他應當向他們提醒會議的目的、議程與時間，並獲得他們的同意。在獲 得同意時，他應該向他們強調，他是要大家確定這是個一致同意的會議——一個具有繼續一致同意特性的會議。
有時某位參加會議的人會要求修改議程或修改會議進行的順序。與會人 員在這個時候提出這類意見是應當受到鼓勵的。它既可以幫助加強會議的氣氛，也可給主席一個機會去表現他的彈性，並尋求一致的同意。仔細聽聽那 個人所說的話，看看是否有人支持他，準備取得修改議程的一致同意。
主席然後按照議程一項一項地領導進行。在每項提案開始時，他應當根 據他所計劃的方式從出討論。說明它的目的，這個提案為何要列入議程，說明他所建議討論的提綱，以及預期的限製事項，並阻止出現足以轉移注意力 的話題。
他應當取得大家對他所提討論提綱的同意，如果有人持相反意見，不要 害怕修正它們，並取得對他所提限製事項的同意。
他於是按照所希望的方式逐條開始討論，那種方式亦可供他作控製討論 進行的根據。
3.討論的進行 在順利進行的討論中，每個與會者都是根據前麵的同仁所提意見來提出他的意見。 但另一方麵，在分離主義式的討論中，每個與會者所提的意見跟其他人都不一樣，其至還跟他們衝突，彼此間的意見沒有共通點，這樣討論方式往 往會扼殺彼此之間有創意的互動。
當討論進行時，主席應當從個人所發表的意見中找出最好的意見，然後 歸納總結意見，他應不斷地設法找出與會人員的多數意見傾向。
例如，假若除了他以外，參加開會的有五人。他很快就感覺出來有兩位 是贊成採取甲案，另一位是贊成採取乙案，但應當迅速探詢其餘兩位的意見，他轉身問第四位——“大風，依我來看誌文跟日升好像想要採取甲案。你是 否也贊成甲案？”
如果答案是肯定的，那麽甲案就是多數人的意見。 在另一方麵，如果大風贊成乙案，那麽第 5 位的意見就成為有決定性的意見，主席現在必須把它提出來。這樣做的話，他可以很快地知道多數意見 的傾向，並領導會議達成一致同意。
這種發展結果當然是需要主席在計劃時將討論的議題分成三或四個子 題。有經驗的主席能夠在兩分鍾內使與會人員同意一個子題，八分鍾內同意四個子題；而一個議題要是不好好劃分子題，任憑大家東拉西扯的話，很可 能會扯上一個小時。
主席亦掌握由他所擬訂出來的限製事項工具，這樣他就可以防止討論走 進死胡同裏。訂出顯明的題綱與限製事項，可以有計劃地使討論走上軌道。
當會議進行時，他應當讓與會人員明了會議的進展情形。他應當告訴他 們，到目前為止他們所認可的問題，加深一致同意的感覺。他應當將預計跟實際進展情形作一比較，並適時作一檢討。 在整個會議進行過程中，主席應當力求有進展的討論。他應當不斷找出多數意見，尋求同意多數意見，並強調進展一致。
4.結束 在每項議題討論結束時，主席應當：（1）將通過的事項作一總結（2）明確說明應採取的行動，做什麽，由誰做，何時做（3）確定秘書確實已列入記錄 在會議結束時，他應當：（1）向與會人員重申本次會議的目的（2）重提預定結束會議的時間（3）對於能在所定時間內達到目標一事，向與會人員道賀並致謝。
5.結論 在控製會議進行時，主席的目標應當是“以最少時間取得一致的同意”。 他的理想角色應是充當討論的潤滑劑。他不應當企圖負起準備會議內容以及會議進行過程的重責。 他應當有目的的公開說明會議的整個議程，並有目的地公開說明每一議題。重點包括： 目的計劃時間 限製事項 同意在整個會議進行過程中，他應當鼓勵有進展的討論，在每個子題上盡早 尋求一致的同意，這樣可使每一議題及早獲得通過。
他應當隨時將計劃跟實際進展情形作一檢討，不斷強調同意與接受的重 要性。
最後，當總結及說明各提案通過的行動時，他應指出並評論這次會議的 成果。
與會人員的控製
主席的目標應當是協助會議以最少時間達成一致的同意。除此之外，他 也許還需要快速的反應與高度的技巧，來幫助與會人員表達他們自己的意 見，並迅速達成同意。
本節是在討論與會人員的控製。討論順序如下：1.商業會議的特性 經理人對參加會議一事很快就會習慣。有的時候他們發現那些會議是緩慢進行、令人失望的、一再重複的。但有的時候他們所參加的會議卻進行得 很順利，有創意並果斷。
