8.防止厭倦單調工作的“成功畫麵思考法” 撰寫一本書著實需要有很強的意誌力，但多達數百頁的稿紙，雖說用口述錄音機或文書處理機之類的現代化工具可達到很高的工作效率，不過，有 時候也是一件非常痛苦的事。在這種情況下，隻要想到這是完成一本書的必經過程，就會再次提起幹勁。重要的是，如果一心隻想到眼前單調的工作， 不但會心生厭煩，而且工作效率也會一落千丈。試用成功畫麵思考法，想像計劃成功或完成工作時的成就感，是防止這些弊端的方法之一。
9.將公司報表文件原稿與資料的紙張統一起來 最近的辦公自動化設備，大多具備便捷的功能，複印機自動送稿，即為功能之一。因此，不必再費事地一張張換稿，一次次按鍵。即使不在一旁看 著也無所謂，可以大大地節省人力與時間。
可是，這種精心設計出來的功能卻出人意料的並未受到廣泛的應用。其 原因之一在於原稿的紙張大小不一。例如，在公司內部報表文件上經常可以發現，文章是用文書處理機打在 a4 的紙上，而圖表資料紙是 b4 大小。即使隻 有一張大小不一，自動送稿功能的威力，也要大大減小了。因此必須首先統一資料等所有文件的紙張大小，不隻是複印上，在各方麵都將大大提高效率。
10.呈送出去的書類文件也要做標題和目錄 除了時間太過倉促的情況外，在對訂約的公司客戶提出報告時，一定要在上麵附標題和目錄，同時也要求部屬，在呈送任何書類文件時，都必須規 規矩矩地標上標題與目錄。因為標題和目錄能夠使人在閱讀內容之前，對文件的整體觀點與主題方向，有一個概括性的了解。乍聽之下，似乎令人覺得 很麻煩，不過隻要想到這項工作不但能縮短他人的工作時間，也能夠縮短自己的工作時間，其效果絕對是不小的。
11.寫報告時，先將報告列在紙上，事後再一併查閱 在寫報告時，即使中途有疑問或不了解之處，隻要它不是個影響巨大的問題，可都不馬上去翻查資料或文獻，因為或許因此暫時解決了問題，可是 卻因思考中斷浪費時間，反而耽誤了工作進度。所以一旦有必須查閱的事項，可先將其列在紙上，最後再一併去查資料。此外，列在紙上的問題也可以交 待他人去查，自己也不必停下手上的工作。
12.把經常使用的文字、數字刻成橡皮印在現代的辦公室中，oa 機器已經成了不可缺少的必需品，不過除了利用 這些機器之外，隻要稍稍動點腦筋，還是有很多提高工作效率的方法，比如利用橡皮印，年月日印、裁決印、裁決印住址姓名印等各種不同的印章，一 應俱全。在需要反覆書寫同樣的文字與數字的情況下，如果一一手寫，那會耗費許多時間，所以若能將其刻成橡皮印，在處理事務上，便能省下相當多 的時間。即使要多花點錢，由於節省手寫作業的時間而提高了工作效率，所以成本反而降低。
13.一成不變地奉行領導的指示，工作的確不會愉快 經常有人發牢騷說，因為工作太無聊，所以才無法提高工作效率。同樣地，不妨不要理睬別人怎麽說，以自己的方式來處理例行公事。在動腦筋想 如何以自己的方式工作的時候，會發現前所未有的樂趣，這樣才能提高效率。
14.採用高爾夫球記分法，隨時隨地記下備忘錄 喜歡打高爾夫球的人大概都知道，高爾夫球的記分卡上附有鉛筆，大小正好可放在上衣口袋，在球賽進行中，無論打到哪都可立即記下分數。除了 一般的筆記外，也應備有可放在上衣口袋且附鉛筆的備忘錄。即使身邊沒帶公事包，也能立即記下備忘錄。很多業務員也都應這樣，隨身攜帶筆記簿， 不過，如果採用這種方法，隨時隨地都可迅速地記下備忘錄。
在工作中，寫公文、寫書信占了相當大的份量，不過畢竟是本行以外的 副業，如果不講求工作效率，一定會影響到業務的進度。要提高寫稿的工作效率，必須放鬆心情，不要戰戰兢兢地“寫千古文章”。如果一開始就想寫出完美無缺的作品，終究隻會寫一字塗一字，寫一張撕一張，所以不如隨著 思路先打個糙稿，然後再加以修改。
15.利用業餘時間構思文稿 在寫稿工作上，構思要費很大的功夫，毫無準備就提筆，往往文思閉塞，難以成行，所以在寫稿之前，最好在不同的場合進行構思與糙稿的寫作。下 了班，完全不受電話幹擾地專心思索，是最適合構思的時段。而且剛從繁重的工作中解放出來，心情為之輕鬆，往往會產生許多絕妙的靈感。想好了整 個結構大綱後，再用口述錄音機和文書處理機，就可以迅速地完成糙稿工作。
