收集資料中，常會發現和原有資料檔案相同的文件，如果袋子已經裝滿，隻 好再填寫一個袋子，放在原資料檔案後再編號即可；（7）工作結束後，將原來使用的袋內資料重新檢查一遍，捨棄不需要者，然後根據原排列順序上架；（8）再利用和整理。每次取出檔案使用時，都要順手整理一下袋內的資料，不 要的一定要丟掉，這樣才不會造成資料泛濫；（9）總整理。資料和飲食一樣，如果放任不管就會落入無限膨脹的地步。因此每隔一段時間要整理一下檔案 櫃，丟掉不需要的項目。像改用其它檔案架、改變書桌方位、大清掃時都是整理檔案的好機會。
13.設定目錄的原則 好不容易保存起來的資料，如果不能迅速找出來使用，則完全沒有意義。
因此在設計整理係統時，一定要注意這個問題，而其中的關鍵是目錄的設定 方式。
設定目錄的基本原則應該是：首先出現於腦中的字眼，就是目錄的主要 關鍵字。
每個人的思考方式都不同，但各有各的“固定思路”，都有自己的一套 邏輯方式，在處理袋式檔案的目錄時，就要考慮這種邏輯。利用這種浮現的語言作目錄有一個好處：等自己想再找這個檔案時，一定會想到這個字眼； 設定目錄時要不斷地嚐試，直到找到自己的邏輯方式為止。
14.用個人電腦檢索目錄完全以記憶關鍵字來找資料檔案，500 個已是極限，500 個到 1000 個是 記憶模糊階段，而 2000個以上，腦子根本就不管用了。如果檔案數已經發展 到這個階段，不妨使用個人檔案來處理目錄，然後再找檔案。
通常在設定檔案目錄時，不妨再依檔案內容設定第二個檔案，把關鍵字 寫在紙上，輸入個人電腦時會方便許多。即使現在沒有把目錄輸入電腦的打算，也不妨做這樣的準備，將來也許會用得上。如果袋式檔案數目少，還用 不到個人電腦的卡式檔案時，利用文字處理機同樣可以達到目的。
15.使用“袋式檔案係統”注意事項 正確使用“袋式檔案係統”應注意七個事項：（1）袋式檔案係統以“角型2 號”信封做道具，主要用來處理紙資料；（2）袋式檔案係統既便宜又簡單， 容易執行，是懶人最佳整理術；（3）袋式檔案係統可以瞬間統一文件、筆記、照片、書信等資料的規格；（4）袋式檔案係統在整理資料的同時也能發揮管理 功能，多項工作同時進行時可預防混亂；（5）袋式檔案的目錄是利用個人的思考邏輯製成的；（6）資料整理最好以字母為排序原則；（7）為了提高袋式檔案 的工作效率，每次使用檔案時，要有勇氣捨棄不需要的資料。
文件資料整理技巧80 年代初期，世界突然出現一個新名詞——“辦公室自動化”，自此震 撼商界。在一般人的觀念中，“自動化”是指工廠合理化、效率化，現在把這個名詞用到商業部門，才創出“oa”的名詞，但到底“oa”是什麽？要做 到什麽地步？卻至今無人能確切地解釋。
在許多爭議中最引人注目的是“紙”的地位問題。有人認為，經過辦公 自動化後，所有的商業文書都會被電腦和文字處理機取代，“紙”將在辦公室中消失。多年來的事實證明，這個理論仍隻是一個理論，並未在生活中實 現。電腦和文字處理機初期的技術並不成熟，操作性和攜帶性都很差，因此一直不能取代紙的地位；直到 90 年代的今天，情況也未見改觀，紙的消耗量 反而因為 oa 機器的大量使用而與日俱增。在 oa 機器上做成的文件，並不能拿在手裏反覆翻閱，結果大多數的人總會說：先印出來看看吧！結果隻有更 增加紙的用量。從以前到現在，資料整理的最大課題都是：控製泛濫的紙資 料。
1.整理文件的基本觀念（1）當機立斷的勇氣 各式各樣的文件資料、電話留言、企劃表、進度書、複印本、備忘錄等，正一步步淹沒管理者的工作環境。在信息泛濫的時代，任何文件都要經過兩 種選擇：a.是否有保存整理的必要；b.是否應該捨棄。考慮這兩點後，就要馬上決定處理。
取捨的時效非常重要，很多人都覺得無所謂，可以待會兒再做，但一旦 有了下次、明天、月底的念頭後，人就不會處理它了；永遠不要存著“暫時保留”的想法，現在不處理，以後每過一天，處理的功夫就得增加一倍。一 定要記住：要保持整潔的工作生理環境，就得想法成為“當機立斷”主義者，絕不能躺在文件垃圾山上。