這就是要看主席了，看他是否技巧高明，以具有積極創意及果斷的方式 來主持會議。他要是這樣做，就可使會議具有四項特性。
（1）會議的進行是有節奏的。會議必須進行得井然有序。它不應該因為 前後意見不一致，或冗長的報告拖泥帶水地進行，讓人昏昏欲睡。在另一方麵，它亦不應該糙糙了事。時間控製得很理想，讓一個井然有序的會議產生 節奏。
（2）會議氣氛必須是有目的的。與會人員必須看到他們所走的方向，必 須具有朝著那個方向的前進的共識。
（3）會議必須是友善的。與會人員必須感到可以自由發表意見，但務必 採取合作而真誠的態度。
（4）會議氣氛必須是合作的。縱然意見可能有所不同，但與會人員必須 和睦相處。
這裏就是主席主持會議時所應當追求的四項特性：有序的，有目的的， 友善的，合作的。
他如何才能使會議具備這些特性呢？達成會議目標的潛在力量是在很短 時間內形成的——在會議開始後的幾秒鍾之內，或最多在兩分鍾之內。因此主席必須好好利用這種潛力。讓我們分別從兩個階段來討論。
2.會議開始階段 主席進場及開始主持會議這個階段會產生決定性的影響。 他走進來時參加會議的人員都集合好了，他們各自離開不同的工作崗位，並懷有各自的憂慮與關心。在參加會議的人當中可能會有小團體，他們 互相交談，不論生氣勃勃或漫無目的。每一小批人都有他們自己的利益，但現在還沒有專心去談會議的主題。
主席進入會議室的舉止大家都可以看到，並在潛意識裏產生他們的看法。如果主席進入時是猶豫的，無精打采的，慢吞吞的，他給人的第一個印 象是不確實的。他在別人心目中會有一種缺乏生氣的感覺。
因此他進來時應當是抬頭挺胸，富於自信，步伐穩健的。當然不管是傲 慢或是匆促的樣子，都會引起反感及好爭辯的氣氛。
他必須把時間拿捏得恰到好處。當他坐下來的那一刻，大多數人都會把 注意力集中在他身上，而有些人則依然在做自己的事，甚至還有人持續在聊天。他不應當在這些令人分心的事情還存在時，就試圖開始開會。
他必須控製與會人員的注意力。他所採用的辦法不是設法壓低他們的私 語聲，不是請求他們注意，尤其不是請那些閑聊的人閉嘴。那些行動會讓與會人員感到是跟他們的利益發生衝突，結果會讓人產生一種主席跟其他人之 間有不和的感覺。
有時某位參加會議的人會要求修改議程或修改會議進行的順序。與會人 員在這個時候提出這類意見是應當受到鼓勵的。它既可以幫助加強會議的氣氛，也可給主席一個機會去表現他的彈性，並尋求一致的同意。仔細聽聽那 個人所說的話，看看是否有人支持他，準備取得修改議程的一致同意。
主席然後按照議程一項一項地領導進行。在每項提案開始時，他應當根 據他所計劃的方式從出討論。說明它的目的，這個提案為何要列入議程，說明他所建議討論的提綱，以及預期的限製事項，並阻止出現足以轉移注意力 的話題。
他應當取得大家對他所提討論提綱的同意，如果有人持相反意見，不要 害怕修正它們，並取得對他所提限製事項的同意。
他於是按照所希望的方式逐條開始討論，那種方式亦可供他作控製討論 進行的根據。
3.討論的進行 在順利進行的討論中，每個與會者都是根據前麵的同仁所提意見來提出他的意見。 但另一方麵，在分離主義式的討論中，每個與會者所提的意見跟其他人都不一樣，其至還跟他們衝突，彼此間的意見沒有共通點，這樣討論方式往 往會扼殺彼此之間有創意的互動。
當討論進行時，主席應當從個人所發表的意見中找出最好的意見，然後 歸納總結意見，他應不斷地設法找出與會人員的多數意見傾向。
例如，假若除了他以外，參加開會的有五人。他很快就感覺出來有兩位 是贊成採取甲案，另一位是贊成採取乙案，但應當迅速探詢其餘兩位的意見，他轉身問第四位——“大風，依我來看誌文跟日升好像想要採取甲案。你是 否也贊成甲案？”
如果答案是肯定的，那麽甲案就是多數人的意見。 在另一方麵，如果大風贊成乙案，那麽第 5 位的意見就成為有決定性的意見，主席現在必須把它提出來。這樣做的話，他可以很快地知道多數意見 的傾向，並領導會議達成一致同意。
這種發展結果當然是需要主席在計劃時將討論的議題分成三或四個子 題。有經驗的主席能夠在兩分鍾內使與會人員同意一個子題，八分鍾內同意四個子題；而一個議題要是不好好劃分子題，任憑大家東拉西扯的話，很可 能會扯上一個小時。
