以別針將副本和正本固定，放入 主管的文件盒中。副本經主管核對，若有不當的部分，則按主管指示修改，然後 按前述做同樣的處理。
（9）裝訂入文件夾中 副本經過主管核對的部分，按照第一項“新聞的選擇”所列的項目，裝訂到暫時分類用的文件夾中。無法判別該區分到哪一項，也就是區分不明確， 或不屬任何一項時，則裝訂在“未分類”的文件夾中。
秘書所做的分類工作，應定期核對其分類是否適當，糾正其不適當的分 類，且使其歸位於適當的文件夾中，並將暫時分類用的文件資料，歸入正規 的文件夾中。
（10）處理剪剩下來的部分 剪下認為必要的新聞後，所殘留的碎紙屑，應放入紙袋中，然後交給主管核對，核對是否有需要的新聞被剪掉。 以上是信息整理的一本手冊。通常當秘書資料處理完後，重點部分，應再核對一次。
4.文件夾的規格要統一管理者辦公室內，所用的文件夾一般都統一用 b5 的規格。統一用 b5 的最 大理由，是因為工作上的文件規格，與官方或其他行政單位，都是以法院地規格為主，所做的文件和提出的文件，也大都是 b5 的規格。
另還有一個理由是，從複印機的功能來看，使用 b5 開數的紙，較為方便。 若是 b5 尚有加倍開數的 b4，這開數大部分的複印機都能複印，但 a4開的倍 數是 a3，除非是大型的複印機，不然無法複印。並且，最近傳真機愈來愈普 及，而其大部分的規格都是 b4 的，下一位機種才是a4.一般事務所備的都是 b4 的機種，所以，無論 b4 或 b5 在收發信上都比較方便。
11.捨棄不要的書，買數本重要的書 正確的讀書目的，是如何在短時間內收集到所需的信息，並以能縮短查閱時間為重點。那些處理方法，前麵已提過。當買到不需要的書，該怎麽辦 呢？選擇書的當時，如果沒買到不需要的書那是最好不過了，但有時即使經過選擇後，還是會買回並非自己所想要的書，如遇此種情況，就應立即放棄 閱讀。
再者，同一本書買好幾本，也許會覺得太浪費，但是，使用頻繁的書， 最好能擁有兩～三本。如法律書籍、辭海，以及英文大辭典等書籍，就分為家庭用的和工作上用的，且最少都有兩本。另配合需要，即使是處於移動狀 態下，對想瀏覽的書，也都會準備一本實用型版本，以便需要時，可當場參閱。因為有時等到回家後想到要確認某事，但身邊卻沒有可供參考的書籍， 如此隻好留待明天到辦公室再查閱，這樣就會造成時間上的延誤。
使用頻率高的書，即使多買數本也不算浪費；而不必要的書就需毫不猶 豫地丟棄。對商人而言，活用信息的目標，最重要的是節省時間。總之，無論多少金錢負擔，都可從有效的使用方法中有所收穫。
縮短查閱時間的信息整理術1.縮短查閱時間是活用信息的基礎 查閱時間，原本是電腦用語，是指達到所找的記憶體中的時段。故查閱時間，也就是好不容易才達到其目的地所需的時間。 因此，並不限於電腦上的使用。一般而言，隻要獲得必要信息所需的時間，也稱為查閱時間。這類時間雖然是必須花費的，但收集信息最重要的並 不是信息本身，而是能使所得的信息，成為對商務有實際效用的信息。
查閱時間是指單純的作業時間，而信息活用則可算是腦力運動。單純的 作業，幾乎是沒有附加值可言，但腦力運動需使用腦力，所以其附加價值就相對地增大。縮短單純作業的時間，減少對腦力開發所花費的時間和精力， 即可提高工作本身的價值。
某人工作是律師及會計師，這是一種勞心的職業。但是，實際上，此行 業以手來作業的單純工作也很多。
故若能縮短查閱時間，對工作效率而言，當然是提高許多，這也就是活用信息的意思。
2.整理信息盡量單純化 信息整理的基本要素，就是確定自己的目的。例如，圖書館中書的分類，是以各種不同的人都能使用為前提。但是，自己的書架，因為是自己所要使 用的，所以即使不美觀，但以自己使用方便為第一優先考慮條件。