16.利用文書處理機來輸入文稿 商業文件也和法律文件一樣，很多都是相同的格式。文書處理機不但能保存已打好的文章，而且還能自由地加以刪除、修改。最初雖然不得不多花 一點時間來輸入，不過為了日後的方便，還是用文書處理機來輸入文稿比較 理想。
17.文書處理機的軟盤以一張一個為原則 使用文書處理機時，必須特別注意軟盤的整理方法。舉例來說，原則上一張軟盤中，隻儲存一個資料。軟盤的容量，因機種而有所不同，不過一張 大約可儲存多達一本書的資料，因而容易在一張軟盤中，同時存入各種不同的資料，但是檢索時就非常地麻煩，不太合乎效率原則。按種類準備不同的 軟盤，不會花太多的錢，就能以易於檢索的方式，將存入軟盤的資料分門別 類。
18.以不同顏色的標籤來區分不同內容的軟盤 雖然將不同的資料分別存在不同的軟盤之中，不過如果不一一顯示屏幕，還是無法了解其內容，這樣就失去了分類的意義。為了解決這個問題， 一般應該採用的方法是在軟盤上貼彩色標籤。如會計事務所中所採用的分類法是，綠色標籤表示“個別專題”，藍色標籤表示“一般專題”，黃色標籤 表示“各種表格”。按顏色區分之後，如果項目太多，為了使檢索資料的使用更加迅速，即可將儲存的項目內容做成表單。
19.保存舊軟盤中的資料，不斷使用新軟盤 和錄像帶一樣，文書處理機的軟盤可反覆使用，因此一張軟盤往往被使用好幾次。且大家都認為，再買新的軟盤是一種無謂的浪費。輸入資料要花 費相當的功夫，如果將其時間成本列入考慮，則長久不用的資料有朝一日也會派上用場，如將其消除反而是一種浪費，所以要在一張軟盤中存入有關的 資料，至於新的資料，就毫不吝惜地輸入新的軟盤中。
20.活頁式手冊既能插換頁數又能縮短找尋資料的時間 不論到哪裏，隨身攜帶一本活頁式手冊。在下班回家的車上或就寢之前，突然想到第二天應該繼續進行哪些工作，就馬上記在手冊上。而且活頁式手 冊可隨時增加頁數，不要的頁數也可任意抽出作廢。
21.備忘錄上要標明“主題”、“日期”、“出處” 在看書或看電視時，一旦看到想記下的文句，可立刻提筆在 b5 的活頁紙上，記下備忘錄。備忘錄是分項寫下來的，以一頁一個項目為原則，至少標 明“主題”“日期”、“出處”。如果備忘錄上標明主題與日期，事後重讀時，即使記得不太完整，但隻要回想一下當時的狀況，就可以清楚地了解其 內容，而出處則需要詳細調查，可供參考之用。備忘錄上如果標明這三項，則資料就會越來越有份量。
9.將公司報表文件原稿與資料的紙張統一起來 最近的辦公自動化設備，大多具備便捷的功能，複印機自動送稿，即為功能之一。因此，不必再費事地一張張換稿，一次次按鍵。即使不在一旁看 著也無所謂，可以大大地節省人力與時間。
可是，這種精心設計出來的功能卻出人意料的並未受到廣泛的應用。其 原因之一在於原稿的紙張大小不一。例如，在公司內部報表文件上經常可以發現，文章是用文書處理機打在 a4 的紙上，而圖表資料紙是 b4 大小。即使隻 有一張大小不一，自動送稿功能的威力，也要大大減小了。因此必須首先統一資料等所有文件的紙張大小，不隻是複印上，在各方麵都將大大提高效率。
10.呈送出去的書類文件也要做標題和目錄 除了時間太過倉促的情況外，在對訂約的公司客戶提出報告時，一定要在上麵附標題和目錄，同時也要求部屬，在呈送任何書類文件時，都必須規 規矩矩地標上標題與目錄。因為標題和目錄能夠使人在閱讀內容之前，對文件的整體觀點與主題方向，有一個概括性的了解。乍聽之下，似乎令人覺得 很麻煩，不過隻要想到這項工作不但能縮短他人的工作時間，也能夠縮短自己的工作時間，其效果絕對是不小的。
11.寫報告時，先將報告列在紙上，事後再一併查閱 在寫報告時，即使中途有疑問或不了解之處，隻要它不是個影響巨大的問題，可都不馬上去翻查資料或文獻，因為或許因此暫時解決了問題，可是 卻因思考中斷浪費時間，反而耽誤了工作進度。所以一旦有必須查閱的事項，可先將其列在紙上，最後再一併去查資料。此外，列在紙上的問題也可以交 待他人去查，自己也不必停下手上的工作。