主席亦掌握由他所擬訂出來的限製事項工具，這樣他就可以防止討論走 進死胡同裏。訂出顯明的題綱與限製事項，可以有計劃地使討論走上軌道。
當會議進行時，他應當讓與會人員明了會議的進展情形。他應當告訴他 們，到目前為止他們所認可的問題，加深一致同意的感覺。他應當將預計跟實際進展情形作一比較，並適時作一檢討。 在整個會議進行過程中，主席應當力求有進展的討論。他應當不斷找出多數意見，尋求同意多數意見，並強調進展一致。
4.結束 在每項議題討論結束時，主席應當：（1）將通過的事項作一總結（2）明確說明應採取的行動，做什麽，由誰做，何時做（3）確定秘書確實已列入記錄 在會議結束時，他應當：（1）向與會人員重申本次會議的目的（2）重提預定結束會議的時間（3）對於能在所定時間內達到目標一事，向與會人員道賀並致謝。
5.結論 在控製會議進行時，主席的目標應當是“以最少時間取得一致的同意”。 他的理想角色應是充當討論的潤滑劑。他不應當企圖負起準備會議內容以及會議進行過程的重責。 他應當有目的的公開說明會議的整個議程，並有目的地公開說明每一議題。重點包括： 目的計劃時間 限製事項 同意在整個會議進行過程中，他應當鼓勵有進展的討論，在每個子題上盡早 尋求一致的同意，這樣可使每一議題及早獲得通過。
他應當隨時將計劃跟實際進展情形作一檢討，不斷強調同意與接受的重 要性。
最後，當總結及說明各提案通過的行動時，他應指出並評論這次會議的 成果。
與會人員的控製
主席的目標應當是協助會議以最少時間達成一致的同意。除此之外，他 也許還需要快速的反應與高度的技巧，來幫助與會人員表達他們自己的意 見，並迅速達成同意。
本節是在討論與會人員的控製。討論順序如下：1.商業會議的特性 經理人對參加會議一事很快就會習慣。有的時候他們發現那些會議是緩慢進行、令人失望的、一再重複的。但有的時候他們所參加的會議卻進行得 很順利，有創意並果斷。
這就是要看主席了，看他是否技巧高明，以具有積極創意及果斷的方式 來主持會議。他要是這樣做，就可使會議具有四項特性。
（1）會議的進行是有節奏的。會議必須進行得井然有序。它不應該因為 前後意見不一致，或冗長的報告拖泥帶水地進行，讓人昏昏欲睡。在另一方麵，它亦不應該糙糙了事。時間控製得很理想，讓一個井然有序的會議產生 節奏。
（2）會議氣氛必須是有目的的。與會人員必須看到他們所走的方向，必 須具有朝著那個方向的前進的共識。
（3）會議必須是友善的。與會人員必須感到可以自由發表意見，但務必 採取合作而真誠的態度。
（4）會議氣氛必須是合作的。縱然意見可能有所不同，但與會人員必須 和睦相處。
這裏就是主席主持會議時所應當追求的四項特性：有序的，有目的的， 友善的，合作的。
他如何才能使會議具備這些特性呢？達成會議目標的潛在力量是在很短 時間內形成的——在會議開始後的幾秒鍾之內，或最多在兩分鍾之內。因此主席必須好好利用這種潛力。讓我們分別從兩個階段來討論。
2.會議開始階段 主席進場及開始主持會議這個階段會產生決定性的影響。 他走進來時參加會議的人員都集合好了，他們各自離開不同的工作崗位，並懷有各自的憂慮與關心。在參加會議的人當中可能會有小團體，他們 互相交談，不論生氣勃勃或漫無目的。每一小批人都有他們自己的利益，但現在還沒有專心去談會議的主題。
主席進入會議室的舉止大家都可以看到，並在潛意識裏產生他們的看法。如果主席進入時是猶豫的，無精打采的，慢吞吞的，他給人的第一個印 象是不確實的。他在別人心目中會有一種缺乏生氣的感覺。
因此他進來時應當是抬頭挺胸，富於自信，步伐穩健的。當然不管是傲 慢或是匆促的樣子，都會引起反感及好爭辯的氣氛。
他必須把時間拿捏得恰到好處。當他坐下來的那一刻，大多數人都會把 注意力集中在他身上，而有些人則依然在做自己的事，甚至還有人持續在聊天。他不應當在這些令人分心的事情還存在時，就試圖開始開會。
他必須控製與會人員的注意力。他所採用的辦法不是設法壓低他們的私 語聲，不是請求他們注意，尤其不是請那些閑聊的人閉嘴。那些行動會讓與會人員感到是跟他們的利益發生衝突，結果會讓人產生一種主席跟其他人之 間有不和的感覺。