因此，最好將百科辭典，放在後下方。百科辭典的截口處，則以綠色圓 珠筆劃上對角線，再以藍色原子筆分配刻度，這是為了能立刻找到所需頁數， 而自製的索引。
因此，配合目的，並方便使用的來收集、整理信息才是最重要的。 基本方針，應著重在信息的收集、整理並使其單純化。雖說是收集，但隻是撕下報紙而非剪下報紙。當收集信息時，無須考慮如何整理等等的細節，而應考慮必要信息如何立刻到手，這是首要目的，因此必須有目的地整理。 所以，耗費太多時間來做整理，是本末倒置的作法。
因為須先做好信息整理工作，因此，必須花費某種程度的時間來整理，但這並非表明從一開始，就想取得完美無缺的信息，而是為了配合自己的需 求，盡可能地在短時間內進行有效率的收集。根據人們多年經驗的證明，目前所採用的方法是絕對可行的。且目前的方法，也不是可能取得完整無缺的 信息。
3.以手冊化來提高整理效率 如果有必要，請聘請秘書。
不隻是信息整理，秘書要做的工作有很多，從電話的應酬、訪問的應酬， 及運用文書處理機來記錄等。若從接聽電話到文具購買、複印方式、文件夾的裝訂，地址、目錄和名片等的處理，每項工作都必須由你親自動手，光是 這些工作，就可能耗費相當多的精力及時間。
因此，為了避免這種無謂的浪費，請製定一本“秘書手冊”。其中歸納 出秘書的各類工作，以及應如何做。製定好此手冊，對你來說，可省去教授上的麻煩和時間，此外對秘書而言，也能縮短向你詢問工作方法的時間。
手冊並非一開始就記載得非常完整，開始隻須記載大致的工作和目前的 工作，而且每逢手冊中未記載的失誤時，再予以補充、附加應如何處理的內 容。
此“秘書手冊”還包含了信息整理的內容。 例如，“報紙的複印法和裝訂法”以下則舉出其程序及內容。
（1）新聞的選擇 特定的新聞，若隻看其複印本就能了解的話，則隻需要填寫其日期；若無法從複印本上來了解，就將其分為會計師、律師、翻譯及其他等四大項目， 然後再加以細分。
（2）填寫日期（3）剪報 秘書的工作就是用剪刀剪下所需的部分。
（4）複印的大小 大小以 b5 的紙為基準。
（5）複印的濃度 複印報紙時，濃度一大，就變得太黑，因此稍淡就可以了。
（6）穿孔（7）核對 有關複印穿孔後的資料，是否清楚，以及複印的狀況是否得當，都交由秘書確認。
（8）放進辦公桌內的文件盒 核對後，若判斷資料處理得當，就以別針將副本和正本固定，放入 主管的文件盒中。副本經主管核對，若有不當的部分，則按主管指示修改，然後 按前述做同樣的處理。
（9）裝訂入文件夾中 副本經過主管核對的部分，按照第一項“新聞的選擇”所列的項目，裝訂到暫時分類用的文件夾中。無法判別該區分到哪一項，也就是區分不明確， 或不屬任何一項時，則裝訂在“未分類”的文件夾中。
秘書所做的分類工作，應定期核對其分類是否適當，糾正其不適當的分 類，且使其歸位於適當的文件夾中，並將暫時分類用的文件資料，歸入正規 的文件夾中。
（10）處理剪剩下來的部分 剪下認為必要的新聞後，所殘留的碎紙屑，應放入紙袋中，然後交給主管核對，核對是否有需要的新聞被剪掉。 以上是信息整理的一本手冊。通常當秘書資料處理完後，重點部分，應再核對一次。
4.文件夾的規格要統一管理者辦公室內，所用的文件夾一般都統一用 b5 的規格。統一用 b5 的最 大理由，是因為工作上的文件規格，與官方或其他行政單位，都是以法院地規格為主，所做的文件和提出的文件，也大都是 b5 的規格。
另還有一個理由是，從複印機的功能來看，使用 b5 開數的紙，較為方便。 若是 b5 尚有加倍開數的 b4，這開數大部分的複印機都能複印，但 a4開的倍 數是 a3，除非是大型的複印機，不然無法複印。並且，最近傳真機愈來愈普 及，而其大部分的規格都是 b4 的，下一位機種才是a4.一般事務所備的都是 b4 的機種，所以，無論 b4 或 b5 在收發信上都比較方便。