發送郵件時該做的以及不該做的

    想知道在發送郵件時該做些什麽，最簡單的方法就是盡量避免別人做過的所有讓你覺得厭煩或者浪費時間的事情。這裏有些具體的方法讓別人喜歡收到你的郵件。


    ■在主題中寫出信息。如果郵件的主題是你想要對方執行當天早上討論過的采購事宜，不要在主題中寫“回複：購買新打印機”，然後在郵件主體中寫更多的東西。隻要在主題欄中寫明“請采購我們今天上午所討論的打印機”，郵件正文部分不需要寫任何內容。這將節約時間，同時樹立一個令人讚賞的簡潔郵件的榜樣。


    ■不用電子郵件傳遞敏感信息。如果你不得不告訴別人他們的工作做得不夠好，甚至他們被解雇了的信息，這種內容不適合通過電子郵件來表達。去找那個人談話或者至少打個電話。永遠不要在電子郵件中傳遞任何小道消息或者謠言。電子郵件很容易被打印出來，也經常會被打印出來。如果你不想自己說過的話在辦公室裏永遠流傳，那就不要用電子郵件發出去。我們總能聽說一些愚蠢的人因為自己在郵件中所說的話而丟掉工作或者感情的事。出於某種原因，我們認為這種事情不可能發生在自己身上，這和他們過去所認為的情況一樣。


    ■別用郵件承認自己的錯誤。同樣，這也是敏感的事情，最好能在會議上解決。電子郵件的一個缺點是它無法表達出情感上的不同，就算你使用笑臉或者皺眉的圖標也無濟於事。任何帶有情感內容的信息最好能用其他方式處理。


    ■在郵件開頭簡明扼要地概括郵件內容。一封以“不，這不是個好主意”開頭，然後繼續解釋為什麽這不是一個好主意的郵件，如果收信人根本不了解“這”指代的是什麽，這種寫法就毫無意義。記住你的郵件可能會是別人50或100封郵件中的一封，所以別指望收信人記住“這”指的是什麽，別讓他們再重讀之前發給你的原始郵件。最好你的標題就已經告訴他們這封郵件是關於“重建接待處”，更好的做法是，標題就能告訴他們，“重建接待處，我不同意”。然後，如果有必要的話，郵件的正文可以列出你不同意的三個理由。


    ■別忘記附件。我們都經曆過這樣的事情：我們寫了一封標明帶附件的郵件，但卻忘記粘貼附件，於是不得不寫一封致歉郵件，再發送附件。簡單的解決方法：養成在寫郵件之前粘貼附件的習慣。


    ■盡量具體地說明你希望收信人所做的事。如果你正發送一封要求收信人采取行動的郵件，盡量明確地說明你要求他們做的事，如果可能的話，寫出截止日期。


    ■如果你正處理多個項目，每個項目單獨發送郵件。這樣更有利於收件人對你的郵件進行分類，並歸入適合的文件夾中。


    ■像對待手寫郵件一樣尊重並嚴肅對待電子郵件。商務信件無需使用彩色背景、表情符號，不能有錯誤的語法或標點符號。你的電子郵件發送了關於你和你形象的第二信息。