說到“當機立斷”，其實就是一種捨棄的“勇氣”。管理者也許很容易 決定丟掉一些隨手塗寫的筆記、紙張，但一旦碰到工整的電腦文件、精美的書籍、手冊和雜誌時，你還有勇氣這麽做嗎？
沒辦法讓管理者下定決心處理的文件，通常是：a.丟掉太可惜了；b.也 許什麽時候用得到。紙張印得太精美總讓人捨不得丟棄，尤其書籍更是如此。
不過，除非個人財力能負擔極大的收藏空間，否則捨不得丟掉，隻會破壞自 己的工作環境，無論覺得多麽可惜，該丟的就必須丟掉。這是不產生工作空間爆炸的一種危機管理。在不忍心丟棄的文件中，有些是體積龐大、使用機 會少、但搜集不易的文件，像這種文件的收藏空間成本，應交給公司負擔。
碰到這類文件、書籍時，不妨捐給有關單位，不但是一種義舉，而且將來使 用時也一定找得到。
有些擅長處理資料的文字工作者，常定期把多餘的書籍捐給地方圖書 館，必要時再去借閱，這完全是運用圖書館不能拒絕贈書的優點。
（2）“邊讀邊丟”法“無法處理”有時候就等於“不知如何處理”，心中毫無取捨的標準。 整理者應該掌握一項基本原則：將來能再度取得的資料，當下就要丟掉。 對商界人士來說，報紙、雜誌上已經公開的一般資料，使用率並不高，反而是一些不成文章的數字、描述才是真正有用的信息。現在電腦和電話傳 真的通訊功能愈來愈普及，一通電話或電腦連線就能得到的資料就可以丟棄。或者退一步想，隻要把非常必要的資料剪存下來，其它的敘述不看也行。 報紙和雜誌是很占空間的，最好是一邊讀就一邊撕、剪、割，讀完了，該留的已經處理完，其它就送進垃圾筒了事。
拿到資料時，就應鼓起割捨的勇氣，做到眼、腦、手並用。唯有如此， 才不會在“垃圾堆”中工作。
（3）捨棄多餘的複印資料 複印機愈來愈普及，功能愈多樣化，其後果之一就是“垃圾資料”愈多。
人們常說的“信息洪流”並不是多樣信息滿溢，而是同樣信息重複出現。這 種“重複信息”的盛況因為複印機的普及而更上一層樓。你一天不知要在辦公室內聽到幾遍“先複印出來再說”？人在工作時總有個微妙的心理，比如“不管有沒有必要，先把資料複印下來再說”，似乎這樣就可以宣告工作結 束一樣。
複印機在辦公室中，扮演了文書處理鎮定劑的角色，這種由信息機器所 產生的心理效應可稱為“信息鎮定”。為了克服這種浪費，要痛下“隻在必要時複印”的決心，尤其在現代社會，有時候浪費資源可稱得上是一種犯罪 行為。
13.設定目錄的原則 好不容易保存起來的資料，如果不能迅速找出來使用，則完全沒有意義。
因此在設計整理係統時，一定要注意這個問題，而其中的關鍵是目錄的設定 方式。
設定目錄的基本原則應該是：首先出現於腦中的字眼，就是目錄的主要 關鍵字。
每個人的思考方式都不同，但各有各的“固定思路”，都有自己的一套 邏輯方式，在處理袋式檔案的目錄時，就要考慮這種邏輯。利用這種浮現的語言作目錄有一個好處：等自己想再找這個檔案時，一定會想到這個字眼； 設定目錄時要不斷地嚐試，直到找到自己的邏輯方式為止。
14.用個人電腦檢索目錄完全以記憶關鍵字來找資料檔案，500 個已是極限，500 個到 1000 個是 記憶模糊階段，而 2000個以上，腦子根本就不管用了。如果檔案數已經發展 到這個階段，不妨使用個人檔案來處理目錄，然後再找檔案。
通常在設定檔案目錄時，不妨再依檔案內容設定第二個檔案，把關鍵字 寫在紙上，輸入個人電腦時會方便許多。即使現在沒有把目錄輸入電腦的打算，也不妨做這樣的準備，將來也許會用得上。如果袋式檔案數目少，還用 不到個人電腦的卡式檔案時，利用文字處理機同樣可以達到目的。
15.使用“袋式檔案係統”注意事項 正確使用“袋式檔案係統”應注意七個事項：（1）袋式檔案係統以“角型2 號”信封做道具，主要用來處理紙資料；（2）袋式檔案係統既便宜又簡單， 容易執行，是懶人最佳整理術；（3）袋式檔案係統可以瞬間統一文件、筆記、照片、書信等資料的規格；（4）袋式檔案係統在整理資料的同時也能發揮管理 功能，多項工作同時進行時可預防混亂；（5）袋式檔案的目錄是利用個人的思考邏輯製成的；（6）資料整理最好以字母為排序原則；（7）為了提高袋式檔案 的工作效率，每次使用檔案時，要有勇氣捨棄不需要的資料。