12.把經常使用的文字、數字刻成橡皮印在現代的辦公室中，oa 機器已經成了不可缺少的必需品，不過除了利用 這些機器之外，隻要稍稍動點腦筋，還是有很多提高工作效率的方法，比如利用橡皮印，年月日印、裁決印、裁決印住址姓名印等各種不同的印章，一 應俱全。在需要反覆書寫同樣的文字與數字的情況下，如果一一手寫，那會耗費許多時間，所以若能將其刻成橡皮印，在處理事務上，便能省下相當多 的時間。即使要多花點錢，由於節省手寫作業的時間而提高了工作效率，所以成本反而降低。
13.一成不變地奉行領導的指示，工作的確不會愉快 經常有人發牢騷說，因為工作太無聊，所以才無法提高工作效率。同樣地，不妨不要理睬別人怎麽說，以自己的方式來處理例行公事。在動腦筋想 如何以自己的方式工作的時候，會發現前所未有的樂趣，這樣才能提高效率。
14.採用高爾夫球記分法，隨時隨地記下備忘錄 喜歡打高爾夫球的人大概都知道，高爾夫球的記分卡上附有鉛筆，大小正好可放在上衣口袋，在球賽進行中，無論打到哪都可立即記下分數。除了 一般的筆記外，也應備有可放在上衣口袋且附鉛筆的備忘錄。即使身邊沒帶公事包，也能立即記下備忘錄。很多業務員也都應這樣，隨身攜帶筆記簿， 不過，如果採用這種方法，隨時隨地都可迅速地記下備忘錄。
在工作中，寫公文、寫書信占了相當大的份量，不過畢竟是本行以外的 副業，如果不講求工作效率，一定會影響到業務的進度。要提高寫稿的工作效率，必須放鬆心情，不要戰戰兢兢地“寫千古文章”。如果一開始就想寫出完美無缺的作品，終究隻會寫一字塗一字，寫一張撕一張，所以不如隨著 思路先打個糙稿，然後再加以修改。
15.利用業餘時間構思文稿 在寫稿工作上，構思要費很大的功夫，毫無準備就提筆，往往文思閉塞，難以成行，所以在寫稿之前，最好在不同的場合進行構思與糙稿的寫作。下 了班，完全不受電話幹擾地專心思索，是最適合構思的時段。而且剛從繁重的工作中解放出來，心情為之輕鬆，往往會產生許多絕妙的靈感。想好了整 個結構大綱後，再用口述錄音機和文書處理機，就可以迅速地完成糙稿工作。
16.利用文書處理機來輸入文稿 商業文件也和法律文件一樣，很多都是相同的格式。文書處理機不但能保存已打好的文章，而且還能自由地加以刪除、修改。最初雖然不得不多花 一點時間來輸入，不過為了日後的方便，還是用文書處理機來輸入文稿比較 理想。
17.文書處理機的軟盤以一張一個為原則 使用文書處理機時，必須特別注意軟盤的整理方法。舉例來說，原則上一張軟盤中，隻儲存一個資料。軟盤的容量，因機種而有所不同，不過一張 大約可儲存多達一本書的資料，因而容易在一張軟盤中，同時存入各種不同的資料，但是檢索時就非常地麻煩，不太合乎效率原則。按種類準備不同的 軟盤，不會花太多的錢，就能以易於檢索的方式，將存入軟盤的資料分門別 類。
18.以不同顏色的標籤來區分不同內容的軟盤 雖然將不同的資料分別存在不同的軟盤之中，不過如果不一一顯示屏幕，還是無法了解其內容，這樣就失去了分類的意義。為了解決這個問題， 一般應該採用的方法是在軟盤上貼彩色標籤。如會計事務所中所採用的分類法是，綠色標籤表示“個別專題”，藍色標籤表示“一般專題”，黃色標籤 表示“各種表格”。按顏色區分之後，如果項目太多，為了使檢索資料的使用更加迅速，即可將儲存的項目內容做成表單。
19.保存舊軟盤中的資料，不斷使用新軟盤 和錄像帶一樣，文書處理機的軟盤可反覆使用，因此一張軟盤往往被使用好幾次。且大家都認為，再買新的軟盤是一種無謂的浪費。輸入資料要花 費相當的功夫，如果將其時間成本列入考慮，則長久不用的資料有朝一日也會派上用場，如將其消除反而是一種浪費，所以要在一張軟盤中存入有關的 資料，至於新的資料，就毫不吝惜地輸入新的軟盤中。
20.活頁式手冊既能插換頁數又能縮短找尋資料的時間 不論到哪裏，隨身攜帶一本活頁式手冊。在下班回家的車上或就寢之前，突然想到第二天應該繼續進行哪些工作，就馬上記在手冊上。而且活頁式手 冊可隨時增加頁數，不要的頁數也可任意抽出作廢。
21.備忘錄上要標明“主題”、“日期”、“出處” 在看書或看電視時，一旦看到想記下的文句，可立刻提筆在 b5 的活頁紙上，記下備忘錄。備忘錄是分項寫下來的，以一頁一個項目為原則，至少標 明“主題”“日期”、“出處”。如果備忘錄上標明主題與日期，事後重讀時，即使記得不太完整，但隻要回想一下當時的狀況，就可以清楚地了解其 內容，而出處則需要詳細調查，可供參考之用。備忘錄上如果標明這三項，則資料就會越來越有份量。