文件資料整理技巧80 年代初期，世界突然出現一個新名詞——“辦公室自動化”，自此震 撼商界。在一般人的觀念中，“自動化”是指工廠合理化、效率化，現在把這個名詞用到商業部門，才創出“oa”的名詞，但到底“oa”是什麽？要做 到什麽地步？卻至今無人能確切地解釋。
在許多爭議中最引人注目的是“紙”的地位問題。有人認為，經過辦公 自動化後，所有的商業文書都會被電腦和文字處理機取代，“紙”將在辦公室中消失。多年來的事實證明，這個理論仍隻是一個理論，並未在生活中實 現。電腦和文字處理機初期的技術並不成熟，操作性和攜帶性都很差，因此一直不能取代紙的地位；直到 90 年代的今天，情況也未見改觀，紙的消耗量 反而因為 oa 機器的大量使用而與日俱增。在 oa 機器上做成的文件，並不能拿在手裏反覆翻閱，結果大多數的人總會說：先印出來看看吧！結果隻有更 增加紙的用量。從以前到現在，資料整理的最大課題都是：控製泛濫的紙資 料。
1.整理文件的基本觀念（1）當機立斷的勇氣 各式各樣的文件資料、電話留言、企劃表、進度書、複印本、備忘錄等，正一步步淹沒管理者的工作環境。在信息泛濫的時代，任何文件都要經過兩 種選擇：a.是否有保存整理的必要；b.是否應該捨棄。考慮這兩點後，就要馬上決定處理。
取捨的時效非常重要，很多人都覺得無所謂，可以待會兒再做，但一旦 有了下次、明天、月底的念頭後，人就不會處理它了；永遠不要存著“暫時保留”的想法，現在不處理，以後每過一天，處理的功夫就得增加一倍。一 定要記住：要保持整潔的工作生理環境，就得想法成為“當機立斷”主義者，絕不能躺在文件垃圾山上。
說到“當機立斷”，其實就是一種捨棄的“勇氣”。管理者也許很容易 決定丟掉一些隨手塗寫的筆記、紙張，但一旦碰到工整的電腦文件、精美的書籍、手冊和雜誌時，你還有勇氣這麽做嗎？
沒辦法讓管理者下定決心處理的文件，通常是：a.丟掉太可惜了；b.也 許什麽時候用得到。紙張印得太精美總讓人捨不得丟棄，尤其書籍更是如此。
不過，除非個人財力能負擔極大的收藏空間，否則捨不得丟掉，隻會破壞自 己的工作環境，無論覺得多麽可惜，該丟的就必須丟掉。這是不產生工作空間爆炸的一種危機管理。在不忍心丟棄的文件中，有些是體積龐大、使用機 會少、但搜集不易的文件，像這種文件的收藏空間成本，應交給公司負擔。
碰到這類文件、書籍時，不妨捐給有關單位，不但是一種義舉，而且將來使 用時也一定找得到。
有些擅長處理資料的文字工作者，常定期把多餘的書籍捐給地方圖書 館，必要時再去借閱，這完全是運用圖書館不能拒絕贈書的優點。
（2）“邊讀邊丟”法“無法處理”有時候就等於“不知如何處理”，心中毫無取捨的標準。 整理者應該掌握一項基本原則：將來能再度取得的資料，當下就要丟掉。 對商界人士來說，報紙、雜誌上已經公開的一般資料，使用率並不高，反而是一些不成文章的數字、描述才是真正有用的信息。現在電腦和電話傳 真的通訊功能愈來愈普及，一通電話或電腦連線就能得到的資料就可以丟棄。或者退一步想，隻要把非常必要的資料剪存下來，其它的敘述不看也行。 報紙和雜誌是很占空間的，最好是一邊讀就一邊撕、剪、割，讀完了，該留的已經處理完，其它就送進垃圾筒了事。
拿到資料時，就應鼓起割捨的勇氣，做到眼、腦、手並用。唯有如此， 才不會在“垃圾堆”中工作。
（3）捨棄多餘的複印資料 複印機愈來愈普及，功能愈多樣化，其後果之一就是“垃圾資料”愈多。
人們常說的“信息洪流”並不是多樣信息滿溢，而是同樣信息重複出現。這 種“重複信息”的盛況因為複印機的普及而更上一層樓。你一天不知要在辦公室內聽到幾遍“先複印出來再說”？人在工作時總有個微妙的心理，比如“不管有沒有必要，先把資料複印下來再說”，似乎這樣就可以宣告工作結 束一樣。
複印機在辦公室中，扮演了文書處理鎮定劑的角色，這種由信息機器所 產生的心理效應可稱為“信息鎮定”。為了克服這種浪費，要痛下“隻在必要時複印”的決心，尤其在現代社會，有時候浪費資源可稱得上是一種犯罪 行為。